Товарная накладная ТОРГ-12: полное руководство

ТОРГ-12 сопровождает передачу товарно-материальных ценностей от одного владельца к другому. Документ подтверждает факт перехода права собственности на груз, служит основанием для отражения операции в бухгалтерском учёте. Правильное оформление накладной обеспечивает юридическую защиту сторон и документирует хозяйственную жизнь предприятия.

Что это такое?

Товарная накладная ТОРГ-12 – это первичный учётный документ, который оформляют при передаче товаров или других материальных ценностей от продавца к покупателю. Единый бланк был утверждён Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года № 132. Документ используют при продаже или передаче товарно-материальных ценностей другой организации. На основании накладной продавец списывает проданные товары, а покупатель принимает их к учёту.

Когда применяется?

Документ используют в различных ситуациях, связанных с передачей материальных ценностей. Основное применение – оформление отгрузки товаров покупателю. Также накладную применяют при передаче ценностей комиссионеру для последующей реализации, при безвозмездной передаче, товарообменных операциях. Форму не используют для оформления реализации основных средств, финансовых вложений, имущества, не относящегося к товарно-материальным ценностям.

Содержание и структура

• Шапка накладной

В верхней части документа содержатся сведения об участниках операции. Указывают грузоотправителя, грузополучателя, поставщика, плательщика. Для каждого заполняют наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты, коды по ОКПО. В строке “Основание” указывают номер и дату договора или заказа. Обязательно проставляют дату составления накладной, которая должна совпадать с днём отгрузки товара.

• Табличная часть

Этот раздел содержит подробную информацию о передаваемых ценностях. В таблице указывают наименование товара, его характеристики, сорт, артикул. Для каждой позиции заполняют единицу измерения, количество, вид упаковки, массу, цену, сумму без учёта НДС. Отдельные колонки предназначены для указания ставки НДС, суммы налога, общей стоимости с учётом НДС. Если продавец не является плательщиком НДС, в соответствующих графах ставят прочерки.

• Подписи, печать

В заключительной части документа ставятся подписи всех ответственных лиц. Печать не является обязательной, но её проставляют, если организация использует печать в документообороте.

Пошаговая инструкция по заполнению

Заполнение документа начинают с присвоения номера и указания даты составления. Затем последовательно заполняют все разделы. В шапке точно указывают реквизиты всех участников сделки. Особое внимание уделяют табличной части, где перечисляют все передаваемые товары. Суммовые показатели рассчитывают внимательно, проверяя правильность вычислений. В конце документа ответственные лица проставляют подписи с расшифровками.

Систематизируйте работу вашего склада

Скачайте бесплатный набор «10 готовых шаблонов для эффективного учета» и наведите порядок уже сегодня

• 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
• 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
• 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров

Скачать все шаблоны бесплатно в Телеграм Скачать бесплатно

Частые ошибки при заполнении

• Отсутствие подписей ответственных лиц.
• Несоответствие наименований товаров указанным в договоре.
• Арифметические ошибки в расчёте стоимости.
• Несоответствие количества товара в накладной и по факту.
• Отсутствие даты составления документа.

Кто подписывает товарную накладную?

Со стороны продавца накладную подписывают три лица: руководитель или уполномоченный сотрудник, главный бухгалтер, материально ответственное лицо, непосредственно осуществившее отпуск товара. На практике часто один человек имеет право подписи для всех трёх позиций при наличии соответствующего приказа или доверенности.

Со стороны покупателя подписи ставят представитель, принявший груз, и сотрудник, получивший товар на складе. При получении товара по доверенности указывают её реквизиты.

Сколько экземпляров нужно заполнять?

Товарную накладную оформляют в двух экземплярах. Первый остаётся у организации-поставщика и служит основанием для списания товарно-материальных ценностей. Второй экземпляр передают покупателю для оприходования полученных ценностей. Если в процессе доставки участвует транспортная компания, может потребоваться дополнительный экземпляр для сопровождения груза.

Электронная накладная ТОРГ-12

Товарную накладную можно оформлять в электронном виде. Такой документ подписывают квалифицированной электронной подписью. С 1 января 2026 года электронный формат ТОРГ-12 отменяют, вместо него будет применяться универсальный передаточный документ в электронном формате 5.03. Электронный документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный аналог.

Нюансы и особенности заполнения

Исправления в накладной. При заполнении бумажной версии правки вносят аккуратно. Ошибочную запись зачеркивают тонкой линией, чтобы можно было прочитать исходный текст. Сверху пишут правильную информацию. Исправление заверяют подписями сторон с указанием даты. Если ошибку обнаружили после выставления документа, исправления вносят в оба экземпляра.

Получение товара по доверенности. При получении товара представителем покупателя по доверенности, в накладной указывают реквизиты этого документа. В строке “Груз принял” расписывается представитель, а в графе “По доверенности” указывают номер, дату выдачи, кем выдана доверенность. Это подтверждает право лица на получение груза.

Сроки хранения товарных накладных ТОРГ-12

Закон устанавливает срок хранения товарных накладных не менее пяти лет после отчётного года. Документы хранят для возможных налоговых проверок, решения споров с контрагентами. Организации вправе устанавливать более длительные сроки хранения, исходя из практических потребностей бизнеса.

Последствия неправильного оформления ТОРГ-12

Ошибки в оформлении товарной накладной создают проблемы для обеих сторон сделки. Налоговые органы могут не принять к вычету НДС и не признать расходы при исчислении налога на прибыль. Неправильно оформленный документ не подтверждает факт передачи товара, что приводит к спорам с контрагентами. В случае судебных разбирательств такая накладная не будет служить доказательством.

Часто задаваемые вопросы

Чем ТОРГ-12 отличается от ТТН?

Товарная накладная подтверждает передачу товаров от продавца к покупателю, а товарно-транспортная накладная оформляется при осуществлении перевозки автомобильным транспортом и подтверждает заключение договора перевозки.

Можно ли не использовать унифицированную форму ТОРГ-12?

Да, организации могут разработать собственную форму товарной накладной, включив в неё все обязательные реквизиты первичного учётного документа. Выбор формы закрепляют в учётной политике предприятия. Документ составляют в момент отгрузки товара или непосредственно после её завершения.

Нужно ли ставить печать на накладной?

С 2015 года печать не является обязательной частью этого документа, так как организации могут работать без неё. Если печать есть, её ставят, но отсутствие не делает документ недействительным.

Что делать при обнаружении ошибки в уже оформленной накладной?

Исправления вносят в оба экземпляра документа. Ошибочную запись зачёркивают, сверху пишут правильный вариант, заверяют исправление подписями сторон с указанием даты.

Автоматизация бизнеса

Складолог предлагает простое, быстрое и экономичное решение для оптимизации складского учёта и документооборота, доступное компаниям, независимо от объёма и направления бизнеса.

Сервис автоматизирует работу склада, помогает избежать ошибок, экономит рабочее время. Интеграция с бухгалтерскими программами обеспечивает беспроблемный обмен данными. Автоматическое формирование необходимых документов значительно упрощает процесс отгрузки, избавляет от рутины, в целом повышает эффективность бизнес-процессов.

Контролируйте работу сотрудников из любой точки через мобильное приложение на смартфоне, настраивайте уведомления о критических остатках и автозаказ для организации своевременных поставок, избежания дефицита популярных позиций, получайте точные отчёты по разным направлениям, принимайте управленческие решения на основе актуальной аналитики. 

Первые 14 дней действует бесплатный пробный период – протестируйте работу программы без лишних вложений, чтобы понять, подходит ли она вашей компании.