Автоматизация складского учёта
Руководитель или кладовщик часто работают вслепую. Нет точных данных об остатках, сложно найти нужный товар, а инвентаризация превращается в многочасовой кошмар. Это приводит к потерям, задержкам отгрузок, недовольству клиентов. Мы собрали советы, которые помогут решить эту проблему и навести порядок на складе с помощью технологий.
Актуальность автоматизации
Современный склад – это динамичная система. Объёмы торговли растут, а клиенты ждут быстрой, качественной доставки. Работа вручную с бумажными журналами или устаревшими программами не справляется с нагрузкой. В связи с этим автоматизация перестала быть роскошью – сегодня это необходимое условие для выживания и развития любого бизнеса, связанного с товарными запасами. Она позволяет перейти от реактивного управления, когда вы лишь “тушите пожары”, к проактивному, основанному на точных данных.
Лучшие практики складского учёта
Эффективный складской учёт строится на нескольких принципах. Первый – адресное хранение. Каждая единица товара имеет своё место в системе. Это похоже на библиотеку, где каждая книга имеет свой шифр. Второй принцип – использование штрихкодов. Они превращают любой товар в цифровую запись, которую можно быстро считать. Третий ключевой элемент – цикличная инвентаризация. Вместо тотальной проверки всего склада раз в квартал, вы ежедневно или еженедельно пересчитываете определённые зоны. Это поддерживает точность данных без остановки работы.
Проблемы неавтоматизированного склада
Отсутствие чёткой системы порождает хаос. Основные проблемы – это постоянные расхождения в учёте. Кладовщик может отгрузить не тот товар или ошибиться в количестве. Поиск нужной позиции отнимает до 30% рабочего времени. Вы не видите реальные остатки, что приводит к неликвидным запасам, занимающим место, или к внезапным “продажам воздуха”, когда заказанного товара нет в наличии. Процесс приёмки новой партии надолго парализует работу, так как нужно вручную всё пересчитать и внести в журнал.
Человеческий фактор
Даже самый внимательный работник может устать, отвлечься или ошибиться при рутинной работе. Утром он запомнил, что положил коробку с зелёными ручками в стеллаж А5, а к вечеру уже не может вспомнить точное место. Новый сотрудник тратит недели на изучение “особой” системы, которую создал его предшественник. Человеческий фактор – основная причина до 70% всех ошибок на складе. Автоматизация не заменяет людей, а помогает им, беря на себя монотонные и повторяющиеся задачи, сводя риск ошибки к минимуму.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Преимущества автоматизации складских процессов
Внедрение технологий даёт быстрый и измеримый результат.
- Прежде всего, это почти 100-процентная точность данных об остатках. Вы в любой момент видите, сколько товара есть, где он лежит, какие партии скоро истекают.
- Скорость выполнения операций увеличивается в разы. Отгрузка заказа, который раньше готовили час, теперь занимает 15 минут.
- Снижаются операционные затраты, так как один сотрудник может обрабатывать большие объёмы. Вы получаете инструмент для контроля, анализа, планирования, что особенно важно для растущего бизнеса.
Как организовать складское хозяйство?
Организация склада начинается с аудита. Нужно понять текущие процессы, “узкие места” и цели. Не стоит пытаться автоматизировать хаос. Сначала нужно навести базовый порядок: ввести адресность, маркировать товары, стандартизировать процедуры. Только после этого можно подбирать технологическое решение. Успешное внедрение зависит от подготовки помещения и работников: персонал должен понимать, зачем нужны изменения, быть готовым к работе по-новому.
Технологии для автоматизации складского учёта
Представленные на рынке инструменты для автоматизации варьируются от простых мобильных приложений до сложных комплексных систем. Выбор зависит от масштабов бизнеса, оборота, специфики товаров.
Терминалы сбора данных
ТСД – это специализированные планшеты или сканеры, которые выглядят, как крупные смартфоны. Они стали глазами и руками кладовщика в цифровом мире. С их помощью работник сканирует штрихкод товара, и информация мгновенно передаётся в центральную программу. Это исключает ошибки при вводе данных вручную. ТСД показывают сотруднику задание – что взять, куда положить, подтверждают выполнение операции. Использование таких терминалов ускоряет все складские операции: приёмку, отгрузку, комплектацию заказов, инвентаризацию.
Программное обеспечение
Программа – это “мозг” всего склада. Простые решения могут вести учёт остатков в режиме онлайн, фиксировать приход и расход. Более продвинутые системы управляют всем жизненным циклом товара: отслеживают сроки годности, резервируют позиции под конкретные заказы, автоматически формируют задания для кладовщиков, строят аналитические отчёты. Хорошее программное обеспечение легко интегрируется с интернет-магазинами, системами бухгалтерского учёта, платформами для торговли, создавая единое информационное пространство.
Системы WMS
WMS (Warehouse Management System) – это специализированная система для управления складом. Если обычная программа лишь фиксирует факт движения товара, то WMS управляет этим движением. Она сама решает, в какую зону положить вновь прибывший товар, чтобы его было быстрее достать, оптимизирует маршруты кладовщика при комплектации заказа, предлагает стратегии отбора (FIFO, LIFO). Внедрение WMS – это серьёзный шаг, который кардинально повышает эффективность использования складского помещения, техники и человеческих ресурсов. Такая система позволяет управлять сложными процессами, включая работу с серийными номерами и тарой.
Выбор программного обеспечения для автоматизации
Ошибка на этом этапе может привести к потере денег и времени. Подход должен быть системным и взвешенным: не стоит гнаться за самым дорогим решением, если ваш бизнес не использует все его функции. Ключ – в соответствии возможностей программы вашим реальным задачам.
Анализ потребностей компании
Прежде чем выбрать программу, составьте техническое задание. Ответьте на вопросы: какой у вас ассортимент и его оборачиваемость? Сколько операций (приёмка, отгрузка, перемещение) происходит ежедневно? С какими системами нужно интегрироваться (Онлайн-касса, сайт, 1С, маркетплейсы)? Какие отчёты нужны для принятия управленческих решений? Этот анализ поможет отсеять неподходящие варианты и сосредоточиться на тех, что действительно закрывают ваши потребности.
Критерии выбора программы
Оценивайте программу по нескольким параметрам:
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
- Функциональность: решает ли она ваши основные проблемы – адресный учёт, работа с серийными номерами, печать этикеток?
- Масштабируемость: сможет ли система работать при двукратном росте вашего оборота?
- Удобство интерфейса: смогут ли ваши сотрудники быстро освоить программу?
- Стоимость владения: учитывайте не только цену лицензии, но и затраты на обновление, техническую поддержку, дообучение персонала.
- Надёжность поставщика: предоставляется ли качественная техническая поддержка после внедрения, проводится ли обучение сотрудников?
- Демо-версия или бесплатный пробный доступ: поможет заранее понять, подходит ли программа вашему бизнесу.
Тестирование демо-версий
Никакое описание не заменит личного опыта. Практически все серьёзные разработчики предоставляют демо-доступ к своему продукту. Не пренебрегайте этой возможностью. Создайте тестовый склад, внесите туда ваши реальные товары, попробуйте выполнить типовые операции: принять партию, собрать заказ, провести инвентаризацию. Так вы сразу увидите, насколько программа интуитивно понятна и удобна для ваших работников.
Решение для бизнеса
Для компаний малого и среднего бизнеса, которым необходимо экономичное, эффективное, но не перегруженное лишними функциями решение, отлично подходит Складолог. Облачный сервис позволяет навести порядок на складе без покупки дорогостоящего оборудования и сложного внедрения. Он предоставляет настраиваемые инструменты для адресного хранения, использования смартфона или планшета в качестве терминала сбора данных, печати штрихкодов, этикеток и складских документов.
- Простота освоения: интерфейс интуитивно понятен, что позволяет быстро обучить сотрудников.
- Эффективный учёт: система помогает контролировать остатки, избегать ошибок при комплектации, своевременно пополнять запасы, настраивать автозаказ товаров у контрагентов.
- Прозрачность процессов: руководитель в реальном времени видит все операции и остатки, получает отчёты, что помогает принимать своевременные решения.
Сервис идеально подходит для отелей, розничной и оптовой торговли, логистических операторов, компаний в сфере услуг, которым нужен быстрый результат и понятный инструмент для повседневной работы без крупных вложений.
Пример из практики
Компания торгует строительными материалами в Москве. Год назад объёмы поставок выросли, увеличилась выручка, но одновременно частой проблемой стали расхождения в учёте и долгая инвентаризация. Используемые для учёта позиций таблицы Excel больше не удовлетворяли потребности бизнеса.
После внедрения онлайн-склада с системой штрихкодирования и ТСД за два месяца добились точности учёта до 99%. Время на поиск товара сократилось с 15-20 минут до 2-3. Отгрузка заказа теперь занимает не 40 минут, а 15. Это позволило обрабатывать на 50% больше заказов без увеличения штата. Компания смогла масштабировать бизнес, не арендуя дополнительное помещение, а за счёт оптимизации использования существующего пространства.
Заключение и рекомендации
Автоматизация складского учёта – это не просто модный тренд, а практический инструмент для повышения прибыльности бизнеса. Она позволяет уйти от работы вслепую к управлению, основанному на точных данных. Начните с анализа ваших внутренних процессов и чёткого определения проблем, затем подберите решение, которое соответствует вашему текущему уровню и амбициям. Не бойтесь начинать с малого – даже внедрение ТСД и простой программы для адресного учёта даст заметный положительный эффект.
Источники статьи
- Habr: “Автоматизация склада: как это работает изнутри”.
- РБК: “Как выбрать программу для автоматизации складского учёта”.
- InSales: “Программы складского учёта”.
