Как контролировать работу персонала? Методы и инструменты
Чем больше штат компании, тем более размытой оказывается общая картина его работы. Сложно оценить реальный вклад каждого участника команды, оперативные поручения выполняются с задержками, сотрудники перекладывают ответственность друг на друга. Эта неопределённость мешает планировать, ставить амбициозные задачи, масштабировать бизнес. В статье мы собрали практические способы, как наладить прозрачность рабочих процессов и вернуть дисциплину в коллектив.
Зачем контролировать персонал?
Главная задача – не слежка, а получение объективных данных. Эти данные позволяют принимать верные управленческие решения: без понимания реальной ситуации в коллективе любые решения строятся на предположениях. Чёткая система контроля даёт несколько преимуществ.
- Руководитель видит, кто из работников справляется с обязанностями, а кому требуется помощь. Это позволяет справедливо распределять нагрузку и материальное вознаграждение.
- Повышается дисциплина, так как персонал понимает – результаты его деятельности видны.
- Снижается количество ошибок, потому что проблемные места в процессах выявляются быстро.
- Эффективный контроль за деятельностью сотрудников при помощи специальных программ экономит время самого руководителя, избавляя его от постоянных уточнений.
Риски отсутствия контроля
Отсутствие прозрачности ведёт к хаосу. Некомпетентность или халатность отдельных людей остаётся незамеченной, что демотивирует добросовестных работников. Возрастают финансовые потери из-за ошибок, краж или нерационального использования времени. Руководитель теряет связь с реальным положением дел на предприятии, что может привести к кризису.
Виды управленческого контроля
Управленческий контроль – это непрерывный процесс, а не разовая проверка. Он включает постановку целей, мониторинг их выполнения, сравнение полученных результатов с планами, корректировку действий. Условно контроль делят на три вида: предварительный (перед началом работы, например, инструктаж), текущий (в процессе деятельности), итоговый (анализ выполнения задачи).
Принципы управления работой сотрудников
Для успеха важно придерживаться нескольких правил. Контроль должен быть объективным, основанным на фактах, а не личных впечатлениях. Он обязан быть открытым – сотрудники должны знать критерии оценки их труда. Система обязана работать регулярно, а не эпизодически. И самое важное – контроль направлен на помощь в устранении недостатков, а не на поиск виноватых.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Методы контроля работы сотрудников
Выбор зависит от специфики бизнеса и задач. Часто используют комбинацию инструментов для получения полной картины.
Планёрки, собрания
Короткие ежедневные планёрки помогают синхронизировать действия команды. Они позволяют быстро ставить задачи на день, получать обратную связь по прошлым поручениям. Это живое общение, которое помогает держать руку на пульсе.
Использование KPI
Ключевые показатели эффективности переводят качественную работу в количественные значения. Например, для кладовщика это может быть количество отгруженных позиций за смену или процент ошибок при комплектации. Система KPI делает оценку работы максимально объективной.
Тайный покупатель
Этот метод эффективен для сотрудников, работающих с клиентами. Тайный покупатель оценивает не только знание продукта, но и соблюдение стандартов сервиса. Результаты такой проверки дают ценную информацию для обучения персонала.
Аудио-, видеонаблюдение
Использование камер, записывающих устройств в складских и торговых помещениях повышает безопасность, позволяет дистанционно наблюдать за процессами. Важно помнить о законодательных нормах: сотрудники должны быть уведомлены о ведении наблюдения.
Онлайн-мониторинг
Специальные программы фиксируют активность на рабочих компьютерах: запущенные приложения, посещённые сайты. Это помогает выявить, на что работник тратит рабочее время. Однако этот метод требует осторожного применения, чтобы не нарушить доверие в коллективе.
GPS-трекинг
Для логистов, водителей, курьеров GPS-мониторинг позволяет отслеживать маршруты, время простоя, скорость движения. Это оптимизирует логистику, повышает дисциплину, обеспечивает безопасность сотрудников.
Инструменты для автоматизации контроля
Ручной контроль трудоёмок и не всегда точен. Современные технологии автоматизируют сбор данных, экономя ресурсы компании.
CRM-системы и ERP. Эти системы консолидируют информацию по всем бизнес-процессам. Руководитель видит историю взаимодействия с клиентом, статус каждой заявки, этап выполнения заказа. Это исключает ситуацию, когда важная задача теряется.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
HRM-системы и тайм-трекинг. Программы для управления персоналом автоматизируют учёт рабочего времени, контроль отпусков, больничных. Они помогают анализировать загрузку персонала, планировать сменность.
Программы учёта рабочего времени. Специализированный софт, который фиксирует начало и окончание рабочего дня, перерывы, делает скриншоты экрана. Такие инструменты полезны для офисных и удалённых команд.
Как контролировать удалённых сотрудников?
Работа “из дома” строится на доверии, но оно должно подкрепляться результатами. Основной акцент смещается с контроля процесса на контроль итогов. Чётко формулируйте задачи и сроки. Используйте системы постановки целей (например, SMART). Внедряйте регулярную отчётность: ежедневные или еженедельные письменные итоги. Для коммуникации и совместной работы применяйте проектные менеджеры (Trello, Asana, Jira). Они визуализируют процесс и показывают, кто над какой задачей работает. Периодические видеозвонки помогают поддерживать командный дух, оперативно решать вопросы.
Типичные ошибки руководителя
Неправильно выстроенный контроль приносит больше вреда, чем пользы, демотивируя команду и порождая сопротивление.
Карательный надзор
Когда контроль воспринимается сотрудниками, как тотальная слежка с целью наказать за малейшую оплошность, это вызывает стресс и желание скрыть проблемы. Цель – найти слабое место в процессе, а не наказать человека.
Микроменеджмент
Постоянное вмешательство руководителя в каждое действие подчинённого лишает последнего инициативы и ответственности. Сотрудник перестает думать и ждёт указаний по каждому шагу.
Контроль ради контроля
Сбор данных, которые никак не используются для улучшения процессов, – пустая трата времени. Если метрики не анализируются и не ведут к решениям, такой контроль не имеет смысла.
Решение для бизнеса
Для складской логистики эффективный контроль требует специализированных решений. Сервис Складолог помогает контролировать деятельность сотрудников склада в режиме реального времени.
Каждое действие кладовщика – приёмка, размещение, отгрузка товара, инвентаризация запасов – фиксируется в системе. Это позволяет отслеживать корректность выполнения операций, персональную ответственность за каждую товарную позицию. Руководитель видит, сколько задач выполнил работник за смену, может анализировать производительность труда.
Программа поддерживает маркировку товаров, что минимизирует ошибки при инвентаризации. Контроль за деятельностью сотрудников превращается из субъективной оценки в работу с объективными данными. Это позволяет выявлять узкие места в организации работы склада, оптимизировать маршруты движения персонала по помещению, повышать общую эффективность предприятия.
Элементы геймификации в виде балльной системы дополнительно повышают мотивацию и вовлечённость сотрудников. Сбор данных автоматизирован, поэтому дополнительно проводить работу по анализу результатов не нужно.
Заключение
Контроль персонала – важный элемент управления. Его правильная организация создаёт основу для стабильной работы команды, построения долгосрочных деловых отношений с коллегами и руководством. При этом стоит фокусироваться не на слежке, а на создании системы, которая даёт честную обратную связь, помогает сотрудникам расти, а руководителю – принимать точные решения. Технологии служат помощником в этом процессе, беря на себя рутину и предоставляя точные данные для анализа.
Источники статьи
- Bitrix24: “Как контролировать работу сотрудников в организации”.
- Gendalf.ru: “Как законно контролировать работу сотрудников?”.
- Ekam.ru: “Какие способы контроля сотрудников существуют?”.
- GetCompass: “Контроль работы сотрудников: как его внедрить, чтобы не навредить”.
- Habr.com: Системы мониторинга сотрудников (не) работают: научный подход”.
