Приёмка товара на складе: этапы, методы и автоматизация
Отлаженная работа склада начинается с его входной зоны. Ошибки, допущенные при поступлении продукции, создают цепную реакцию проблем: от неверных остатков до финансовых потерь. В статье разберём, как превратить процесс приёмки из рутины в стратегический инструмент роста предприятия.
Основные шаги
Качественная приёмка – это последовательность взаимосвязанных действий. Пропуск одного этапа ставит под сомнение результат всей операции. Цель – не просто разгрузить машину, а интегрировать груз в систему компании, проверив его соответствие заказу и стандартам.
Шаг 1. Проверка количества
Первая задача – убедиться, что физическое количество мест совпадает с данными в транспортной накладной. Работник сверяет число коробок, паллет или штук. Даже при полном совпадении этот этап не гарантирует точности. Внутри упаковки может находиться не тот ассортимент или неполная комплектация. Поэтому проверка количества – лишь начальная стадия, подготавливающая почву для более глубокого анализа.
Шаг 2. Проверка качества
Здесь внимание переключается с внешнего на внутреннее. Вскрывается упаковка, продукция осматривается на предмет дефектов, повреждений, соответствия сроков годности (особенно для скоропортящихся позиций). Проверяются маркировочные ярлыки. Для сложных товаров может потребоваться выборочная функциональная проверка. Обнаруженные проблемы фотографируют, подробно описывают в акте. Это защищает организацию от приёмки брака.
Шаг 3. Согласование расхождений
Если выявлены несоответствия по количеству или качеству, процесс приостанавливается. Ответственный сотрудник связывается с представителем поставщика, уведомляет отдел закупок своей компании. Все претензии фиксируются в официальных документах – актах расхождений (например, УПД-акт). Важно делать это быстро, до того, как груз будет перемещён в зону хранения. Чёткая фиксация – основа для финансовых претензий и списаний.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Шаг 4. Маркировка согласно правилам
Принятый товар часто нуждается во внутренней идентификации. На него наносятся штрихкоды или RFID-метки, содержащие уникальный артикул, серийный номер, срок годности. Эта операция ускоряет все последующие складские процессы: отбор, инвентаризацию, отгрузку. Маркировка делает товар “видимым” для учётной системы, превращая его из физического объекта в цифровую запись.
Шаг 5. Размещение на складе
Финальный этап – перемещение продукции на предназначенное для неё место. Эффективность этого действия определяет скорость будущего подбора заказов. Груз не просто убирают с прохода, а размещают по принципам адресного хранения. Каждой единице присваивается точная ячейка, данные о которой незамедлительно вносятся в систему. Это исключает ситуацию, когда товар на складе есть, но найти его невозможно.
Методы приёма
Способ приёмки зависит от типа продукции, её упаковки, оснащённости склада.
По весу
Этот метод актуален для сыпучих материалов, жидкостей или товаров в однородной таре. Процесс прост: груз взвешивают на автомобильных или паллетных весах, сверяя массу с данными в документах. Расхождения вне допустимой нормы (естественная убыль) служат основанием для более детальной проверки. Метод быстрый, но не даёт информации о внутреннем содержимом паллеты.
По штрихкоду
Наиболее точный и эффективный метод для штучных товаров. Оператор с помощью сканера последовательно считывает штрихкоды с каждой коробки или единицы. ТСД или мобильное приложение мгновенно сверяет полученные данные с электронной накладной. Система сама сигнализирует о несоответствиях. Такой подход увеличивает скорость и полностью исключает человеческие ошибки при пересчёте.
Главные принципы приёмки товара
Успешность процесса базируется на нескольких незыблемых правилах. Во-первых, принцип единовременной ответственности: один человек или группа несут ответственность за груз от момента разгрузки до окончательного размещения. Во-вторых, документ – основа действия: любая операция должна подтверждаться записями в системе или на бумаге. В-третьих, физический поток должен синхронизироваться с информационным: поступление требует подготовки – свободных мест, персонала, оборудования.
Как организовать работу склада?
Скорость приёма определяет ритм работы всего предприятия. Для её увеличения необходим продуманный план. Зона приёмки должна быть физически отделена от зон хранения и отгрузки, чтобы избежать хаоса. Необходимо предусмотреть достаточно места для временного размещения, сортировки, осмотра груза. Расписание поставок лучше составлять равномерно, избегая “часов пик”, создающих очереди из машин. Чёткие регламенты для каждого сотрудника и cross-training (взаимозаменяемость) персонала позволяют гибко управлять ресурсами.
Автоматизация с помощью технических и программных средств
Ручная обработка данных – главный тормоз процесса. Современные технологии переносят основную нагрузку с человека на программно-аппаратный комплекс, сводя ошибки к минимуму и радикально ускоряя операции.
Внедрение товароучётной программы
Это фундамент автоматизации. Единая система заменяет гору бумажных журналов и Excel-таблиц. Все данные о поставках, остатках, перемещениях консолидируются в одном месте, синхронизируются, мгновенно обновляются. При поступлении нового груза кладовщик видит электронную накладную и может в реальном времени вносить в неё отметки о приёмке.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Внедрение штрихкодирования
Штрихкод – ключ к информации о товаре. Нанесение собственных этикеток или использование штрихкодов поставщика позволяет идентифицировать продукцию мгновенно. Сканирование одной метки заменяет собой ввод артикула вручную, что не только быстро, но и безошибочно.
Использование ТСД
Терминал сбора данных – это руки и глаза кладовщика, интегрированные с учётной системой. Получая задание в ТСД, работник выполняет приёмку: сканирует штрихкоды с товаров, отслеживает данные, в случае несовпадений составляет документы. Данные по Wi-Fi сразу передаются в базу, обновляя остатки. Это ускоряет процесс, делает его прозрачным для менеджеров.
Организация адресного хранения
Система, при которой каждая ячейка на складе имеет уникальный код (например, СТЕЛАЖ-2-ЯРУС-3), – логичное продолжение автоматизации. При размещении принятого товара система сама подсказывает оператору оптимальное место, исходя из габаритов, оборачиваемости, других параметров. Это ускоряет последующий подбор, увеличивает полезный объём помещения.
Готовое решение для бизнеса
Компаниям, которые стремятся получить все преимущества автоматизации в едином комплексе, предлагаем сервис Складолог. Это облачное решение с набором всех нужных инструментов для организации приёмки: мобильным приложением с встроенным сканером штрихкодов и QR-кодов, онлайн-складом, гибкой иерархией зон хранения, возможностью формировать и печатать документы.
Интуитивно понятная программа позволяет быстро запустить современный учёт на складе, минимизируя первоначальные затраты и сложность внедрения. Бизнес получает точные данные о количестве и перемещениях товаров в режиме реального времени.
Типичные ошибки при приёме товаров на склад
“Слепая” приёмка. Принятие груза без сверки с документами или по предварительно подписанным пустым формам. Это лишает предприятие возможности предъявить претензии поставщику.
Отсутствие выборочного контроля. Полная проверка крупной поставки занимает много времени, но полный отказ от выборочного вскрытия – риск принять партию с браком.
Отсроченное внесение данных. Разгрузили – отложили документы в сторону. Информация в системе не обновляется, что приводит к “исчезновению” товара, ошибкам в формировании заказов для магазинов.
Неготовность зоны. Грузовая машина прибыла, а место для разгрузки занято или не организовано. Это приводит к простою транспорта, штрафам и суете.
Примеры из практики
Рассмотрим два кейса, когда автоматизация помогла бизнесу решить актуальные проблемы.
Пример 1. Компания, занимающаяся дистрибуцией электроники, сталкивалась с постоянными ошибками в учёте. Время приёмки одной поставки достигало 4-6 часов. После внедрения ТСД и штрихкодирования процесс сократился до 40 минут, точность учёта выросла до 99%. Это позволило компании увеличить оборот, не расширяя складские площади, и предлагать клиентам более быстрые сроки отгрузки.
Пример 2. Сеть магазинов косметики вышла на новый уровень – открыла продажи на маркетплейсах по схеме FBS (с хранением и сборкой заказов на собственном складе). По мере роста заказов частыми стали ошибки при комплектации, пересорт, задержки в доставке. Возникла необходимость в автоматизации для ускорения процесса и устранения ошибок из-за человеческого фактора. В результате, за счёт организации адресного хранения, мобильной приёмки и контроля перемещений каждой товарной единицы удалось сократить время на поиск товара для комплектации и отправки заказов на 70%.
Итоги и рекомендации
Процесс приёма товара на склад – не второстепенная задача, а критически важный узел в цепочке создания стоимости. Инвестиции в его оптимизацию окупаются многократно за счёт снижения потерь и увеличения скорости. Начинать лучше с аудита текущих процедур: засеките время каждой операции, проанализируйте частые ошибки. Поэтапное внедрение технологий – учётной системы, штрихкодирования, ТСД – даёт быстрый, измеримый результат.
Источники статьи
- RBC.ru – “Как увеличить скорость и улучшить качество приёмки товаров на складе”.
- ServiceTrend – “Как ускорить процесс приёмки и отгрузки товаров на адресном складе в 1С УТ”.
- МоёДело – “Приём товара: весь бизнес-процесс в деталях”.
