Управление запасами на складе и в гостиничном бизнесе
Распределять материальные ценности в гостинице – та ещё задачка. Процесс усложняется из-за большого ассортимента товаров на складе, наличия расходников, которые необходимо регулярно пополнять, высоких стандартов сервиса в условиях постоянной конкуренции. Грамотная организация здесь становится ключом к стабильной работе и повышению удовлетворённости гостей.
Какое значение имеет управление запасами?
Правильное обращение с материальными ресурсами в отеле выходит далеко за рамки простого складирования. Это комплексная система, которая обеспечивает бесперебойное функционирование всех служб. От наличия свежего постельного белья до работы ресторана – каждый аспект зависит от своевременных поставок. Ошибки в этом звене приводят к прямым финансовым потерям: просчёты вызывают простой номерного фонда, срыв бронирований, ущерб репутации. Точный подсчёт и планирование позволяют оптимизировать бюджет, сократить излишки, направить высвобожденные средства на развитие.
Классификация запасов
Для наглядности и эффективного контроля все материальные ценности в гостинице принято делить на категории. Это упрощает учёт, нормирование и пополнение.
Основу составляют товарно-материальные ценности, непосредственно участвующие в обслуживании гостей. К ним относят постельное бельё, полотенца, средства гигиены, халаты.
Отдельную группу формируют ресурсы для ресторана и баров: продукты питания, алкоголь, одноразовая посуда.
Третий крупный блок – хозяйственные материалы. Сюда входят моющие средства, инвентарь для уборки, лампочки, канцелярия.
Каждая категория имеет свою специфику оборачиваемости и требует индивидуального подхода к расчёту потребности.
Запасы по условиям хранения
Условия хранения диктуются характеристиками самих ресурсов. Постельные принадлежности и текстиль хранят в сухих, проветриваемых помещениях. Скоропортящиеся продукты требуют холодильных камер с определённым температурным режимом. Химические реагенты, чистящие средства часто необходимо изолировать в отдельное, хорошо вентилируемое помещение для безопасности. Правильная организация складского пространства предотвращает порчу имущества, помогает быстро находить нужные позиции.
Неснижаемые запасы и их роль
Эта часть резерва критически важна для непрерывной работы отеля. Неснижаемый запас – это минимальный объём материалов, ниже которого опускаться нельзя. Его наличие страхует предприятие на случай потери поставщика, резкого роста спроса или логистических сбоев. Например, в разгар сезона наличие дополнительного комплекта белья на каждый номер позволяет оперативно производить уборку без ожидания стирки. Формируя такой резерв, административно-хозяйственная служба должна рассчитать его оптимальный размер, чтобы не замораживать излишние средства.
Методы управления запасами
Выбор способа контроля зависит от типа ресурсов, их стоимости, периодичности использования. Правильная методика даёт чёткий алгоритм для сотрудников и минимизирует риски.
Метод фиксированного складского запаса
Этот способ основан на установлении строгих минимального и максимального уровней для каждой позиции. Кладовщик или менеджер обязаны регулярно сверять фактические остатки с этими планками. Как только количество достигает порогового значения, формируется заявка на пополнение до максимального уровня. Метод хорошо работает для расходных материалов с постоянным спросом: туалетной бумаги, салфеток, одноразовых принадлежностей. Он требует постоянного мониторинга, но предотвращает ситуации дефицита.
Метод фиксированной периодичности
Здесь главный параметр – время. Заказы поставщикам делают через равные, заранее определённые интервалы: раз в неделю, декаду или месяц. Объём каждой новой поставки может варьироваться и зависит от текущего расхода. Такой подход удобен для планирования и подходит для позиций с предсказуемым, стабильным потреблением, например, для канцелярских товаров или некоторых видов хозяйственного инвентаря. Однако он менее гибок и может не сработать при внезапном всплеске активности.
Метод фиксированного заказа
Данная система предполагает, что заказ на пополнение формируется при достижении определённого, заранее рассчитанного уровня остатка. Ключевое отличие от метода фиксированного запаса – размер заказа всегда постоянный, а период между поставками плавающий. Этот способ экономически выгоден для дорогостоящих товаров с низкой оборачиваемостью, где невыгодно держать большой объём на складе. Например, так можно управлять запасом запчастей для оборудования или элитного алкоголя в баре.
Комбинированный метод
На практике большинство успешных отелей применяют гибридные схемы. Для одного сегмента запасов используют метод фиксированного периода, для другого – метод фиксированного заказа. Например, продукты для ресторана могут заказываться ежедневно (фиксированный период), а постельное бельё – при падении ниже определённого уровня (фиксированный заказ). Комбинированный подход требует более глубокой аналитики, но позволяет достичь максимальной эффективности использования бюджета.
Анализ и оптимизация управления запасами
Постоянная оценка системы даёт возможность выявить слабые места, снизить операционные затраты. Без этого даже хорошо выстроенная структура со временем теряет эффективность.
Анализ доходности и убыточности запасов
Не все запасы одинаково полезны для бизнеса. Некоторые позиции приносят прямую прибыль (мини-бар, сувениры), другие являются необходимыми затратами. Анализ помогает определить, какие товары залеживаются, а какие пользуются высоким спросом. Простой инструмент – ABC-анализ, который делит весь ассортимент на три категории по степени важности. Группа A (20% позиций) обычно приносит 80% дохода или формирует основные затраты и требует самого пристального внимания.
Оптимизация затрат на хранение
Содержание складских помещений – значительная статья расходов. Экономический эффект дают:
Сокращение страхового запаса до объективно необходимого минимума.
Улучшение организации складского пространства для увеличения полезной площади.
Переговоры с поставщиками о переходе на более частые поставки меньшими партиями.
Эти шаги снижают объём замороженных средств, высвобождают денежные ресурсы для решения других задач.
Управление движением запасов
Скорость, с которой материалы превращаются в услугу, напрямую влияет на ликвидность. Низкая оборачиваемость говорит о том, что средства надолго оседают на складе в виде излишков. Высокая – может сигнализировать о дефиците. Расчёт коэффициента оборачиваемости помогает оценить эффективность использования ресурсов. Для его вычисления используют формулу: себестоимость проданных товаров делят на средний запас за период. Динамика этого показателя позволяет вовремя корректировать политику закупок.
Практика бизнеса
Теория, которую мы привели в этой статье, находит подтверждение в реальной работе гостиниц. Успешные сети автоматизируют рутинные операции, делают анализ данных частью ежедневной работы.
Например, передовые отели России внедряют систему “точно в срок” (Just-In-Time) для работы с ресторанными продуктами. Это позволяет минимизировать объёмы хранения и гарантировать свежесть блюд. Другой пример – использование RFID-меток для текстиля. Чипы вшиваются в постельное бельё и полотенца, что позволяет в режиме реального времени отслеживать их местоположение, количество циклов стирки и предотвращать потери. Такие технологии требуют инвестиций, но быстро окупаются за счёт снижения прямых убытков.
Автоматизация управления запасами
Ручной учёт с помощью бумажных журналов и таблиц – источник ошибок и неэффективности. Сегодня без специализированного программного обеспечения сложно достичь точности в подсчёте большого ассортимента. Складолог помогает наладить учёт запасов, контролировать движение товаров и материалов, автоматически формировать отчёты. Внедрение софта позволяет рассчитать оптимальные нормативы запасов, отслеживать их оборачиваемость, существенно оптимизировать бюджет на закупки. Интеграция с другими системами отеля даёт полную картину, необходимую для принятия взвешенных управленческих решений.
Подведём итог
Эффективное управление ресурсами – это непрерывный процесс, а не разовая акция. Его основа – в чётком понимании потребностей гостей и операционных процессов. Начните с аудита: проведите полную инвентаризацию, классифицируйте все позиции. Внедрите одну из методик контроля, подходящую для вашего отеля, и начните регулярно анализировать ключевые показатели. Постепенная оптимизация этой работы высвобождает значительные средства, повышает надёжность сервиса, укрепляет позиции предприятия на конкурентном рынке.
Источники статьи:
Журнал “Склад и Техника”.
Профессиональный портал “Управление.ру”.
Исследование “Особенности управления запасами на предприятиях сферы услуг”.
Блог о бюджетировании и планировании PlanFact.
Аналитический отчёт UBRR о закупочной логистике в гостиничном бизнесе.
Блог Ekam.ru о складской логистике.
Платформа Salute Hotels для разработчиков. Кейсы по digital-решениям для отелей.
Журнал “Пропфиз” для специалистов гостиничной и ресторанной индустрии.
База знаний Cellypso об административно-хозяйственной службе.
