Что такое складской учет и рабочие практики автоматизации склада от эксперта
Если бизнес маленький, товар помещается в подсобке или квартире, а закупками занимается сам владелец, то учет кажется лишней бюрократией. Это заблуждение. Именно на небольших оборотах каждая потеря ощущается особенно остро. Вы не знаете, что реально есть в наличии, держите деньги в мертвых запасах, а сотрудники берут товар без записи. Так вы теряете прибыль.
Складской учет – это система, которая фиксирует движение материальных ценностей. Каждое поступление, перемещение, продажа или списание получает документальное подтверждение. Это не просто таблица с остатками. Это инструмент контроля денег, товара и ответственности сотрудников.
В статье разберем, как организовать учет без лишних затрат, какие методы работают в реальной практике и с чего начать, если вы пока держите все в голове.
Что такое складской учет простыми словами
Представьте, что ваши товары – это деньги. Только лежат они не в банке, а на стеллажах, в коробках, в витрине. Если вы не знаете, сколько их, где они и в каком состоянии, вы не можете управлять финансами. Складской учет делает эту связь прозрачной.
Он отвечает на три вопроса
1. Где находится товар в данный момент.
2. Кто взял его и на каких основаниях.
3. Сколько он стоил при покупке и сколько стоит сейчас с учетом всех расходов.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Учет помогает видеть не только остатки, но и оборачиваемость. Если товар лежит больше двух месяцев, он превращается в замороженные деньги. Вместо них можно было купить новую партию, которая продается быстрее.
Три пути ведения учета — от простых решений до автоматизации
Метод учета зависит от масштаба бизнеса, количества позиций и бюджета. Рассмотрим три варианта, которые реально работают.
Excel и Google Таблицы
Этот способ может подойти, если у вас не больше 100 наименований, нет отдельного склада, а учет ведете вы сами или менеджер. Таблицы бесплатны, не требуют обучения и гибко настраиваются.
При работе с таблицами важно помнить о методе ФИФО. Если вы закупаете один и тот же товар по разным ценам, в Excel сложно автоматически списывать старую партию. В этом случае можно вести учет по партиям, выделяя каждую поставку отдельной строкой.
Главный минус таблиц – человеческий фактор. Сотрудник может удалить строку, ошибиться в формуле или забыть внести данные. Поэтому при использовании Excel нужно раз в неделю проводить инвентаризацию и сверять фактические остатки с таблицей. Также, подготовили подборку альтернативных программ Excel.
Облачные сервисы для малого бизнеса
Когда позиций становится больше, а количество операций растет, таблицы начинают тормозить бизнес. На смену приходят легкие облачные программы – Складолог, МойСклад и аналоги, рекомендуем ознакомиться с подборкой лучших облачных сервисов.
Такие системы решают несколько задач:
- Автоматически рассчитывают себестоимость по ФИФО или средней.
- Позволяют вести учет на нескольких складах (основной склад, розничная точка, интернет-магазин).
- Формируют отчеты по оборачиваемости, залежалым товарам, прибыли.
- Интегрируются с кассой, сайтом и бухгалтерскими программами.
Стоимость таких сервисов обычно составляет от 1000 до 5000 рублей в месяц. Для малого бизнеса это меньше, чем зарплата кладовщика, а эффект от внедрения окупается за первый же квартал.
Вроде бы дешево с Excel и понятно, но на самом деле дорого. Сотрудники ошибаются, остатки плывут, деньги застревают в неликвиде. Переход на облачную систему пугает, кажется сложным и дорогим. Но на деле всё проще: вы получаете прозрачный учет без ручной работы.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Профессиональные системы и 1С
Когда бизнес перерастает розничную точку и начинает работать с оптом, возникает необходимость в регламентированном учете. 1С:Бухгалтерия или 1С:Управление торговлей используются для формирования проводок, расчета налогов и сдачи отчетности.
В 1С складской учет ведется в разрезе счетов 41.01 (товары на складах) и 41.02 (товары в розничной торговле). Для студента или начинающего бухгалтера это база, которая пригодится на любой должности. Для предпринимателя переход на 1С означает, что бухгалтер и кладовщик работают в единой информационной среде, и ошибки при переносе данных исключаются.
Первичные документы, которые нельзя игнорировать
Без документов складской учет теряет смысл. Документы нужны не только для налоговой инспекции, но и для внутреннего контроля. Рассмотрим основные формы.
Поступление товара
Основной документ при приемке – ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ (УПД). При получении товара вы обязаны сверить фактическое количество, ассортимент и качество с данными в накладной. Если расхождений нет, ставите подпись и печать.
Если товар не соответствует накладной (меньше, больше или брак), составляется акт о расхождении – форма ТОРГ-2. Без акта вы не сможете вернуть деньги поставщику и списать недостачу.
Внутреннее перемещение
Когда товар перемещается из основного склада в магазин, выдается сотруднику или передается между точками, оформляется требование-накладная (ТОРГ-13). Она фиксирует, кто передал, кто принял, сколько и каких единиц. Это защищает от ситуаций, когда товар «завис» между складами и не числится ни у кого.
Материальная ответственность
Договор о полной материальной ответственности заключается с кладовщиком, заведующим складом или менеджером, который работает с товаром. Если такого договора нет, взыскать с сотрудника недостачу через суд практически невозможно. Это формальность, которая спасает бизнес от потерь.
Практический кейс внедрения Складолог
О компании
Благотворительный фонд «Альтаф» оказывает гуманитарную и медицинскую помощь. В организации более 30 сотрудников, несколько складов. За время работы фонд помог более 10 349 людям.
Проблемы до внедрения
Склад не имел четкого зонирования. Мешки с одеждой, продукты, медикаменты и канцелярия хранились хаотично. Сотрудники тратили много времени на поиск нужных вещей. Учет велся вручную – в бумажных папках и разрозненных таблицах. Из-за этого возникали перекосы: одних товаров было в избытке, других не хватало. Сроки выдачи помощи затягивались, нагрузка на персонал росла.
Решение
Фонд внедрил систему «Складолог». Склад разделили на тематические секции: помощь детям, животным, больным, пожилым, продукты питания, одежда, канцелярия. Каждую секцию, стеллаж и полку оборудовали QR-кодами.
Создали зону выдачи готовых заказов – «Конечный склад». Сотрудники формируют заказы для получателей и размещают их там. При выдаче достаточно сканировать QR-код, и товар автоматически списывается в системе.
Выстроили логистические маршруты: зона приемки → сортировка → основной склад → комплектация → конечный склад. Весь персонал прошел обучение работе с мобильным приложением.
Результат
Система исключила ручной учет и бумажные папки. Сотрудники тратят минимум времени на поиск товаров. Выдача помощи ускорилась, ошибки при списании исчезли. Фонд получил прозрачный контроль над всеми ресурсами в реальном времени
