Скачать Универсальный передаточный документ (УПД)
УПД упрощает документооборот между компаниями, объединяя несколько бумаг в одну. С 2025 года его форма меняется, поэтому важно следить за обновлениями и использовать в работе актуальный бланк. Скачать документ Скачать все шаблоны
Назначение
Универсальный передаточный документ – это формат, который заменяет сразу несколько первичных документов. Он выполняет функции накладной на отпуск товаров, акта об оказании услуг, одновременно может служить счетом-фактурой для налогового учёта НДС.
Основное назначение этого акта – сокращение бумаг в работе. Вместо заполнения отдельно накладной и счета-фактуры организация оформляет один универсальный бланк. Это экономит время бухгалтерии, снижает количество ошибок. Документ содержит все обязательные реквизиты, установленные законом о бухгалтерском учёте и Налоговым кодексом.
Изменения с 1 апреля 2025 года
С 1 апреля 2025 года вступила в силу новая форма УПД. Изменения утверждены приказом ФНС России. Новый бланк адаптирован под требования прослеживаемости товаров. В нём появились дополнительные реквизиты для отражения необходимой информации.
Ключевые изменения в последней версии:
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
- Добавлены поля для регистрационного номера партии товара.
- Включены графы для указания страны происхождения товара.
- Появились строки для отметок о товарах, подлежащих прослеживаемости.
- Обновлён формат кодов, наименований.
Эта новая редакция будет действовать и после перехода на обязательное применение в 2026 году.
Кто обязан применять УПД с 2026 года
С 1 января использование УПД станет обязательным для большинства компаний и предпринимателей. Это правило касается всех, кто является плательщиком НДС. Новый порядок установлен Федеральным законом от 28.06.2022 № 213-ФЗ.
Переход на универсальный передаточный документ обязателен при отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг. Исключение составят случаи, когда счёт-фактура не требуется по законодательству. Обязательный формат УПД будет применяться в электронном виде при взаимодействии через оператора электронного документооборота.
Как оформить
Оформление УПД требует внимания к деталям. Процесс можно разделить на несколько этапов. Сначала заполняют шапку документа, указывают данные продавца, покупателя, основание для отгрузки.
Затем переходят к табличной части. В таблице подробно описывают товары, работы или услуги. Указывают наименования, количество, цены, ставки НДС. Важно сверить итоговые суммы. После заполнения всех полей документ подписывают уполномоченные лица. Новый формат УПД содержит подсказки по заполнению отдельных граф.
Заполнение
Правила регламентированы приказом ФНС. Необходимо указывать достоверные данные. Все реквизиты должны соответствовать учредительным документам компании.
Особое внимание уделяют следующим пунктам:
- Дата составления, номер документа.
- Идентификаторы продавца, покупателя (ИНН, КПП).
- Наименование товара, его единица измерения.
- Сумма без НДС, величина налога.
- Подписи ответственных лиц.
Ошибки в заполнении могут повлиять на принятие документа к учёту. Некорректно оформленный УПД не позволит принять НДС к вычету.
Статусы УПД: различия между статусом 1 и 2
Универсальный передаточный документ имеет два основных статуса. Они определяют его юридическую силу. Статус 1 означает, что документ используется как первичный и как счет-фактура. Он заменяет накладную по форме ТОРГ-12 или акт и одновременно счет-фактуру.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Статус 2 применяется, когда УПД выполняет только функции первичного документа. Например, если сделка не облагается НДС или счёт-фактура не требуется. Выбор статуса влияет на состав заполняемых реквизитов. При статусе 1 необходимо заполнять все поля, связанные с НДС.
Кто подписывает
Акт подписывают представители обеих сторон сделки. Состав подписантов зависит от статуса документа, внутренних правил компании.
Подписи со стороны продавца
Со стороны продавца УПД обычно подписывает руководитель и главный бухгалтер. По доверенности право подписи может быть делегировано другим сотрудникам, например, менеджеру по продажам или начальнику отдела. Подпись продавца подтверждает факт отгрузки товара или выполнения работ.
Подписи со стороны покупателя
Со стороны покупателя документ подписывает сотрудник, уполномоченный на приёмку товара. Это может быть руководитель, кладовщик или менеджер. Подпись покупателя подтверждает получение товара или услуг. Факт подписания означает отсутствие претензий по количеству и качеству.
Электронный УПД: особенности и преимущества
Электронный формат УПД становится стандартом де-факто. Его использование имеет ряд преимуществ перед бумажным документооборотом. Электронную версию невозможно потерять, она доставляется контрагенту за несколько минут. Подписание происходит с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.
Такой УПД имеет равную юридическую силу с бумажным аналогом. Он полностью соответствует требованиям ФНС. Электронный формат исключает ошибки при перепечатывании данных в учётные системы, архивация и поиск документов не требуют физического пространства.
Переход на УПД в 1С-ЭДО
Переход на обязательный электронный УПД удобно осуществлять через сервисы обмена. 1С-ЭДО – это популярный оператор электронного документооборота. Подключение позволяет отправлять и получать универсальные передаточные документы прямо из учётной программы. Процесс подключения не занимает много времени. После настройки обмена документы будут автоматически подписываться ЭЦП и уходить контрагентам. Это значительно ускоряет закрытие сделок, получение оплат. Система сама отслеживает статус документа – от отправки до получения.
Бланк и образец УПД 2025 года
Для работы необходим актуальный бланк УПД. Форма, утверждённая приказом ФНС, является обязательной к применению. Вы можете скачать последнюю версию в удобном формате – Excel или PDF. Образец заполнения поможет разобраться с внесёнными изменениями, корректно оформить все пункты. Использование правильной формы исключит проблемы при налоговых проверках.
Автоматизация бизнеса
Ручное заполнение документов отнимает много времени, зачастую приводит к ошибкам. Современные сервисы помогают автоматизировать эти процессы. Складолог – это решение для эффективного управления складом и документооборотом.
Программа позволяет не только формировать бланки по утверждённой форме, но и вести полный учёт товаров. С помощью мобильного приложения вы можете проводить приёмку, перемещение, отгрузку, инвентаризацию запасов. Все действия фиксируются в системе, формируются детальные отчёты. Это даёт полный контроль над движением товаров и денежных средств.
Складолог интегрируется с онлайн-кассами, системами маркировки, маркетплейсами. Система автоматически обновляет бланки при изменениях законодательства, что избавляет от необходимости постоянно следить за нововведениями, скачивать новые формы вручную. Работа становится быстрой, слаженной, а документы – корректными.
Полный функционал сервиса можно бесплатно протестировать в течение 14 дней.
