Хаос в учёте расходников “съедает” прибыль вашего отеля: как устранить?
Представьте: вечером гость просит у портье дополнительный набор гигиенических средств. Через 10 минут выясняется, что на этаже его нет, кладовая на цокольном этаже тоже пуста. На поиски уходит полчаса, гость недоволен, а новая партия шампуней, заказанная неделю назад, “затерялась” на основном складе. Эта ситуация – лишь видимая часть айсберга. Реальная проблема в том, что без чёткого учёта инвентаря в отеле вы ежедневно теряете деньги, даже не понимая, где и как именно.
Частые проблемы отелей
Потери расходников – это не всегда воровство. Чаще это хаотичное движение товаров: коробки с гелями для душа “оседают” в случайных подсобках, постельное бельё из одного номера перемещают в другой без фиксации, а новые полотенца списывают раньше времени. В результате, финансовый директор видит растущие затраты, руководитель службы размещения – постоянные авралы, а владелец – падающую рентабельность.
Всё это симптомы одной болезни: отсутствия прозрачного контроля расхода средств размещения. Оно создаёт цепочку взаимосвязанных проблем.
Потеря запасов. Товар поступает на главный склад, его принимают, а дальше он исчезает из поля зрения. Кто, когда, сколько взял со склада для пополнения этажных кладовых? Какие позиции и в какие номера были выданы? Часто ответы на эти вопросы хранятся только в памяти сотрудников.
Пересортица и неучтённые остатки. В кладовой на 3-м этаже может лежать три лишних упаковки саше с кофе, а на 5-м этаже их остро не хватает. Без общей цифровой картины перемещать излишки некому и незачем.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Простои горничных. Если в кладовой на этаже нет нужной позиции, горничная тратит время на поиски, отлучается с этажа, что напрямую влияет на скорость подготовки номеров к заезду и впечатление гостя.
Нерациональные закупки и сложность списания. Отдел закупок, не видя реальных остатков по всем точкам хранения, действует либо наугад, либо по заявкам, которые уже отражают кризисный дефицит. Списание же превращается в формальность, так как невозможно доказать фактический расход.
Что такое система учёта перемещений на складе?
Это регламентированный цифровой процесс, который делает движение любой единицы инвентаря видимым и подотчётным. Это не просто журнал, а живой механизм.
Базовый процесс выглядит так:
- Формирование заявки. Старшая горничная или менеджер этажа через мобильное приложение или веб-интерфейс создаёт заявку на пополнение своей кладовой, видя при этом остатки на главном складе.
- Выполнение, фиксация. Кладовщик получает задание на своё устройство. Он собирает заказ, сканирует штрихкоды с каждой позиции. Система автоматически списывает эти товары с основного склада.
- Приёмка на месте. Получатель на этаже сканирует те же штрихкоды, подтверждая, что товары получены в полном объёме. Система автоматически оприходует их в остатках этажной кладовой.
- Списание в расход. При пополнении номера горничная сканирует штрихкод с карточки номера и штрихкоды взятых расходников. Система фиксирует, что конкретно, когда, в какой номер было передано.
Каждое действие логируется с привязкой к сотруднику, времени и месту. Хаос превращается в упорядоченный, контролируемый поток данных.
Преимущества
Внедрение такой системы – это стратегическое решение, которое даёт немедленные и долгосрочные выгоды.
Снижение затрат на закупки. Прозрачный расход позволяет точно рассчитывать потребности. Исчезают панические закупки, замораживание средств в излишних запасах. Практика показывает, что это может сократить траты на расходные материалы на 15-25%.
Повышение ответственности персонала. Когда каждый шаг фиксируется, формируется новая культура работы с имуществом. Снижаются бесконтрольные потери, персонал начинает относиться к ресурсам как к части бюджета отеля.
Бесперебойность сервиса. Руководитель службы размещения в реальном времени видит остатки во всех кладовых. Дефицит можно предупредить, отправив внутреннее перемещение до того, как горничная столкнётся с пустой полкой. Это прямой путь к повышению гостевой удовлетворённости.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Мощная аналитическая база. Система накапливает данные для анализа: сезонность расхода отдельных позиций, средний расход на номер, эффективность работы кладовщиков. Эти отчёты становятся основой для точного бюджетирования и оптимизации процессов.
Как это работает? Один день из жизни отеля с прозрачным учётом
Рассмотрим типичный сценарий. В отеле действует правило: в кладовой каждого этажа должен быть недельный запас основных гигиенических наборов.
Утром система автоматически формирует отчёт об остатках. На 6-м этаже запас гелей для душа ниже установленного минимума – старшая горничная получает уведомление в приложении. Она не тратит время на обход, так как данные перед ней, и быстро создаёт заявку на 20 наборов.
Кладовщик на своём смартфоне видит новое задание. Он идёт к стеллажу, сканирует QR-код зоны хранения косметики, затем штрихкоды с каждой из 20 коробок. Товары “перемещаются” в системе с основного склада “в путь”.
Горничная на 6-м этаже встречает кладовщика, сканирует штрихкод на пачке наборов. Остатки в её кладовой автоматически обновляются. Вечером, занося в номер дополнительный набор для гостя, она сканирует штрихкод номера и штрихкод на наборе. Система фиксирует выдачу. Весь цикл занял считанные минуты, был полностью прозрачным.
Технические решения
Существует несколько уровней автоматизации этого процесса.
Самая простая, но крайне ограниченная форма – ведение таблиц Excel. Это лучше, чем ничего, но требует ручного ввода, подвержено ошибкам, не даёт оперативности, с трудом масштабируется.
Специализированные WMS (Warehouse Management System) для складов – мощное, но часто избыточное и дорогое решение для среднего отеля, требующее отдельного оборудования (ТСД), сложного внедрения, долгого обучения персонала.
Оптимальным решением для многих компаний являются облачные мобильные платформы. Ключевые преимущества для гостиничного бизнеса:
- Мобильность и доступность. Приложение работает на обычных смартфонах или планшетах сотрудников, превращая их в терминалы сбора данных. Не нужно закупать дорогое оборудование.
- Простота внедрения. Система настраивается под структуру отеля: главный склад, этажные кладовые, номера. Все помещения маркируются QR-кодами для простой навигации и привязки операций.
- Интеграция в процессы. Программа позволяет фиксировать перемещения, проводить инвентаризации, настраивать автоматическое пополнение запасов. Когда остаток любой позиции в любой кладовой достигает порогового значения, ответственный сотрудник получает уведомление – это исключает простои.
- Фокус на контроле и мотивации. Система предоставляет полную историю действий каждого сотрудника, что повышает дисциплину. Также в неё могут быть внедрены элементы геймификации для дополнительного стимулирования работы.
С чего начать?
Главный принцип успешного старта – не пытаться оцифровать всё и сразу. Это демотивирует команду.
Шаг 1. Выберите пилотную зону. Начните с 1-2 этажей или с одной категории товаров (Например, косметика для гостей или постельное бельё).
Шаг 2. Подготовьте базу. Внесите в систему номенклатуру, создайте места хранения (склады, кладовые), назначьте ответственных. Разместите QR-коды на дверях кладовых и в других ключевых точках.
Шаг 3. Обучите ключевых сотрудников. Проведите короткий инструктаж для завхоза, старших горничных, кладовщиков. Сделайте акцент на том, как система облегчит их ежедневную работу.
Шаг 4. Запустите и отладьте процесс. Начните работать в параллельном режиме. Проанализируйте первые сложности, скорректируйте настройки.
Шаг 5. Масштабируйте. После успешного запуска в пилотной зоне подключите остальные этажи и категории товаров.
Прогнозы на 2026 год
Тренды ближайшего будущего делают строгий учёт операционной необходимостью, а не опцией. Во-первых, растущая стоимость логистики и самих расходных материалов будет сильнее бить по карману отелей с неэффективным управлением запасами. Во-вторых, гости всё более чувствительны к качеству и бесперебойности сервиса. Прозрачный учёт – это гарантия, что стандарт обслуживания будет соблюдён при любых обстоятельствах.
Мы уверены, что разрыв в операционной эффективности между отелями с цифровым учётом ресурсов и теми, кто полагается на бумажные журналы, станет критически явным. Первые будут иметь точные данные для снижения издержек и гибкого управления, вторые – продолжат терять прибыль в “слепой зоне” своих подсобных помещений. Учёт инвентаря станет таким же конкурентным преимуществом, как удачное расположение или современный ремонт.
Резюмируем
Внедрение системы учёта перемещения расходников – это не бюрократическая нагрузка, а переход от культуры реактивных затрат (“Опять закончилось – срочно закупаем!”) к культуре проактивных инвестиций в контроль и эффективность. Это инструмент, который превращает хаотичные траты в управляемые статьи расходов, а операционные проблемы – в данные для анализа и улучшений.
Вы инвестируете не в софт, а в прозрачность, предсказуемость и, в конечном счёте, в устойчивую прибыльность вашего отельного бизнеса. Порядок в кладовых – это порядок в финансовых отчётах.
Ваш помощник в учёте расходников
Складолог – сервис для контроля запасов, проведения основных складских операций, взаимодействия с контрагентами. Его преимущества для решения задач отеля:
- Мобильность и экономия. Приложение превращает любой смартфон в терминал сбора данных (ТСД) со встроенным сканером штрихкодов. Сотрудники могут мгновенно выполнять приёмку, перемещение, списание, инвентаризацию.
- Прозрачный контроль перемещений. Система позволяет легко маркировать все помещения отеля (главный склад, этажные кладовые, номера) QR-кодами. Каждое действие по перемещению расходников (например, от склада на этаж или в номер гостю) фиксируется сканированием кодов и привязывается к сотруднику. Это полностью решает проблему “исчезновения” товаров и хаотичных перемещений.
- Автоматизация для бесперебойности сервиса. Можно настроить контроль остатков, получать уведомления, когда запас конкретной позиции в любой кладовой опускается ниже минимума. Это помогает предотвратить дефицит до того, как он отразится на гостях. Также система поддерживает функцию автозаказа у поставщиков.
- Фокус на мотивации и аналитике. Складолог предоставляет полную историю действий каждого сотрудника, что повышает ответственность. В систему встроена балльная система для построения собственной системы поощрений. Аналитические отчёты дают детальную картину по остаткам, перемещениям, списаниям.
Источники статьи
- TL.market: “Бюджет в отеле: как управлять финансами и проводить инвентаризацию”.
- Usali.ru: “Инвентаризация имущества гостиницы”.
- Noboring-finance.ru: “Гостиницы и отели: специфика управленческого учёта”.
