Складской учёт для маркетплейсов: определение, задачи, этапы автоматизации

Склад играет ключевую роль в оптимизации логистики, повышении продаж, сокращении расходов. От его работы во многом зависят скорость отгрузки, сроки, качество доставки, конверсия, продвижение в поиске маркетплейса, удобство управления запасами. В статье расскажем, чем отличается склад селлера, как вести учёт товаров и автоматизировать основные операции.

Склад маркетплейса – что это?

В зависимости от количества и вида товаров, хранить их можно в любом подходящем месте – от собственного дома до специально оборудованного склада. При небольших объёмах продаж селлеры организуют пространство в квартире или гараже, а по мере развития бизнеса расширяются – арендуют/покупают/строят отдельное помещение. Крупным компаниям для хранения запасов может потребоваться сразу несколько складов.

Специфика складского учёта

Маркетплейсы отличаются от других форматов онлайн-торговли. При внешнем удобстве у них есть свои «подводные камни». Зависимость от правил платформы, комиссии, возвраты, отложенная оплата – все эти особенности нужно учитывать при подсчёте доходов и расходов.

Комиссионные продажи

Платформы назначают комиссии за размещение товаров. В зависимости от популярности категории они могут составлять от 0,5 до 25%. Условия на разных маркетплейсах разнятся, некоторые из них берут дополнительную плату за обработку платежей.

Логистика

При доставке грузов на склад маркетплейса или непосредственно на пункты выдачи неизбежно возникают транспортные расходы. Это особенно актуально для поставщиков/производителей, живущих в регионах. Кроме расстояния до склада, на размер затрат влияет: выбранная модель логистики на этапе подписания договора, объём и вес товара.

Высокий процент возвратов

Выбирая вещи на маркетплейсах, покупатели часто заказывают несколько вариантов, а затем отказываются от выкупа при осмотре. Например, в онлайн-магазинах одежды выкуп может составлять всего 30%. Нередки ошибки при выборе размера, цвета, функций изделий. В процессе передвижений от склада на пункт выдачи и обратно товар может повредиться, что повышает процент брака.

Штрафы платформ

Продажи на маркетплейсах сильно зависят от продвижения, соблюдения правил площадки, способности быстро ориентироваться в тенденциях. Отмены заказов со стороны продавцов и запрещённые методы продвижения приводят к штрафам, снижению рейтинга. 

Бракованные и повреждённые товары

Учитывая высокую скорость сборки заказов и частые возвраты, брак и порча товаров – частое явление. Соблюдая нормы законодательства и правила площадки, покупатели могут оформлять заявки на возврат, а в случае одобрения – получать назад внесённую оплату.

Какие операции нужно фиксировать?

Необходимые операции складского учёта при торговле на маркетплейсах продавец определяет, исходя из размеров магазина, количества позиций, режима налогообложения – ОСНО (общий) или УСН (упрощённый). Стандартный набор включает:

• Приёмку и отгрузку товаров;
• фиксацию перемещений на складе;
• инвентаризацию;
• оформление и ведение документов;
• списание брака;
• актуализацию товарного контента.

По мере расширения ассортимента и увеличения числа сотрудников растёт потребность в развитии других направлений учёта – для контроля персонала, получения расширенных отчётов, аналитики, планирования закупок на основе анализа спроса.

Задачи автоматизированного складского учёта на маркетплейсах

При ручном учёте или использовании таблиц Excel управление запасами происходит медленно, часто случаются ошибки, товары теряются, сотрудники не чувствуют личную ответственность за их сохранность. Складской учёт для маркетплейсов призван решать эти проблемы, а также:

Предоставлять актуальные данные

Товары быстро курсируют между складами продавцов и маркетплейса, пунктами выдачи и обратно в случае возврата, какие-то из них бракуются. В таких условиях управление запасами должно происходить в режиме реального времени. Автоматизированная система (WMS) мгновенно передаёт информацию о количестве, остатках, ценах, местонахождении товаров.

Наводить порядок на складе

Для быстрой отгрузки заказов требуется чёткая структура зон хранения, чтобы все позиции можно было без труда найти в нужном количестве. Программа складского учёта автоматически распределяет поступающие заказы, позволяет отслеживать путь каждой единицы, проводить инвентаризацию без закрытия склада.

Прогнозировать спрос

ВМС анализирует, на какие товары наблюдается повышенный спрос, а какие не пользуются популярностью. Это помогает планировать закупки, добавлять рентабельные позиции, избегая дефицита и переизбытка. Прозрачность склада оптимизирует процесс управления ценами.

Упрощать ведение документации

Заполнение и хранение лицензий, сертификатов, деклараций, отказных писем – отдельная головная боль селлера. Автоматизированные сервисы эту проблему решают благодаря наличию готовых бланков, автозаполнению форм, интеграции с «Честным знаком».

Хранить товарный контент

Продажи на маркетплейсах сильно зависят от фотографий и описаний в карточках товаров. Для их хранения небольшим магазинам достаточно функционала в личном кабинете пользователя. Если позиций много, и поставщик/производитель продаёт на нескольких площадках, стандартного набора функций становится недостаточно. ВМС предлагают интеграции с маркетплейсами, чтобы сохранять товарный контент в режиме одного окна.

Этапы внедрения автоматизированного складского учёта

Для отказа от ручного учёта в пользу WMS-системы и избежания лишних трат важно иметь чёткий план действий. Вот поэтапная инструкция, которая поможет сориентироваться при его составлении.

Шаг 1. Выбрать систему учёта

На выбор влияет множество факторов: функционал, цена, возможности для интеграции с другими системами (банками, бухгалтерскими сервисами, CRM), удобство интерфейса, наличие обучения, техподдержки, демо-версии, дополнительных возможностей, таких как мобильное приложение, автозаказ товаров, разные виды отчётов.

Шаг 2. Создать структуру зон хранения

Если у каждой единицы есть свой «адрес» (номер склада, стеллажа, полки, ячейки), её легко найти для учёта или дальнейшей транспортировки. Это значительно ускоряет логистику и предупреждает потери.

Шаг 3. Внедрить штрихкодирование

Обозначение зон хранения и товаров штрихкодами упрощает приёмку, хранение и отгрузку. Все перемещения фиксируются при сканировании, что позволяет отслеживать путь каждой позиции, быстро проводить инвентаризацию.

Шаг 4. Автоматизировать складские процессы

ВМС состоит из двух частей – программной (база данных, онлайн-склад) и технической (оборудование). Поэтапно внедрив новые инструменты в каждой зоне хранения, нужно провести тест, своевременно устранить все ошибки, провести интеграцию с маркетплейсами.

Шаг 5. Обучить персонал

Сотрудники быстрее осваивают функционал системы складского учёта, если разработчик предоставляет готовое обучение, инструкции и обеспечивает техподдержку весь период внедрения.

Плюсы автоматизации

Использование ВМС полезно не только в моменте, но и перспективно на будущее. Это важно, если в будущем планируется увеличение поставок или рост производства. Автоматизация даёт селлеру возможность:

• Расширять ассортимент товаров

Чем больше позиций, тем выше риск их потери, замедления складских операций и, как следствие, снижения рейтинга магазина на маркетплейсе из-за негативных оценок покупателей. Сервисы позволяют добавлять новые товары без рисков для компании.

• Масштабировать бизнес

При ручном учёте открытие нового склада вызывает проблемы, так как требует значительных затрат времени и сил. ВМС быстро создаёт структуру зон хранения, помогает планировать поставки, рационально размещать товары, проводить приёмку, отгрузку, инвентаризацию в несколько кликов.

• Обоснованно планировать

Актуальная информация о работе склада в конкретный момент, автоматический анализ прошлых показателей, прогнозирование спроса создают объективную картину, помогают планировать поставки, оптимизировать позиции, избегая дефицита популярных и переизбытка не пользующихся спросом товаров.

Перспективы развития товарного учёта для маркетплейсов

Торговля онлайн – тренд, который не теряет актуальности. Число магазинов на маркетплейсах продолжает расти, конкуренция на рынке только усиливается. Выдержать её помогают качественный складской учёт, быстрая отгрузка заказов, слаженная работа сотрудников склада.

Современные тенденции в этой сфере – дальнейшая цифровизация всех процессов, минимизация ручного труда, интеграция разных систем, использование искусственного интеллекта для анализа больших объёмов данных, предсказывания потребительского спроса, оптимизации управления запасами.