Как внедрить учёт расходников в отеле без сопротивления персонала?
Вы замечали, что расходы на шампуни, салфетки, перчатки, кофе таинственным образом превышают плановые показатели? Горничные жалуются на нехватку средств для уборки, а администраторы сокрушаются о пустых полках в кладовых. Традиционное решение – жёсткий контроль и подозрительность – порождает лишь тихий саботаж и недовольство. Но есть другой путь: превратить систему учёта из карательного инструмента в помощника для вашей команды.
Учёт расходников – не полицейская мера. Это способ сделать работу персонала предсказуемой, а сервис для гостей – безупречным. Внедрить его можно мягко, если начать вовлекать сотрудников в процесс изменений.
Шаг 1. Анализ и подготовка. Диагностика текущих процессов, “болевых точек” персонала
Не начинайте с выбора программы – начните с аудита реальных рабочих ситуаций. Ваша цель – понять, как расходники движутся по отелю сегодня, и какие проблемы это создаёт для сотрудников.
- Проведите короткие интервью с ключевыми сотрудниками: старшей горничной, кладовщиком, администратором. Спросите не “Почему вы тратите так много?”, а “Что мешает вам всегда иметь под рукой нужное средство?”.
- Одновременно проведите выборочную инвентаризацию. Не полномасштабную, а быструю проверку остатков в нескольких кладовых и тележках горничных. Скорее всего, вы обнаружите дисбаланс: где-то образовался запас на месяц, а где-то – пустота. Этот наглядный результат станет отправной точкой для разговора с командой о необходимости перемен.
Практический совет: сфотографируйте хаотичные склады и переполненные тележки. Эти изображения – не доказательство вины, а иллюстрация общей проблемы, которая усложняет жизнь всему коллективу.
Шаг 2. Выбор инструмента. Простота – залог принятия
Сейчас не время для внедрения сложных ERP-систем. Вам нужен инструмент для простого учёта, который решает конкретную задачу: видеть остатки и управлять заявками.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Критерии выбора:
- Доступность с мобильного телефона. Большинство операций (списание, заявка) происходят не в кабинете, а в подсобке или на этаже.
- Интуитивный интерфейс. Обучение должно занимать всего несколько дней, а лучше – часов.
- Возможность сканирования штрихкодов. Это ускоряет процесс в разы по сравнению с ручным вводом.
- Простое формирование заявок на пополнение. Идеально, если заявка из приложения сразу уходит поставщику или в отдел закупок.
Хорошим решением может стать облачное приложение, годовая подписка на которое сопоставима со стоимостью одной ночи в отеле. Покажите команде, что вы ищете не “большого брата”, а удобный цифровой блокнот, который избавит их от бумажных списков и беготни.
Шаг 3. Общение вместо приказа. Как презентовать идею и услышать команду
Это самый важный этап. От него зависит 80% успеха. Соберите сотрудников, которые будут работать с системой, и проведите встречу-обсуждение.
Говорите на их языке. Начните не с выгод отеля, а с проблем сотрудников. Покажите те самые фото и скажите: “Мы видим, что текущая система доставки расходников создаёт для вас неудобства. Мы ищем решение, которое обеспечит вас всем необходимым и избавит от лишней беготни”.
Представьте инструмент как помощника. Демонстрация должна быть быстрой: “Смотрите, одним сканированием вы фиксируете, что взяли пачку кофе. Когда остаток станет низким, система сама предложит подать заявку. Всё. Больше не нужно ничего записывать и бегать с листочками”.
Выслушайте и признайте возражения. Первая реакция может быть негативной: “Это лишняя работа, техника не работает, мы не хотим, чтобы за нами следили”. Не спорьте. Задайте уточняющий вопрос: “Как вы думаете, что поможет сделать этот процесс быстрым?”. Часто за возражением “это лишняя работа” скрывается страх перед неизвестным.
Сформируйте пилотную группу из добровольцев. Найдите в коллективе тех, кто открыт новому, – возможно, это будут молодые сотрудники или, наоборот, опытные, но уставшие от хаоса. Именно они станут проводниками изменений и внутренними экспертами.
Шаг 4. Пилотный запуск. Тестирование на одной зоне
Не внедряйте систему сразу во всём отеле. Выберите один этаж, один блок номеров или даже только служебные помещения для уборки. Раздайте мобильные устройства или установите приложение на смартфоны членов пилотной группы.
На 2-4 недели эта зона становится полигоном. Ваша задача на этом этапе – не поймать кого-то на ошибке, а отладить процесс. Собирайте обратную связь каждые несколько дней: что неудобно, что тормозит, какие кнопки непонятны.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Этот подход снижает риски, позволяет команде освоиться с нововведением в безопасной среде, без тотального контроля. Успех в одной зоне создаст позитивный пример для остальных.
Шаг 5. Обучение и поддержка. Не оставляйте команду один на один с системой
Даже самой простой системе нужно обучение. Но оно должно быть практическим и коротким.
Создайте визуальные инструкции (чек-листы). Не текстовая памятка, а серия скриншотов с пояснениями: “Шаг 1. Откройте приложение. Шаг 2: Наведите камеру на код. Шаг 3: Нажмите “Подтвердить”. Разместите их в зоне выдачи расходников.
Назначьте “послов системы” из пилотной группы. Это те самые внутренние эксперты, к которым коллеги могут обратиться за помощью без страха получить выговор. Их роль нужно публично признать и поощрить.
Первые недели работайте в режиме “двойного учёта”. Пусть сотрудники ведут учёт в системе, но параллельно сохраняют привычные бумажные листки. Это снимает стресс: если что-то пойдёт не так, работа не встанет. Как только команда почувствует уверенность, бумажный дубликат можно будет убрать.
Шаг 6. Мотивация, а не наказание. Стимулируйте экономию и предложения
Здесь кроется главный секрет внедрения без сопротивления. Система не должна ассоциироваться только с контролем. Свяжите её с позитивными стимулами.
Материальная мотивация. Внедрите прозрачный бонус. Например, если команде этажа в течение квартала удаётся уложиться в запланированный бюджет на расходники без ущерба для качества, она получает премиальный фонд на общее мероприятие или небольшие индивидуальные бонусы. Важно, чтобы экономия была коллективной – это сплачивает и поощряет взаимный контроль.
Нематериальная мотивация – мощнее денег:
- Признание. Публично благодарите на планёрках команды, которые лучше всего ведут учёт.
- Участие в улучшениях. Введите правило: лучшая идея по оптимизации расходов (например, предложение об экологичной замене одноразового предмета), внесённая сотрудником, реализуется, а её автор получает статус “Эксперт по эффективности”.
- Карьерный рост. Навык работы с цифровыми системами учёта можно сделать одним из критериев для повышения до супервайзера или старшей горничной.
Как это работает на практике?
Пример 1. Небольшой городской отель (40 номеров).
Проблема: постоянные авральные закупки туалетной бумаги и мини-косметики. Горничные забирали расходники про запас “в стол”, создавая дефицит. Бухгалтерия фиксировала перерасход 25%.
Решение: управляющая провела собрание, где признала проблему логистики. Вместе с двумя добровольцами-горничными протестировала мобильное приложение для учёта на двух этажах. Внедрили правило: при сканировании последней пачки в приложение автоматически формируется заявка кладовщику.
Результат: через три месяца авральные закупки прекратились. Перерасход снизился до 5%. Горничные отметили, что им больше не нужно “воевать” за салфетки. Сэкономленные средства частично направлены в премиальный фонд службы размещения.
Пример 2. СПА-отель с высокой стоимостью расходников.
Проблема: дорогая профессиональная косметика для процедур и фирменные средства в номерах часто пропадали. Подозрения падали на персонал, моральный климат ухудшался.
Решение: руководство отказалось от идеи ужесточения контроля. Вместо этого в каждом процедурном кабинете и в кладовой установили планшеты с простым интерфейсом учёта. Каждому флакону присвоили QR-код. Персонал обучили принципу “отсканировал – использовал – отчитался”. Акцент сделали на том, что система помогает защитить их от необоснованных обвинений.
Результат: учёт стал занимать не более 5 минут в день. Пропажи сократились в 4 раза. Персонал, видя точный учёт, стал бережнее относиться к материалам. Администратор теперь точно знает, когда делать дозаказ, не допуская прерывания оказания услуг.
Пример 3. Семейный курортный отель.
Проблема: хаотичный расход средств для уборки бассейна и общественных зон, частая поломка дорогостоящего клинингового оборудования из-за использования неподходящей химии.
Решение: внедрили систему, где для каждого типа поверхности (мрамор, дерево, плитка) был создан свой “цифровой набор” расходников с инструкцией. Техперсонал сканирует QR-код на тележке и видит, что именно, в каком количестве нужно взять для конкретной зоны.
Результат: снизился расход химии на 15%. Увеличился срок службы оборудования. Новым сотрудникам стало проще вводиться в должность благодаря чётким цифровым чек-листам.
Подведём итог
Внедрение учёта расходников в отеле – это, в первую очередь, проект по изменению культуры работы, а не по установке софта. Его конечная цель – не тотальный контроль, а создание системы, в которой персоналу легко работать ответственно.
Выигрывают все:
- Отель получает прогнозируемые затраты, снижение потерь, избегает ситуаций, когда из-за отсутствия мелочи страдает репутация.
- Персонал избавляется от хаоса, получает чёткие алгоритмы, инструменты, которые упрощают ежедневные задачи, а также возможность быть услышанным и материально поощрённым.
- Гости получают стабильно высокий уровень сервиса, где в номере всегда есть всё необходимое.
Начните с первого шага – не с приказа, а с диалога. Спросите свою команду, с какими трудностями они сталкиваются каждый день. И вместе начните строить систему, которая работает для них, а не против них.
Ваш личный помощник в отеле
Складолог – это облачная система складского учёта, ключевая идея которой – превратить любой смартфон сотрудника в полноценный терминал сбора данных (ТСД) без покупки дополнительного оборудования.
Основные возможности для гостиничного бизнеса:
Мобильный учёт. Все складские операции (приёмка, перемещение, списание, инвентаризация) выполняются прямо в приложении на телефоне через сканирование штрихкодов или QR-кодов. Это упрощает работу горничных и кладовщиков прямо на месте.
Автоматизация заказов. Система отслеживает остатки, может автоматически уведомлять сотрудника или формировать заказ поставщику, когда запас шампуней, кофе или средств для уборки подходит к концу, предотвращая ситуации с пустыми полками.
Понятная аналитика. Руководитель получает полную картину в режиме реального времени: отчёты по остаткам, движению товаров, действиям персонала, что помогает планировать бюджет, выявлять неучтённые потери.
Геймификация для мотивации. В систему встроена балльная система, которая позволяет автоматически оценивать продуктивность сотрудников (например, за скорость и точность выполнения операций). Это даёт основу для построения прозрачной системы поощрений.
Быстрое внедрение. Запуск системы за 2-4 часа. Для начала работы доступен 14-дневный бесплатный пробный период, что позволяет протестировать сервис без финансовых рисков.
Источники статьи
- Hotel Academy: “Основные кейсы управленческого учёта и учёта затрат в отеле”.
- ProHotel: “Безопасность данных и инвентаризация: порядок в гостиничном бизнесе без серьёзных инвестиций”.
- Intalev: “Мотивация персонала в проектах автоматизации”.
