KPI складской логистики: как понять, работает ли ваш склад эффективно?
Многие компании считают складские операции рутинной задачей и не особо вдаются в подсчёты. Однако от работы склада напрямую зависят финансовые результаты бизнеса. Ошибки при отгрузке, задержки, потери товара, нерациональное использование площадей выливаются в ущерб. Клиенты уходят к конкурентам, сотрудники сваливают вину друг на друга, а руководство остаётся в неведении. В этой статье разберём ключевые метрики, с помощью которых можно оценить работу склада. а также внедрить изменения, которые сократят затраты и увеличат прибыль.
Что такое KPI, зачем они нужны
KPI (Key Performance Indicators) — это набор метрик, с помощью которых оценивают эффективность работы сотрудников, подразделений и компании. В логистике по ним отслеживают, насколько быстро и эффективно выполняются операции от приёмки груза до отгрузки.
Почему без KPI склад неэффективен
Руководителю склада KPI помогают увидеть узкие места, понять, где теряется время, ресурсы, найти способы оптимизировать процессы. Другими словами, это способ упорядочить работу и снизить издержки.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Основные показатели KPI склада
Все показатели эффективности склада можно условно разделить на три категории: производственные, операционные и финансовые.
Производственные
• Время обработки заказа — средняя длина цикла от оформления заявки до отправки.
• Производительность персонала — объём операций или число товарных единиц, обработанных сотрудником за смену.
• Использование площади — степень загруженности складских зон для хранения и комплектации.
Операционные
• Точность сборки — доля заказов, собранных без ошибок.
• Простой людей и техники — время, когда работники или оборудование простаивают из-за сбоев.
• Оборачиваемость запасов — как быстро товарный остаток обновляется.
Финансовые
• Затраты на обработку одного заказа.
• Убытки из-за пересортицы и брака.
• Эффективность расходования ресурсов и площадей.
Как KPI помогают управлять складом
Сбои в складской логистике наносят прямой удар по лояльности клиентов. Вот частые проблемы, с которыми сталкиваются компании:
- задержка с отправкой заказа;
• недокомплектация: в посылке не хватает единиц товара;
• поставки с повреждениями или дефектами;
• клиент получает другой товар.
Устранять такие ошибки очень накладно. Надо предлагать скидки, компенсации, проводить рекламные кампании ради возврата покупателей.
Одна из главных причин срывов — недостаточная готовность склада к сезонным пикам. Стандартный сценарий: запускается распродажа — в разгар акции за сутки поступает 1 000 заявок, но к концу дня упаковано лишь 300, остальные переносят на следующий день. В итоге клиенты не выдерживают ожидания и уходят к конкурентам. Всё из-за отсутствия чётко организованных рабочих мест и гибкой схемы распределения потоков.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Отслеживание KPI в автоматическом режиме – с помощью программного обеспечения – помогает выявлять и предотвращать ошибки.
Пример
На сеть электроники «ТекПро» обрушился поток жалоб. Из-за ошибок в сборке количество возвратов выросло на 30% ежемесячно. Компания внедрила автоматизированную WMS-систему для анализа эффективности, реорганизовала зоны приёмки, хранения и комплектации. Через два месяца среднее время сборки заказа снизилось с 4 часов до 90 минут, уровень брака – до 0,5%, а ежемесячный оборот увеличился на 40%.
Пример расчёта KPI на практике
Предположим, за смену сборщику надо упаковать 200 товарных позиций. Один сотрудник обработал 220 позиций. Рассчитаем его KPI по формуле:
KPI = (Фактический результат ÷ Плановый результат) × 100%
В нашем случае:
KPI = (220 ÷ 200) × 100% = 110%
Теперь возьмём другого сотрудника, у него за тот же период получилось 180 позиций:
KPI = (180 ÷ 200) × 100% = 90%
Такой подход позволяет объективно сравнить фактическую и запланированную производительность, выявить сотрудников, которым нужно допобучение; мотивировать команду.
Автоматизация KPI и анализ эффективности
Современные WMS-решения самостоятельно собирают и анализируют метрики. Регистрируют время на приёмку, комплектацию и отгрузку, контролируют степень загрузки складских площадей.
Благодаря цифровым технологиям руководитель видит текущую ситуацию в режиме реального времени, а значит – может быстро скорректировать процессы. К примеру, ключевые показатели логистики отображаются прямо в рабочем интерфейсе в виде наглядных графиков, трендовых линий, предупреждений об отклонениях от прогнозов.
Для крупных предприятий с сотнями или тысячами заказов в сутки автоматизация необходима. Системы снимают часть нагрузки с персонала, минимизируют человеческий фактор, делают работу склада предсказуемой.
Почему компаниям важно измерять эффективность
Когда решения базируются на фактах, а не на предположениях, управление эффективно. KPI для склада помогают сделать все операции прозрачными, сравнивать результаты за разные периоды, оперативно реагировать на изменения.
Сотрудники сразу видят свои задачи, а руководители — куда и как направить силы и ресурсы. По KPI понятно, сколько времени уходит на каждый этап работы, как распоряжаются складскими метрами, когда простаивает техника.
Уже через пару недель отслеживания KPI большинство компаний отмечают реальные перемены. Становится меньше простоев, больше порядка в задачах.
Ключевые KPI для управления складом
Нельзя судить о работе склада по одному показателю — нужна система метрик. Основные показатели:
Оперативность обработки заказов. Показывает, сколько времени проходит от поступления заявки до её готовности к отгрузке.
Точность комплектации. Отражает долю заказов, собранных без ошибок.
Коэффициент заполнения площадей. Оценивает, какой процент складских метров реально занят товарами.
Среднее время на операцию. Измеряет продолжительность ключевых действий: приёмки, перемещения, упаковки.
Производительность сотрудников. Сравнивает фактический объём работы персонала с запланированными нормами.
Как улучшить KPI складской логистики?
Незаметные сбои в работе склада нередко становятся серьёзными «пожирателями» бюджета:
- неверная комплектация – заказ собирают не с первого раза;
• опоздания с отправкой – груз уходит позже запланированного срока;
• недостаток информации – клиент не знает о статусе покупки.
Каждая из этих ошибок увеличивает затраты. Когда сотрудник возвращается на склад, чтобы собрать недостающий товар, он теряет время, которое мог бы потратить на другие заказы. В итоге сбор одного заказа растягивается вдвое, а за смену вместо 10 он оформляет лишь 7–8 заказов.
Оптимальное решение – ввести отдельного «фронтлайн-менеджера» из клиентского сервиса. Этот специалист в онлайн-режиме отслеживает ситуацию на складе, мгновенно уточняет статус заказа, даёт информацию покупателю. Такая роль устраняет «разрыв» между клиентом и логистикой, снижает число ошибок, ускоряет процесс.
Коэффициент использования площади склада
Многие предприятия решают размер склада «на глазок». Не привязывают его к прогнозам продаж. Из-за этого часто арендуют лишние метры, платят больше, либо страдают от нехватки места в высокий сезон.
Как определить коэффициент использования площади склада:
— составьте прогноз продаж на 12 месяцев;
— вычислите средний остаток товара на складах за этот период;
— добавьте запас площади для комплектации, отгрузки и манёвров техники;
— разделите итоговый объём хранимого груза (в кубометрах) на площадь склада (в кв. м).
Полученное число (м³/м²) – тот самый базовый KPI.
Зачем это нужно? При аренде обычно ориентируются на метры пола, хотя товары располагаются в трёх измерениях — на стеллажах и поддонах. Учитывая высоту склада, можно значительно увеличить ёмкость без расширения площади.
Формула расчёта:
Объём товаров в м³ ÷ площадь помещения в м² = коэффициент загрузки в м³/м²
Пример:
Площадь склада — 500 м², в нём хранится груз объёмом 1 200 м³ (включая высоту штабелей).
1 200 м³ ÷ 500 м² = 2,4 м³/м²
Если потолки в вашем складе 6 м высотой, теоретически можно увеличить загрузку примерно в 2,5 раза.
Оптимизация склада: с чего начать
Всё начинается с объективного сбора и анализа цифр.
- Проведите ревизию текущих параметров
Соберите любые доступные данные о работе склада, например:
• число заказов за смену;
• среднее время от приёма заявки до отправки;
• доля ошибок при комплектации;
• количество возвратов из-за брака или неправильного подбора товара;
• число пересборок (повторных сборок) заказов;
• объём списанного товарного запаса;
• частота простоев сотрудников и техники;
• средняя продолжительность простоев (в том числе из-за ремонтов).
Даже если эти показатели фиксируются вручную — это ваш отправной пункт. - Сопоставьте результаты с отраслевыми эталонами
Сравните свои показатели с общепринятыми KPI для складской логистики в вашем сегменте рынка:
• производительность сборщика – 80–100 заказов за смену;
• время упаковки одного заказа – не более 80 секунд;
• уровень отгрузки с первого раза – 98 % и выше;
• потери (дефекты, брак) – до 0,5–1 % от товарооборота.
Если ваши метрики ниже, это не «штатная ситуация», а «дыра» в бюджете. - Выделите ключевые точки роста
Не пытайтесь охватить всё сразу — выберите 2–3 критичных направления, где потери или неэффективность наиболее заметны. Например:
• частые пересборки → улучшите точность при комплектации;
• высокие списания → ужесточите контроль остатков и инвентаризацию;
• простои оборудования → оптимизируйте маршруты техники и пересмотрите регламент работ.
4. Двигайтесь пошагово: одно изменение — одна метрика — одна оптимизация.
