Как подготовиться к инвентаризации: чек-лист для бизнеса
Инвентаризация — это процедура проверки фактического наличия имущества и товаров с последующей сверкой с учетными данными. Для бизнеса она выполняет сразу несколько функций: подтверждает корректность учета, помогает выявить ошибки в процессах, снижает риски потерь и формирует достоверную базу данных для управленческих и бухгалтерских решений.
Согласно требованиям российского законодательства и стандартов бухгалтерского учета, инвентаризация обязательна перед составлением годовой отчетности, при смене материально ответственных лиц и в ряде других случаев.
Источник: «Мое дело», Инвентаризация в 2025 году — https://www.moedelo.org/club/article-knowledge/inventarizaciya-2025
Практика показывает, что компании, которые подготавливаются к инвентаризации заранее и используют чек-лист, сокращают время проведения проверки и количество расхождений в данных.
Кому необходимо проводить инвентаризацию
Инвентаризация необходима всем организациям и индивидуальным предпринимателям, в деятельности которых используются товарные запасы, складские остатки, сырье, материалы, готовая продукция или иные материальные ценности. Фактически речь идет о любом бизнесе, где есть физические активы, движение которых должно отражаться в учете.
В первую очередь инвентаризация обязательна для:
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
- розничных и оптовых магазинов;
- складских и логистических компаний;
- производственных предприятий;
- торговых организаций с распределенной сетью складов;
- компаний, работающих с материально ответственными лицами;
- бизнесов с высокой оборачиваемостью товаров или дорогостоящими позициями.
Однако значение инвентаризации не ограничивается формальным соблюдением требований. На практике она является ключевым инструментом контроля качества учета и управления запасами. Именно в ходе инвентаризации выявляются ошибки, которые невозможно заметить в ежедневной операционной работе: пересортица, незакрытые документы, некорректные перемещения, накопленные расхождения и скрытые недостачи.
Более 60 % ошибок в учете товаров обнаруживаются именно во время инвентаризации, а не в процессе текущей работы. Это подчеркивает ее роль не как разовой формальности, а как диагностического инструмента, позволяющего оценить реальное состояние учетных процессов.
Особенно важна инвентаризация для бизнеса, который:
- активно растет и масштабируется;
- внедряет или меняет учетные системы;
- сталкивается с регулярными расхождениями остатков;
- работает с несколькими складами или торговыми точками;
- готовится к проверкам, аудиту или смене материально ответственных лиц.
Регулярная проверка остатков позволяет поддерживать актуальные и достоверные данные в системе учета, корректно формировать финансовую отчетность и своевременно выявлять отклонения. Без инвентаризации управленческие решения начинают опираться на искаженные данные, что приводит к ошибкам в планировании закупок, продаж и оценке реальных финансовых результатов бизнеса.
Виды инвентаризации
Плановая инвентаризация
Плановая инвентаризация проводится по заранее утвержденному графику. Чаще всего — один раз в год перед отчетностью или поквартально для складов и магазинов с высокой оборачиваемостью товара. Такой формат позволяет спокойно подготовить документы, сформировать комиссию и минимизировать влияние проверки на операционную работу.
Внеплановая инвентаризация
Внеплановая инвентаризация проводится при возникновении нестандартных ситуаций: смене материально ответственного лица, выявлении недостач, реорганизации бизнеса или при подозрении на ошибки учета. В этом случае подготовка проводится в сжатые сроки, а контроль за процессом усиливается.
Когда проводить инвентаризацию
Оптимальное время для инвентаризации — период минимального движения товара. Для розницы это часто ночное время или закрытые смены, для складов — периоды между пиковыми отгрузками.
Согласно рекомендациям бухгалтерских сервисов, проведение инвентаризации в период высокой операционной нагрузки увеличивает вероятность ошибок на 20–30 %.
Источник: «Клерк», Инвентаризация: практика и ошибки — https://www.klerk.ru/blogs/scloud/669123/
Как подготовиться к инвентаризации
Подготовка к инвентаризации — критически важный этап, от которого напрямую зависит точность результатов, скорость проведения проверки и объем последующих разбирательств. Именно на этапе подготовки формируется рабочий чек-лист для бизнеса и закладывается основа того, будет ли инвентаризация инструментом контроля или источником новых ошибок.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Основная задача подготовки — создать условия для сопоставления фактических и учетных данных. Если этого не сделать, даже идеально проведенный пересчет не даст корректного результата: расхождения будут вызваны не реальными потерями, а организационными сбоями.
На этапе подготовки необходимо выполнить следующие действия.
В первую очередь издается приказ о проведении инвентаризации, в котором фиксируются дата начала и окончания проверки, перечень объектов, а также основания ее проведения (плановая, внеплановая, при смене материально ответственных лиц и т.д.). Этот документ задает юридическую рамку всей процедуры и является обязательным элементом.
Далее определяется состав инвентаризационной комиссии. В нее, как правило, входят представители администрации, бухгалтерии, склада и других заинтересованных подразделений. Важно, чтобы комиссия была независимой по отношению к материально ответственным лицам — это снижает риск формальных проверок и повышает доверие к результатам.
Следующий шаг — подготовка форм инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. Формы должны соответствовать используемой системе учета и типу активов. Использование заранее утвержденных шаблонов снижает количество ошибок при заполнении и ускоряет последующую обработку данных.
Отдельное внимание уделяется фиксации остатков в учетной системе на дату начала инвентаризации. Все приходные и расходные операции должны быть либо завершены, либо официально приостановлены. Это необходимо для того, чтобы учетные данные отражали реальное состояние на конкретный момент времени. Если документы «дотягиваются» уже в процессе пересчета, результаты становятся недостоверными.
Дополнительно рекомендуется:
- проверить корректность номенклатуры, единиц измерения и кодов товаров;
- заранее определить порядок работы с браком, пересортицей и незавершенными операциями;
- проинструктировать персонал о правилах проведения инвентаризации;
- при необходимости — разделить склад или торговую точку на зоны ответственности.
Компании, которые уделяют подготовке должное внимание и заранее приводят учет и документы в порядок, сокращают общее время инвентаризации в среднем на 25–40 %, а также значительно уменьшают количество спорных ситуаций и повторных пересчетов. Источник: Альфа-Банк, Как провести инвентаризацию в рознице — https://kurs.alfabank.ru/articles/vsyo-po-polochkam-kak-provesti-inventarizaciyu-v-roznice/
Порядок проведения инвентаризации
Шаг 1: Подготовка к инвентаризации
Издается приказ, формируется комиссия, определяется перечень проверяемых объектов. Все операции по приходу и расходу товара должны быть завершены и отражены в системе учета.
Шаг 2: Проведение инвентаризации
Проводится фактическая проверка наличия товара на складе или в магазине. Данные фиксируются в инвентаризационной описи, подсчет осуществляется в присутствии материально ответственного лица.
Шаг 3: Сверка данных
Фактические данные сверяются с учетными. На этом этапе выявляются недостачи, излишки и пересортица, анализируются причины расхождений.
Шаг 4: Оформление результатов
Результаты оформляются актами и утверждаются руководителем. Документы становятся основанием для корректировок учета и управленческих решений.
Как учитывать расхождения и недостачи
Если выявлены излишки
Излишки принимаются к учету и отражаются в системе. Дополнительно проводится анализ, чтобы понять, на каком этапе учета возникла ошибка.
Если недостача находится в пределах норм
Недостачи в пределах норм естественной убыли списываются в установленном порядке. Такие нормы зависят от категории товара и условий хранения.
Недостача превышает нормы
Недостача сверх норм требует служебного расследования. Возможны меры ответственности в отношении материально ответственных лиц.
Таблица: типовые результаты инвентаризации в бизнесе
| Показатель | Среднее значение |
| Выявление расхождений по остаткам | 10–15 % номенклатуры |
| Доля недостач от оборота | 0,3–1,5 % |
| Сокращение ошибок после регулярных проверок | до 50 % |
| Снижение потерь при автоматизированном учете | до 30 % |
Источник: «Клерк», «Точка», аналитические обзоры
Ответственность и риски при нарушениях
Неправильное оформление документов, отсутствие комиссии или формальный подход к проверке могут привести к недостоверным данным учета и претензиям со стороны контролирующих органов. Кроме того, бизнес теряет возможность объективно оценивать фактическое наличие товара и управлять запасами.
Типичные ошибки при проведении инвентаризации
Чаще всего ошибки связаны с отсутствием подготовки, неактуальными данными учета, спешкой при подсчете и формальным оформлением описи. Такие ошибки приводят к повторным проверкам и снижению доверия к результатам инвентаризации.
