Можно ли полностью исключить бумажный документооборот?

Поддерживать порядок в бумажных документах – крайне утомительное занятие. Если нужно что-то быстро найти, заменить устаревшие бланки на новые, сравнить показатели или сформировать отчёты, требуются часы рабочего времени, которое можно было потратить на более важные задачи.

Выход из ситуации – замена бумажных документов электронными. Тем более, что современное законодательство активно способствует такому переходу, и многие бизнес-процессы уже успешно функционируют в цифровом формате.

Проблемы бумажного документооборота

Работа с физическими носителями создаёт множество скрытых трудностей, которые тормозят развитие и несут реальные угрозы для компании.

Высокий риск ошибок из-за человеческого фактора

Ручная работа с документами неизбежно приводит к опечаткам, неверным данным, пропуску обязательных реквизитов или подписей. Исправление каждой такой неточности отнимает время, а последствия могут быть серьёзными – от штрафов проверяющих органов до судебных разбирательств.

Непрозрачность рабочих процессов

Когда документ представляет собой физический лист, крайне сложно отследить его путь. Он может надолго затеряться на столе у сотрудника, а понять, кто именно задерживает согласование, не всегда просто. Информация хранится разрозненно, поиск нужного файла в архиве превращается в отдельную задачу.

Калькулятор онлайн

Посчитайте сколько денег вы теряете на текущих мощностях

Заказы в день, ед.

Текущий mispick, % кол-во ошибок

Время сборки до, мин

Рассчитать

Рассчитать результаты внедрения

• 87%

  
  видят результат в первый месяц
• 31%

  
  среднее сокращение издержек
• 42%

  
  рост скорости операций
• 18%

  
  увеличение оборота

Замедление процесса принятия решений

Бумажный носитель требует времени на физическое перемещение. Согласование с удалёнными сотрудниками или филиалами растягивается на дни, особенно если требуется оригинал подписи. Это напрямую влияет на операционность управления, скорость реакции бизнеса.

Проблемы безопасности кадровой документации

Хранение личных дел, договоров, приказов в бумажной форме повышает риск утечки конфиденциальной информации. Проконтролировать, кто и когда ознакомился с документом, очень сложно. Кроме того, бумагу легче подделать или незаметно заменить.

Несогласованность действий

Отсутствие единого информационного пространства приводит к тому, что разные подразделения работают несогласованно. Документы теряются, задачи дублируются, а сотрудники действуют без учёта интересов смежных отделов.

Преимущества отказа от бумажных документов

Переход на электронный формат работы решает перечисленные проблемы и даёт бизнесу новые возможности.

Экономия времени, денег. Исключаются затраты на бумагу, картриджи, оргтехнику, курьерские услуги. Сотрудники перестают тратить рабочие часы на физические манипуляции с документами.

Упрощение рабочих процессов. Все согласования проходят по заранее настроенным маршрутам в системе. Статус документа виден каждому участнику процесса, а система автоматически напоминает о приближающихся дедлайнах.

Снижение рисков хранения документов. Электронный архив надёжно защищён шифрованием, резервным копированием, системой разграничения прав доступа. Вы больше не рискуете потерять документы из-за пожара, затопления или простого повреждения.

Какие документы можно не распечатывать?

Законодательство разрешает перевод в электронный вид большинства документов. Вот лишь несколько примеров, отказ от печати которых уже стал обычной практикой:

• Реестры на перечисление зарплаты.
• Заявки на кассовый расход.
• Бухгалтерская справка (форма 0504833).
• Акт приёмки (форма 0510452).
• Главная книга.
• Налоговая отчётность. С 2024 года компании обязаны сдавать отчётность в ФНС, ПФР, ФСС через электронный документооборот.
• Кассовые чеки. Закон признаёт полный юридический переход на онлайн-кассы и электронные чеки.

Когда бизнесу требуются бумажные документы?

Несмотря на прогресс, некоторые случаи по-прежнему требуют подготовки бумажного носителя. К ним относятся:

Систематизируйте работу вашего склада

Скачайте бесплатный набор «10 готовых шаблонов для эффективного учета» и наведите порядок уже сегодня

• 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
• 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
• 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров

Скачать все шаблоны бесплатно в Телеграм Скачать бесплатно

Документы с длительным сроком хранения. Например, кадровые документы, которые должны храниться до 75 лет. Хотя закон и допускает электронное хранение, некоторые организации предпочитают дублировать особо важные документы на бумаге.

Взаимодействие с организациями, не подключенными к ЭДО. Если ваш контрагент не использует систему электронного документооборота, подписанный оригинал договора или акта придётся передать традиционным способом.

Ситуации, прямо предусмотренные законом. Некоторые документы, например, связанные с государственной тайной, могут требовать бумажного оформления.

Решение проблемы

Оптимизировать документооборот и уйти от бумажной волокиты позволяет комплексный подход. Внедрение специализированного программного обеспечения – это ключевой шаг к этой цели.

Для эффективного управления складскими процессами и минимизации бумажного документооборта вы можете использовать сервис Складолог. Облачное решение помогает систематизировать всю складскую документацию, работать с заявками и актами в цифровом виде, обеспечивает прозрачность и контроль каждого этапа движения товаров. Интеграция программы в бизнес-процессы позволяет не только сократить использование бумаги, но и повысить общую операционную эффективность.

Требования нормативных актов: что говорит закон?

Правовая база России активно поддерживает развитие ЭДО. Основу регулирования составляют несколько ключевых актов:

• Федеральный закон № 63-ФЗ “Об электронной подписи”. Закрепляет юридическую силу электронной подписи, приравнивая документ, подписанный УКЭП, к бумажному аналогу с собственноручной подписью и печатью.
• Федеральный закон № 149-ФЗ “Об информации…”. Регулирует вопросы обработки и защиты электронных данных.
• Приказы ФНС и Минцифры. Устанавливают форматы обмена юридически значимыми документами, требования к операторам ЭДО.

С 1 сентября 2024 года вступили в силу важные изменения: для подписания документов от имени организации сотрудникам теперь необходимо получить квалифицированную электронную подпись физического лица и оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).

Вывод: как сократить бумажный документооборот?

Полностью исключить бумагу из оборота возможно не всегда, но сократить её долю до минимума – реальная задача. Стратегия перехода выглядит так:

1. Аудит. Проанализируйте, какие документы в вашей компании потребляют больше всего бумаги.
2. Приоритизация. Начните с процессов, где электронный формат уже стал стандартом: налоговая отчётность, счета-фактуры, договоры с контрагентами, подключенными к ЭДО.
3. Выбор технологий. Подберите аккредитованного оператора ЭДО для внешнего документооборота и систему для автоматизации внутренних процессов.
4. Обучение команды. Разъясните сотрудникам новые регламенты и преимущества работы в цифровой среде.
5. Работа с архивами. Переведите в электронный вид архивные документы с неистёкшим сроком хранения, чтобы освободить физическое пространство и обезопасить данные.

Грамотный подход к цифровизации документооборота позволяет не просто уйти от бумажной рутины, но и выстроить более эффективную, прозрачную, защищённую систему управления бизнесом.

Источники статьи

• Федеральный закон № 63-ФЗ “Об электронной подписи”.
• Федеральный закон № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”.
• Сайт журнала “Главбух”: “Переход на ЭДО: с чего начать, соглашение, как отправить и принять приглашение”.
• Сайт Инфосервис: “От бумаги – к цифре: пошаговая инструкция по переходу на электронный документооборот”.