Почему инвентаризация не сходится: причины, последствия и проверенные способы устранения

Инвентаризация — это важнейший процесс, который помогает точно отслеживать запасы, своевременно выявлять расхождения и исключать ошибки в учете. Но что делать, если инвентаризация не сходится, а фактические остатки не совпадают с учетными? В этой статье расскажем о главных причинах расхождений при инвентаризации, последствиях для бизнеса, дадим практические советы по устранению ошибок. Вы узнаете, как правильно организовать процесс инвентаризации, минимизировать риски, повысить точность учета.

Что такое расхождения при инвентаризации

Инвентаризация — процесс проверки фактического наличия запасов, с последующим их сравнением с учетными данными. Если есть расхождения, фактические остатки товара на складе не совпадают с учетными. Это может происходить по разным причинам и затруднять управление запасами.

Типы расхождений:

1. Лишние фактические остатки — на складе есть больше товара, чем учтено в системе.
2. Недостача — товаров меньше, чем учтено в системе.
3. Отрицательные остатки — товар числится в учете, но фактически его нет на складе.

Эти расхождения могут привести к нарушению нормального функционирования бизнеса, а также вызвать проблемы с отчетностью и налоговыми проверками.

Основные причины, почему инвентаризация не сходится

1. Ошибки при вводе данных
   • Описание: часто расхождения возникают из-за ошибок, допущенных при внесении информации в систему. Например, неверно указана дата прихода товара или его количество.
   • Признаки: частые ошибки при сканировании штрихкодов или отсутствии четких инструкций для сотрудников.
   • Решение: регулярное обучение персонала и внедрение автоматизированных систем для минимизации человеческого фактора.
2. Проблемы с системами учета (WMS)
   • Описание: некачественная настройка или ошибки в работе системы управления складом (WMS) могут привести к несоответствию данных.
   • Признаки: неправильное распределение товаров по складу, отсутствие информации о перемещении товаров.
   • Решение: регулярное обновление программного обеспечения и проверка корректности настроек WMS.
3. Потеря  или повреждение товаров
   • Описание: товары могут повреждаться или теряться по вине сотрудников, что также влияет на точность учета.
   • Признаки: наличие упаковки без товара, неисправные или поврежденные товары.
   • Решение: введение строгого контроля за качеством товаров и регулярные проверки на складе.
4. Некорректная упаковка и маркировка
   • Описание: плохая упаковка и несоответствие маркировки могут затруднить правильное подсчет товаров.
   • Признаки: проблемы с идентификацией товара на складе, частые ошибки при сканировании штрихкодов.
   • Решение: стандартизация упаковки и улучшение маркировки товаров.
5. Неучтенные возвраты и списания
   • Описание: возвраты товаров или их списание, которые не были вовремя занесены в систему, приводят к расхождениям.
   • Признаки: нереализованные возвраты, товары, не отраженные в учете.
   • Решение: введение строгой процедуры для обработки возвратов и списаний.

Последствия, если не решать проблему

Если расхождения при инвентаризации остаются нерешенными, это может привести к серьезным последствиям:

Калькулятор онлайн

Посчитайте сколько денег вы теряете на текущих мощностях

Заказы в день, ед.

Текущий mispick, % кол-во ошибок

Время сборки до, мин

Рассчитать

Рассчитать результаты внедрения

• 87%

  
  видят результат в первый месяц
• 31%

  
  среднее сокращение издержек
• 42%

  
  рост скорости операций
• 18%

  
  увеличение оборота

• Нарушение финансовой отчетности: ошибки в учете приводят к неверным данным о запасах, что влияет на отчетность и может привести к штрафам от налоговых органов.
• Проблемы с контролем затрат: недостача или лишние запасы могут привести к неправильному управлению запасами, что увеличивает расходы и снижает прибыльность бизнеса.
• Снижение доверия со стороны партнеров и клиентов: неверный учет товаров может привести к несоответствию приобретенного товара, это влияет на репутацию компании.

Практические способы уменьшить или устранить расхождения

1. Автоматизация процессов учета: использование специализированных программ и систем для управления складом (например, WMS) позволит минимизировать ошибки при учете товаров.
2. Регулярные инвентаризации: проводить инвентаризацию на регулярной основе (ежемесячно, ежеквартально), чтобы вовремя выявлять и устранять расхождения.
3. Повышение квалификации персонала: обучать сотрудников правильному ведению учета, работе с оборудованием и программным обеспечением.
4. Интеграция с другими системами: синхронизация учетных систем с системами поставок, чтобы данные о товарах всегда были актуальными.

KPI и показатели точности учета

Для эффективного контроля и улучшения процесса инвентаризации важно отслеживать следующие показатели:

• Точность учета: доля совпадений между учетными и фактическими остатками.
• Время обработки инвентаризации: сколько времени занимает инвентаризация в целом.
• Частота ошибок: количество ошибок на единицу времени или по каждому процессу.

Чек-лист для анализа причин расхождений

1. Проверить корректность ввода данных.
2. Проверить настройки WMS.
3. Проанализировать потери и повреждения товаров.
4. Проверить упаковку и маркировку товаров.
5. Проверить учет возвратов и списаний.