Как проводить инвентаризацию остатков с разным сроком годности: пошаговая методика и практические советы
Инвентаризация товаров с разным сроком годности — одна из самых сложных задач складского и товарного учёта. В отличие от стандартной проверки количественных остатков, здесь важно учитывать не только наличие товара, но и дату окончания его годности, а также корректность распределения партий внутри одной номенклатуры. Ошибка в таком учёте напрямую приводит к финансовым потерям, списаниям, рискам для клиентов и нарушению регуляторных требований.
Особая сложность заключается в том, что на складе одновременно могут находиться одинаковые товары с разными сроками годности: свежие партии, товары с истекающим сроком и позиции, которые уже находятся в зоне риска. Если при инвентаризации учитывать только общее количество, система учёта теряет связь с реальным состоянием запасов, а методы ротации (FEFO, FIFO) перестают работать.
В этой статье разобрано, что означает инвентаризация с разным сроком годности, какие методы применяются для управления такими запасами, как правильно подготовиться к проверке и провести её пошагово. Материал ориентирован на практическое применение и помогает выстроить процесс так, чтобы избежать просрочек, ошибок в учёте и неконтролируемых списаний.
Что означает «инвентаризация с разным сроком годности»
Общее определение инвентаризации
Инвентаризация — это проверка фактического наличия товарно-материальных ценностей с сопоставлением полученных данных с учетными остатками. В ходе процедуры выявляются расхождения, ошибки учёта, недостачи, излишки и другие отклонения, влияющие на финансовый и операционный контроль.
Специфика учета сроков годности при подсчёте
При наличии сроков годности инвентаризация усложняется тем, что учёт ведётся не только по номенклатуре, но и по датам. Фактически внутри одной позиции формируются несколько под-остатков — по партиям или срокам. Проверка должна подтвердить, что каждая дата годности, отражённая в системе, соответствует фактическому товару на складе и его реальному состоянию.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Основные методы управления товарами с разными сроками годности
На практике применяются следующие методы:
- FIFO (First In, First Out) — первым отгружается товар, поступивший раньше.
- FEFO (First Expired, First Out) — первым отгружается товар с ближайшим сроком истечения.
- Комбинированный подход — FIFO внутри партий и FEFO на уровне отбора.
Для товаров с ограниченным сроком годности именно FEFO считается базовым методом, так как он ориентирован на минимизацию просрочки, а не на дату поступления.
Подготовка к инвентаризации с разными сроками годности
Подготовительный этап критически важен для корректного результата. До начала подсчёта необходимо:
- убедиться, что в системе учёта заведены даты годности по всем партиям;
- проверить корректность остатков по срокам;
- определить зоны хранения и категории риска;
- временно зафиксировать движение товаров или установить контрольные точки.
Без этого инвентаризация превращается в формальный пересчёт, не дающий управленческой ценности.
Пошаговый алгоритм инвентаризации по срокам годности
Ниже приведён чек-лист в виде таблицы, который можно использовать как рабочий инструмент.
| Шаг | Действие | Пояснение |
| 1 | Формирование списка позиций | Отбор товаров с датами годности |
| 2 | Сортировка по срокам | Разделение по партиям и датам |
| 3 | Физический подсчёт | Проверка количества и дат на упаковке |
| 4 | Сверка с системой | Сопоставление факта и учёта |
| 5 | Выявление отклонений | Просрочка, пересорт, ошибки |
| 6 | Фиксация результатов | Акт инвентаризации |
| 7 | Принятие решений | Списание, ротация, корректировки |
Ключевой момент — обязательная проверка каждой даты, а не только общей суммы остатков.
Частые ошибки и как их избежать
Одна из самых распространённых ошибок — инвентаризация «по количеству» без учёта дат. В результате система показывает корректный остаток, но фактически часть товара уже непригодна к реализации.
Также часто встречается смешение партий в ячейках хранения, отсутствие маркировки дат или ручной ввод данных без валидации. Избежать этих ошибок помогает адресное хранение, стандарты маркировки и обязательная проверка сроков при каждой инвентаризации.
Инструменты и технологии для поддержки процесса
Для эффективной инвентаризации используются:
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
- ТСД и сканеры штрихкодов — позволяют считывать партии и сроки с упаковки;
- WMS и ERP-системы — поддерживают учёт по датам и правила FEFO;
- Отчёты по срокам годности — выявляют зоны риска;
- Автоматические правила ротации — предотвращают отбор «не тех» партий.
Таблица сравнения методов и их применение
| Метод | Принцип | Когда применять |
| FIFO | Первый пришёл — первый ушёл | Товары без жёсткого срока |
| FEFO | Первый истекает — первый ушёл | Продукты, фарма, косметика |
| Комбинированный | FIFO + FEFO | Сложный ассортимент |
Как оформлять результаты инвентаризации
Результаты оформляются в инвентаризационных описях и сличительных ведомостях с обязательным указанием сроков годности. Для позиций с истёкшим или близким сроком фиксируются решения: списание, уценка, ускоренная реализация или перемещение.
KPI и метрики контроля исполнения
| Метрика | Значение |
| Доля просрочки | Оценка потерь |
| Точность учёта по датам | Качество системы |
| Количество корректировок | Стабильность процессов |
| Объём списаний | Финансовый риск |
EEAT — экспертность, авторитет, доверие
Методы FEFO и FIFO описаны в международных практиках управления запасами и используются в пищевой, фармацевтической и розничной логистике. Практика показывает, что компании, внедрившие учёт по срокам годности и регулярную инвентаризацию по датам, существенно сокращают объём списаний и повышают точность прогнозирования.
Пример из практики: склад с продуктовым ассортиментом сократил просрочку более чем на треть после внедрения обязательной проверки сроков при каждой инвентаризации и автоматических FEFO-правил в WMS.
