Гости даже не заметят: как провести инвентаризацию в отеле без стресса и остановки работы?
Представьте, что вы каждый месяц теряете доход от нескольких номеров, потому что проводите полную инвентаризацию. Гости сталкиваются с неудобствами, а сотрудники неделями заняты рутинным пересчётом. Эта ситуация знакома многим отелям, но сегодня проверка активов – это не про остановку деятельности, а про её оптимизацию. Современный подход превращает инвентаризацию из головной боли в инструмент роста качества сервиса и прибыли. Как этого добиться? Разберём по шагам.
Типы инвентаризации
Выбор формата проверки определяет её масштаб, длительность, влияние на рабочие процессы отеля. Правильный тип помогает получить нужные данные с минимальным вмешательством в операционную деятельность.
Полная
Полная инвентаризация охватывает всё имущество и финансы отеля. Она обязательна перед составлением годовой отчётности и в других законодательно установленных случаях, например, при реорганизации или продаже бизнеса. Это ресурсоёмкий процесс, который традиционно требует много времени и сил.
Частичная
Частичная (выборочная) инвентаризация – это точечная проверка. Она может затрагивать конкретный участок (например, только номерной фонд), определённую категорию ценностей (постельное бельё, техника) или место (склад, ресторан). Такой формат идеально подходит для регулярного контроля без масштабного вовлечения персонала. Например, можно проверить комплектацию номеров после выезда группы гостей или наличие посуды в ресторане в конце недели.
Циклическая
Это стратегия, при которой разные зоны отеля проверяются по отдельности, согласно заранее составленному графику. Пока в одном блоке идёт инвентаризация, остальные работают в обычном режиме. Например, в понедельник проверяют номера на первом этаже, во вторник – на втором, в среду – ресторанную посуду и так далее.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Такой подход полностью исключает необходимость в полной остановке работы отеля. Он позволяет равномерно распределить нагрузку на персонал и проводить инвентаризацию практически непрерывно, поддерживая постоянную актуальность данных об имуществе.
Подготовка к инвентаризации – 80% успеха
На этом этапе закладывается основа для быстрого и точного процесса.
Формирование инвентаризационной комиссии
Приказ о начале инвентаризации издаёт руководитель. В комиссию включают представителей администрации, бухгалтерии, сотрудников отделов. Ключевое правило: материально ответственные лица (МОЛ) за проверяемые зоны не должны входить в состав комиссии для обеспечения объективности. Для крупных отелей могут создаваться несколько рабочих групп под руководством центральной комиссии.
Проверка документов и методов
До начала пересчёта необходимо получить от МОЛ последние приходные и расходные документы, их расписки о том, что всё имущество оприходовано или списано. Также на этом этапе утверждается метод проверки: будет ли это сплошной пересчёт, выборочная проверка или, например, сверка по данным автоматизированной системы.
Подготовка форм документов
Заранее подготавливаются все необходимые бланки для фиксации результатов. Это могут быть инвентаризационные описи (формы ИНВ-1, ИНВ-3), сличительные ведомости (ИНВ-18, ИНВ-19), др. При использовании ПО для автоматизации этот этап сводится к настройке цифровых чек-листов и отчётов в системе.
Инструктаж участников
Все члены комиссии и привлечённые сотрудники должны чётко понимать свои задачи, зоны ответственности, правила заполнения документов. Краткий инструктаж предотвратит массу ошибок на основном этапе.
Установление сроков проведения
Сроки утверждаются приказом. Для частичной или циклической инвентаризации важно выбрать время, когда взаимодействие с гостями минимально или отсутствует. Например, проверку номеров логично проводить в интервалах между заселениями, а инвентаризацию ресторана – в утренние часы перед открытием.
Проведение инвентаризации
Это основной этап, где подготовленные планы воплощаются в жизнь. Его можно провести гладко и быстро, если следовать чёткому, проверенному алгоритму.
Назначение ответственных, согласование формата
За каждой зоной (номера, лобби, ресторан, склад) закрепляется отдельный сотрудник или небольшая группа из комиссии. Для них составляется понятный чек-лист действий. Также окончательно согласовывается формат: будет ли проверка в определённой зоне проводиться с временным прекращением доступа (например, в кладовой) или параллельно с работой (например, в зоне ресепшн).
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Подготовка и остановка движения по зоне
Перед началом пересчёта в изолируемой зоне (например, на складе белья) необходимо завершить все текущие операции: приёмку, выдачу, перемещения. Если полная остановка невозможна, то все новые операции в этой зоне фиксируются в отдельной описи. Это гарантирует, что “подвижный” учёт не повлияет на точность фиксации остатков.
Пересчёт товаров, сверка с учётными данными
Комиссия в присутствии МОЛ проверяет фактическое наличие ценностей. Данные заносятся в описи или непосредственно в мобильное приложение при автоматизированном учёте. Важный нюанс для отелей – проверка не только наличия, но и состояния имущества (мебели, техники, текстиля), что позволяет планировать ремонты и списание.
Подписание документов, корректировка системы
Все описи подписываются членами комиссии и материально ответственными лицами. Затем данные сверяются с учётными данными в бухгалтерии или ERP-системе. Выявленные расхождения фиксируются, анализируются, на их основе вносятся корректировки в учётные системы, оприходуются излишки или списываются недостачи.
Автоматизация процесса инвентаризации
Ручной пересчёт – главный враг оперативности и точности. Автоматизация сокращает время проверки на 65% и более, минимизирует человеческие ошибки.
Оборудование
Основной инструмент – терминалы сбора данных (ТСД) или обычные смартфоны/планшеты со специальным ПО. ТСД отличаются прочным корпусом, защищённым от пыли и влаги, длительной работой батареи, встроенным высокоточным сканером штрих- или QR-кодов. Для отеля, где не требуется работа в суровых складских условиях, часто достаточно планшетов со скачиваемым приложением.
Программное обеспечение
Специализированные облачные сервисы позволяют:
- Создать цифровую базу всех активов отеля с привязкой к локациям.
- Сгенерировать и распечатать уникальные QR-коды для каждого предмета.
- Проводить инвентаризацию простым сканированием кодов мобильным устройством.
- Мгновенно видеть расхождения, формировать отчёты.
Готовое решение с минимумом вложений и внедрением за 2-4 часа
Сервис Складолог позволяет автоматизировать учёт запасов в отеле без сложного оборудования: для запуска достаточно установить мобильное приложение на обычный смартфон или планшет. Ключевое преимущество – возможность проводить инвентаризацию, контролировать перемещения белья, косметики, техники по номерам и складам без остановки работы, просто сканируя QR-коды. Загрузка данных и настройка функций занимают всего несколько часов, а для теста программы предусмотрен 14-дневный бесплатный период.
Организуйте циклические и выборочные проверки, настраивайте автоматический контроль остатков, уведомления о пополнении запасов для предотвращения дефицита расходников, интеграцию с популярными системами (1С, МойСклад) для обеспечения актуальности данных.
Особенности инвентаризации в различных сферах
Хотя принципы учёта едины, нюансы в разных отраслях существенны.
На складе
Ключевой объект – товарные остатки (косметика, продукция мини-бара, сувениры, хозяйственные запасы). Процесс часто можно проводить без остановки, используя метод циклических проверок ячеек или используя WMS-систему, которая сама формирует задания на пересчёт определённых позиций. Акцент делается на точном количественном учёте.
В номерах, общественных пространствах
Фокус смещается с количества на качество, комплектацию и локацию. Основная сложность – огромное количество постоянно перемещаемых предметов от постельного белья, мелкой мебели до халата и дизайнерской ручки в номере. Именно эти предметы чаще всего теряются, приходят в негодность или становятся объектом хищения. Поэтому инвентаризация в отеле – это, прежде всего, контроль за движением этих ценностей между номерами, прачечной, складом и обеспечение их немедленного учёта при выезде гостя.
Чек-лист для успешной инвентаризации без остановки работы
- Внедрите циклический график. Разбейте имущество на группы, проверяйте их по очереди, а не все сразу.
- Автоматизируйте учёт. Используйте QR-коды и мобильные приложения для мгновенной фиксации наличия предметов в номере после уборки.
- Проводите выборочные внеплановые проверки. Это дисциплинирует персонал, предотвращает крупные недостачи.
- Закрепите зоны ответственности. Чёткое разграничение, кто за что отвечает (номерной фонд, ресторан, склад), ускоряет процесс и повышает его качество.
- Интегрируйте данные. Убедитесь, что система учёта имущества обменивается данными с бухгалтерскими программами, чтобы избежать двойного ввода.
Резюмируем
Инвентаризация без остановки работы – это не миф, а необходимость для современного отеля, который ценит свою репутацию и операционную эффективность. Главный вывод: перестаньте воспринимать этот процесс, как досадную процедуру “раз в год”. Превратите его в непрерывную, встроенную в рабочие процессы практику контроля. Начните с малого: автоматизируйте учёт самого проблемного актива (например, постельного белья или техники в номерах). Оцените эффект в виде сокращения потерь и времени, а затем масштабируйте подход на другие зоны. Это инвестиция, которая окупается сохранённым имуществом, временем персонала и спокойствием гостей, которые даже не заметят, что в отеле идёт серьёзная проверка.
Источники статьи
- QR-Inventory: “Проведение инвентаризации в гостинице”.
- TeamDo: “Кейс: инвентаризация в отеле All Inn”.
- Tu-Don: “Инвентаризация без остановки работы склада”.
- ProfSostav: “Инвентаризация гостиницы”.
