Как составить БДР: структура, пример и пошаговая инструкция

Бюджет доходов и расходов (БДР) – это управленческий план прибыли: сколько компания заработает за период, во что обойдется этот заработок и что останется собственнику. Бухгалтерская отчетность отражает тот же результат задним числом, по правилам РСБУ и для внешних пользователей: банков, контрагентов, налоговой. БДР строят заранее и в разрезе, удобном для решений: по каналам продаж, товарным группам, статьям затрат.

Ниже – порядок составления, рабочий пример для товарного бизнеса с маркетплейсами и разбор план-факта на цифрах.

БДР и БДДС: что важно учесть при составлении

БДР строится по методу начисления: доход признается в момент продажи, а не поступления денег, расход – когда он относится к проданному товару или текущему периоду, а не когда его оплатили. Для товарного бизнеса из этого следует главное правило заполнения: закупка товара сама по себе в БДР не попадает. Она появится в бюджете только как себестоимость, когда товар будет продан, а оплата поставщику отражается в бюджете движения денежных средств (БДДС). Подробно различия БДР и БДДС мы разобрали в отдельной статье.

Учет для отелей и гостиниц
без Excel и хаоса

Контролируйте расходники, мини-бар и инвентарь по номерами зонам с готовыми чек-листами

• QR-код у каждого номера
• Горничные берут белье со склада в 2 клика
• Чек-листы по номерам и зонам

Попробовать бесплатно

Быстрый запуск для отелей и гостиниц

Какие данные собрать перед составлением БДР

Для первого бюджета понадобится история хотя бы за 6–12 месяцев, а для бизнеса с выраженной сезонностью – за полный год. Минимальный набор: продажи в штуках и деньгах по каналам, себестоимость проданных товаров, комиссии маркетплейсов и эквайринга, расходы на логистику, хранение и рекламу, фонд оплаты труда, аренда и прочие постоянные затраты, кредиты и налоги.

Для товарного бизнеса отдельно нужны данные складского учета: закупочные цены, списания, возвраты, остатки на начало и конец периода. Без них себестоимость реализованного товара придется считать «на глаз», а это самая крупная статья расходов.

Калькулятор онлайн

Сколько денег вы теряете на текущих мощностях склада

Заказы в день, ед.

Текущий mispick, % кол-во ошибок

Время сборки до, мин

Рассчитать

Рассчитать результаты внедрения

• 87%

  
  видят результат в первый месяц
• 31%

  
  среднее сокращение издержек
• 42%

  
  рост скорости операций
• 18%

  
  увеличение оборота

Заранее решите два методических вопроса, иначе они всплывут в середине работы.

НДС. Если компания платит НДС (на ОСН или на упрощенке), все суммы в БДР ведут без НДС. Налог, полученный от покупателей, за вычетом НДС поставщиков перечисляется в бюджет и не является ни доходом, ни расходом бизнеса. Если компания НДС не платит, входящий НДС в ценах поставщиков становится частью себестоимости и расходов. В любом случае смешивать суммы с НДС и без него в одной таблице нельзя.

Выручка маркетплейсов. Ее можно учитывать по цене продажи покупателю, а комиссию и логистику маркетплейса показывать отдельными расходами. Можно брать сразу сумму «к перечислению». Для управления лучше первый вариант: во втором комиссии исчезают из бюджета, и рост тарифов маркетплейса становится невидимым. Какой бы способ вы ни выбрали, он должен быть одинаковым для плана и факта.

Структура БДР

Для торговой компании, особенно продающей через маркетплейсы, удобна структура с уровнем маржинальной прибыли. Переменные расходы, которые растут вместе с продажами, вычитаются раньше постоянных. Так видно, сколько приносит сам товар до того, как на него лягут аренда и зарплата офиса.

Рекламу часто спорят куда отнести. Если бюджет на продвижение привязан к продажам (ДРР, ставки в поиске маркетплейса), это переменный расход. Если это фиксированный контракт с агентством, он ближе к постоянным.

Пошаговое составление БДР

Шаг 1. Выберите период и горизонт

Стандартный вариант – годовой бюджет с разбивкой по месяцам. Годовая цифра нужна для целей, месячная – для контроля. Если продажи сезонные, делить годовой план на 12 равных частей нельзя: возьмите долю каждого месяца в прошлогодних продажах и распределите план пропорционально.

Шаг 2. Спрогнозируйте выручку

Считайте от количества, а не от денег: сколько единиц продадите и по какой средней цене. Каждый канал планируйте отдельно, потому что у сайта, Wildberries и Ozon разная динамика, разные цены и разные расходы на продажу. Прогноз продаж заодно станет основой для плана закупок.

Шаг 3. Рассчитайте себестоимость

В себестоимость попадает закупочная стоимость проданных, а не закупленных товаров, плюс прямые затраты на доставку до склада. Если вы ведете складской учет по средней или партионной себестоимости, эту цифру дает учетная система. Если нет, придется считать через остатки: остаток на начало плюс закупки минус остаток на конец.

Шаг 4. Заложите переменные расходы

Переменные расходы удобно планировать в процентах от выручки канала, опираясь на факт прошлых месяцев. Так при пересмотре плана продаж они пересчитываются автоматически.

Шаг 5. Добавьте постоянные расходы

Детализацию стоит выбирать по принципу управляемости: отдельной строкой выделяют то, на что кто-то в компании может повлиять. Статьи по 2–3 тысячи рублей без собственного владельца лучше свернуть в «Прочие».

Шаг 6. Доведите расчет до чистой прибыли

Вычтите проценты по кредитам и прочие неоперационные расходы, затем налог. На ОСН налог на прибыль считается от прибыли до налогообложения. На УСН налоговая база кассовая: она строится по поступившим деньгам (и оплаченным расходам, если объект «доходы минус расходы»), поэтому с прибылью по методу начисления совпадает не полностью, и в БДР налог на упрощенке ставят оценочно.

Шаг 7. Вносите факт

По итогам месяца рядом с планом появляется колонка факта. Отклонение удобно считать по одной формуле для всех строк: Факт − План. Тогда у доходов минус означает недобор, а у расходов плюс означает перерасход. Некоторые компании переворачивают знак для расходов, чтобы плюс всегда значил «хорошо». Так тоже можно, но правило нужно зафиксировать в шапке таблицы, иначе через полгода никто не вспомнит, что значит «+30 000» в строке себестоимости.

Шаг 8. Разберите отклонения

Отклонение само по себе ничего не объясняет, поэтому разбор идет сверху вниз по структуре: сначала выручка по каналам, затем себестоимость, переменные и постоянные расходы. Для каждой крупной строки нужно найти причину: изменился объем, цена, тариф или разовое событие. Как это выглядит на цифрах, показано в примере ниже.

Пример БДР для торговой компании

Компания продает товары через собственный интернет-магазин, Wildberries и Ozon. Составим план на месяц по шагам выше.

План выручки: магазин – 800 000 ₽, Wildberries – 900 000 ₽, Ozon – 500 000 ₽, итого 2 200 000 ₽. Себестоимость проданного товара – 1 000 000 ₽. Переменные расходы: комиссии маркетплейсов – 240 000 ₽, логистика и хранение – 110 000 ₽, эквайринг интернет-магазина – 16 000 ₽, реклама – 150 000 ₽. Постоянные: зарплата – 300 000 ₽, аренда склада – 100 000 ₽, бухгалтерия – 40 000 ₽, программы и сервисы – 30 000 ₽. Проценты по кредиту – 20 000 ₽.

Налог для учебного примера примем условно – 29 100 ₽. Фактическая сумма зависит от налогового режима, ставки и налоговой базы компании.

План-факт и разбор отклонений

По итогам месяца факт выглядел так:

Проверка правильности таблицы: отклонение прибыли должно равняться отклонению выручки минус сумма отклонений всех расходов. Здесь −150 000 − (−60 000 − 15 000 + 25 000 + 400 + 60 000 + 5 000) = −165 400. Если равенство не выполняется, в таблице ошибка в формулах или пропущена строка.

Теперь разбор. Выручка упала на 150 000 ₽, но себестоимость тоже снизилась на 60 000 ₽: товара продали меньше. Чистый эффект от падения продаж – минус 90 000 ₽ валовой прибыли. Магазин перевыполнил план на 20 000 ₽, а просели Wildberries (−120 000 ₽) и Ozon (−50 000 ₽).

Самый неприятный вывод касается рекламы. На нее потратили на 60 000 ₽ больше плана, и почти весь перерасход пришелся на Wildberries, где продажи упали сильнее всего. Деньги ушли, продаж не принесли. Это повод пересмотреть кампании, а не просто «урезать рекламу».

Логистика и хранение выросли на 25 000 ₽ при падении продаж. Обычно это означает рост возвратов или залежавшийся товар на складе маркетплейса. Проверить можно по отчетам площадки и по оборачиваемости остатков.

В итоге из запланированных 214 000 ₽ операционной прибыли осталось 48 600 ₽. Больше половины потерь дали не продажи, а расходы, которые должны были их поддержать.

Как вести БДР в Excel

Для небольшой компании Excel или Google Таблиц достаточно. Удобная раскладка – статьи по строкам, по столбцам пары «план / факт» для каждого месяца и итоговые колонки за год.

Итоговые строки должны считаться формулами, а не вписываться руками: валовая прибыль как выручка минус себестоимость, маржинальная как валовая минус сумма переменных. Для отклонения в процентах используйте формулу с защитой от деления на ноль: =ЕСЛИ(B5=0;"";(C5-B5)/B5). Статьи с нулевым планом иначе будут выдавать ошибку.

Добавьте на лист контрольную ячейку с проверкой из примера выше. Она ловит большинство ошибок раньше, чем их заметит руководитель.

Когда каналов продаж и товарных групп становится много, таблица разрастается, а ручной перенос факта из выгрузок начинает съедать дни. Это сигнал подключать выгрузки из учетной системы напрямую или переходить на специализированный инструмент.

Типичные ошибки при составлении БДР

Планировать деньги, а называть это БДР. Если в бюджет попадают закупки товара в момент оплаты, а выручка – в момент поступления денег, получается гибрид, который не показывает ни прибыль, ни движение денег.

Смешивать суммы с НДС и без него. Чаще всего выручку берут из отчета маркетплейса с НДС, а расходы – из бухгалтерии без него. Разница съедает весь анализ.

Раздувать детализацию. Бюджет на 200 строк перестают обновлять к третьему месяцу. Лучше 25–30 статей, по каждой из которых понятно, кто отвечает и что с ней делать.

Не переносить выводы в следующий план. Если реклама три месяца подряд превышает план без роста продаж, а в новом плане стоит та же сумма, бюджет перестает быть инструментом и становится формальностью.

Как часто обновлять

Годовой бюджет составляют один раз, до начала года. Факт вносят ежемесячно, в первые 5–7 рабочих дней следующего месяца, когда закрыты отчеты маркетплейсов. Раз в квартал пересматривают прогноз на оставшиеся месяцы с учетом факта. Годовая цель при этом остается, но видно, насколько реально ее достичь.

Отдельные показатели в быстрых бизнесах полезно смотреть еженедельно: продажи по каналам, расход на рекламу, долю возвратов. Для этого не нужен полный БДР, достаточно короткой сводки по трем-четырем ключевым строкам.

БДР и складской учет

Для торговой компании качество бюджета упирается в данные по запасам. Себестоимость реализованного товара – обычно самая крупная статья, и ее точность зависит от того, насколько аккуратно учтены приходы, списания, возвраты и перемещения между складами. Ошибка в остатках на конец месяца напрямую искажает прибыль.

Если складской учет ведется в системе, которая хранит партии и закупочные цены, себестоимость и остатки для БДР выгружаются готовыми, а не восстанавливаются из таблиц. Складолог, например, считает остатки по всем складам, включая товар на маркетплейсах, и отдает данные по движению товара для финансового планирования. Это снимает самую трудоемкую часть ежемесячного закрытия.