Чек-листы гостиницы: автоматизация процесса контроля
Постоянно контролировать качество услуг и внутренние процессы в гостинице – сложная, но неизбежная задача. Для успеха компании проверки должны стать рутиной, а сотрудники тратить на них значительную часть рабочего времени, быть дисциплинированными, способными к самоорганизации.
Однако этот процесс можно упростить, если автоматизировать контроль с помощью цифровых чек-листов. Они меняют подход к администрированию, превращая формальный осмотр в инструмент для стратегического развития.
В чём специфика работы гостиниц?
Гостиничный бизнес – это непрерывный цикл взаимодействия с гостем и обеспечения его комфорта. Каждый день включает сотни операций: заселение, уборка, работа ресторана, обслуживание номеров. Основная сложность заключается в синхронизации этих действий. Несвоевременная доставка полотенец или отсутствие необходимых средств гигиены в номере немедленно формируют негативное впечатление. Стандарты качества, описанные в нормативных документах, должны не просто существовать, а ежедневно выполняться. Без чёткой системы контроля даже хорошо обученный сотрудник может упустить важную деталь. Именно здесь на помощь приходят структурированные чек-листы, которые переводят стандарты из разряда теории в практическую плоскость.
Пошаговая инструкция для эффективных закупок
От шампуней, постельного белья до кофе и канцелярии – в гостинице всё требует своевременного пополнения. Неэффективная организация закупок ведёт к двум проблемам: дефициту товаров или, наоборот, их избытку, что замораживает денежные средства. Наш чек-лист поможет систематизировать этот процесс:
- Составьте актуальный список потребностей
Основой для любой закупки служит детализированный перечень. Он должен включать не только названия позиций, но и их точное количество, используемое за определённый период (например, за неделю или месяц). Такой подход исключает хаотичные покупки “на глазок”.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
- Используйте проверенный каталог поставщика
Работа с надёжными партнерами сокращает риски срыва поставок и получения некачественного товара. Целесообразно вести собственный каталог поставщиков с контактами, условиями работы, отзывами.
- Сравнивайте условия: цена, упаковка, наличие
Цена – не единственный критерий. Крупная фасовка может быть выгоднее, но требовать место для хранения. Важно оценивать общую стоимость владения, включая логистику, сроки хранения.
- Закупайте комплекты – это выгоднее
Приобретение готовых наборов для номеров (например, средства гигиены + косметика) часто обходится дешевле, чем покупка каждого элемента по отдельности. Это также упрощает процесс пополнения запасов.
- Учитывайте сезонность
Нагрузка на отель колеблется в зависимости от времени года. Объём закупок должен быть гибким, адаптированным под прогнозируемую загрузку номерного фонда.
- Проверьте сроки годности, качество упаковки
Это обязательный пункт, особенно для продуктов питания и косметики. Товар с истекающим сроком годности или повреждённой упаковкой – не только пустая трата денег, но и риск для здоровья гостей, репутации отеля.
- Делайте ставку на хорошо узнаваемые, качественные товары
Известные бренды гигиенических принадлежностей, косметики, повышают воспринимаемое качество обслуживания. Гость чувствует заботу, уверенность в уровне сервиса.
- Контролируйте возврат и учёт
Чёткая организация необходима для товаров, которые подлежат возврату (например, нераспечатанные мини-бары). Это предотвращает списания исправной продукции.
- Заказывайте через интернет
Онлайн-заказы ускоряют процесс, автоматически фиксируют историю покупок, позволяют быстро сравнивать предложения разных поставщиков.
- Оценивайте обратную связь от гостей
Отзывы в книге жалоб и предложений, соцсетях, онлайн-картах, на поисковиках – ценный источник информации для корректировки ассортимента закупаемой продукции.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Актуальные проблемы закупочной логистики в отеле
Ключевая трудность – отсутствие точных данных о реальном расходе материалов. К примеру, горничные могут оставлять про запас моющие средства или шампуни, что искажает статистику, ведёт к завышению объёмов новых поставок.
Другая проблема – разрозненность информации. Данные о наличии товаров на складе, в кладовых этажей, в эксплуатации часто ведутся вручную и не синхронизируются. Это приводит к ситуациям, когда по документам товар есть, а физически его найти невозможно.
Особую сложность представляет собой чек-лист по отгрузке и перемещению материалов в гостинице. Без него практически невозможно отследить, кто, когда, в каком количестве получил со склада постельное бельё, полотенца или туалетную бумагу. Такой документ становится обязательным элементом внутреннего контроля, предотвращающим неучтённый расход и хищения. Ручное ведение таких чек-листов отнимает у сотрудников до нескольких часов в день. Автоматизация этого процесса – не прихоть, а насущная необходимость для оптимизации работы и сохранения ресурсов.
Готовое решение для управления запасами в гостиницах
Ручное управление запасами и бумажные чек-листы уходят в прошлое. Сегодня существуют специализированные сервисы, которые берут на себя всю рутину, связанную с учётом и контролем.
Складолог предлагает отелям готовую систему для автоматизации складской логистики и смежных процессов. Она позволяет перевести все операции в цифровой формат, обеспечивая прозрачность и скорость работы.
Единый контроль над всеми запасами
Система объединяет данные о материальных ценностях от гостиничных тапочек, халатов до продуктов в ресторане и канцелярии в офисе. Вы в реальном времени видите остатки на центральном складе, в кладовых на этажах, в эксплуатации. Это позволяет точно планировать закупки, избегать дефицита или пересортицы.
Точная отслеживаемость перемещений
Каждая операция по отгрузке или переносу товара фиксируется в системе. Сотрудник через мобильное приложение сканирует штрихкод – данные автоматически обновляются. Вы всегда можете установить, кто, когда, сколько единиц товара переместил, например, со склада в кладовую горничной.
Другие преимущества для бизнеса
- Сокращение времени на инвентаризацию. Процесс, который раньше занимал дни, теперь выполняется за часы.
- Снижение человеческого фактора. Исключаются ошибки при заполнении бумажных ведомостей.
- Автоматизация заказов. Система сама может формировать заявки на поставку при достижении минимального остатка.
- Повышение ответственности сотрудников. Прозрачная система учёта дисциплинирует персонал, снижает риски неучтённого расхода.
Использование инструментов Складолога – это инвестиция в стабильную и эффективную работу гостиницы. Они освобождают управляющих от рутинного контроля, позволяют сосредоточиться на улучшении сервиса для гостей, обновлении инфраструктуры, поиске новых бизнес-партнёров.
Источники статьи:
- ГОСТ Р 56195-2014 “Услуги средств размещения. Система менеджмента качества. Требования”.
- “Актуальные проблемы закупочной логистики в отеле”, портал “Номерной Фонд”.
- “Чек-лист спасёт гостиничный бизнес”, портал Vedomosti.ru.
