Акт о расхождениях (ТОРГ-2)
Любая операция приёмки товара связана с риском обнаружения проблем. Это может быть несоответствие заявленного качества, повреждение продукции или ошибка в количестве. Для юридического оформления таких фактов используется специальный документ.
Что такое акт о расхождениях, и когда он составляется
ТОРГ-2 – это унифицированная форма документа, который фиксирует расхождения при приёмке товаров. Он применяется, когда получатель выявляет несоответствие по количеству, ассортименту или качеству. Основой для его составления служат факты, обнаруженные при проверке продукции.
Этот акт составляется в ситуациях, когда фактическое состояние или число единиц товара не совпадает с данными в сопроводительных документах. Например, при обнаружении брака, повреждений, полученных во время перевозки, или недостачи. Документ служит основанием для предъявления претензии поставщику или транспортной компании. Он является материальным доказательством, позволяет официально оформить возврат.
Порядок составления
Процесс оформления акта требует внимательности и соблюдения определённой последовательности действий. Это обеспечивает юридическую силу документу.
- Обнаружение несоответствия. При приёмке товара сотрудник склада или ответственное лицо выявляет расхождение.
- Приостановка приёмки. Процесс приёмки продукции немедленно прекращается.
- Создание комиссии. Формируется группа из компетентных сотрудников организации-получателя. В её состав часто включают материально ответственное лицо.
- Оформление акта. Комиссия заполняет унифицированную форму ТОРГ-2, подробно описывая все выявленные проблемы.
- Подписание документа. Все члены комиссии заверяют акт своими подписями, подтверждая достоверность внесённых данных.
Образец заполнения
Чтобы правильно составить документ, полезно изучить готовый пример. Это помогает избежать ошибок, понять логику заполнения каждой графы.
Рассчитать результаты внедрения
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Страница 1
В шапке документа указываются полные реквизиты организации-покупателя и поставщика. Обязательно вписывают название компании, адрес, банковские данные. Далее следует номер акта по внутреннему документообороту, дата составления. Важно указать основание для заполнения формы – номер и дату накладной (например, ТОРГ-12), по которой осуществлялась поставка. Также отмечают, от кого поступила продукция, вносят сведения о транспортной организации, если товар доставлялся перевозчиком.
Страница 2
Эта часть содержит подробную информацию о выявленных расхождениях. Данные вносятся в таблицу, где каждая позиция описывается отдельно. Указывают наименование товара, его сорт, артикул, единицу измерения. Обязательно фиксируют количество продукции по документам и фактически при её получении. В отдельной графе подробно описывают характер каждого несоответствия – например, “упаковка повреждена”, “товар имеет дефекты лицевой стороны”.
Страница 3
Здесь продолжают вносить данные о продукции, если список не уместился на предыдущей странице. Особое внимание уделяют заключению комиссии. Оно должно содержать чёткий вывод о причинах обнаруженных проблем. Комиссия может установить, что повреждения возникли по вине перевозчика, или что брак является производственным. Это заключение впоследствии станет основой для направления претензии.
Страница 4
На последней странице подводят итоги. Указывают общую стоимость товара с учётом выявленных расхождений. Документ подписывают все члены комиссии, включая председателя. Материально ответственное лицо, принявшее товар, также ставит свою подпись. Акт заверяют у руководителя организации. При необходимости представитель поставщика или транспортной компании может изложить своё особое мнение в отдельном поле.
Бланк унифицированной формы ТОРГ-2
Для работы можно скачать готовый бланк установленного формата. Унифицированная форма обеспечивает стандартный подход к оформлению претензионных ситуаций. Использование такого шаблона упрощает составление документа, снижает риск пропуска важной информации. Бланк содержит все необходимые разделы для полного описания обстоятельств.
Основания для составления
Главным основанием служит фактическое несоответствие полученного товара данным, указанным в сопроводительных документах. Это может быть недостача, излишек, пересортица или ухудшение качества продукции. Документ оформляют только после тщательной проверки всей партии. Актом фиксируют конкретные факты, которые в дальнейшем позволяют требовать возмещения убытков или возврата ценностей.
Сколько экземпляров нужно заполнять
Количество экземпляров зависит от ситуации. Как правило, составляют не менее двух копий: один остаётся у организации-покупателя, второй направляется поставщику. Если к процессу привлечена транспортная компания, и есть подозрение, что повреждения возникли при перевозке, то заполняют третий экземпляр для перевозчика. Каждый из них имеет одинаковую юридическую силу.
Электронный ТОРГ-2: особенности и преимущества
Современные технологии позволяют перевести документооборот в цифровой формат. Электронный акт обладает такой же юридической силой, как и бумажный, при условии заверения усиленной квалифицированной электронной подписью. Такой подход ускоряет процесс согласования и отправки документа контрагенту. Исключается риск потери бумажного носителя. Данные в цифровом виде проще обрабатывать и хранить.
Другие формы документов для учёта расхождений
Форма ТОРГ-2 – не единственный документ для подобных случаев. Существует форма ТОРГ-3, которую используют для фиксации результатов инвентаризации на складах. Для оформления возврата товара поставщику применяют накладную по форме ТОРГ-12 с указанием соответствующего основания. Выбор конкретного бланка зависит от операций, которые требуется отразить в учёте.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Автоматизация процессов
Сервис Складолог предлагает инструменты для эффективного управления складскими операциями. Система помогает автоматизировать учёт товаров, включая оформление необходимых документов. Функционал позволяет быстро выявлять расхождения между учётными и фактическими данными. Это значительно упрощает проведение инвентаризации, снижает влияние человеческого фактора. Вы можете загружать данные о продукции, а система поможет контролировать её движение и состояние.
