Что такое складской учет и как его вести
Розничные и оптовые торговые точки, производства, интернет-продавцы – всем необходим учёт складских запасов. Задача склада – фиксировать каждую позицию и операции с ней (приёмку, перемещение, выдачу). Если складской учёт ведется правильно – физические остатки совпадают с тем, что прописано в документах.
Документооборот и учет
Эффективное управление складом невозможно без налаженного документооборота. Складской учет обеспечивает контроль за движением и состоянием товарно-материальных ценностей. Он фиксирует каждую операцию от момента поступления до отпуска продукции. Так предприятие получает данные для планирования запасов, оптимизации хранения, повышения скорости обработки заказов. Для контроля запасов важно документировать все перемещения продукции на складе. Документировать можно любым способом: на бумаге, записывая все в журнал, либо в компьютере – в таблицах Excel или специализированных программах. Способ зависит от масштабов компании и объемов товара. Чем шире ассортимент – тем труднее делать учет по старинке, вручную. Нужна специальная программа.
Основные виды документов для складского учета: приходные и расходные документы (накладные, ордера), документы для внутреннего перемещения (требования-накладные, акты), бумаги для учета хранения и списания (карточки, ярлыки, акты).
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Базовые понятия
Складской учет – процесс регистрирования и обработки информации о количестве товаров, материалов и комплектующих на складе. В него входят операции прихода, хранения, перемещения и выбытия, результаты инвентаризаций. Складской учет можно вести вручную. Но чаще всего современные предприятия делают это в автоматизированных WMS/ERP-системах.
Документооборот на складе – состоит из создания, передачи, хранения, учета бумаг, которые фиксируют перемещение продукции и операции с ней. Это могут быть бумаги и электронные документы. Например, приходные и расходные накладные, товарно-транспортные накладные, акты расхождений, реестры проверок, отчеты о переоценке остатков и др.
Одна из главных целей складского учета – поддержание оптимального уровня запасов для бесперебойного выполнения заказов. С помощью учета также можно прогнозировать спрос, вовремя пополнять ассортимент. Задачи учета на складе:
- обеспечить точный учет остатков на начало и конец отчетного периода;
- контролировать поступление и выбытие товаров, фиксировать все операции;
- обеспечить прозрачность процессов хранения и перемещения товаров;
- оперативно фиксировать недостачи или излишки;
- давать данные для анализа оборачиваемости запасов, планирования закупок.
Главные процедуры учета
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Поступление товара на склад. Это – самый «бумажный» этап. К поступившему товару идет первичная накладная по форме ТОРГ-12. На её основании создают приходную накладную. Иногда поставщики используют форму М-15 (для отпуска материалов на сторону), но на практике чаще оформляют ТОРГ-12.
Если товар приехал автотранспортом, с ним приходит товарно-транспортная накладная по бланку No 1-Т. Она подтверждает факт передачи (списания у поставщика) и приёма (оприходования у получателя) товаров. Во второй части указывают затраты на перевозку. Чтобы объединить все поставки за одну смену, оформляют приходный складской ордер по форме М-4 на основании поступивших накладных. Если груз приехал не в полном объеме, без необходимой документации, есть расхождения между заявленными и фактически полученными позициями, то создают акт о приёмке материалов (форма М-7). С ним можно выставить претензии к поставщику. Если товар приехал не того количества или качества – дополнительно оформляют акт о выявленных расхождениях (ТОРГ-2). После проверки всех характеристик товара составляют акт приёмки товаров (форма ТОРГ-1).
Хранение и движение продукции. Товары размещают по правилам складирования. Разделяют по видам, срокам годности, условиям хранения. При внутреннем передвижении создают перемещенческие ордера или используют электронные штрих-код-метки и терминалы сбора данных (ТСД). Каждую позицию на складе сопровождают тремя обязательными учетными документами:
Ярлык ТОРГ-11:
— привязывается к каждой единице товара и хранится вместе с ней;
— на нем указывают наименование, артикул, сортировку и текущий остаток;
— по данным ярлыка формируют инвентаризационные описи.
Карточка складского учета (форма М-17)
— фиксирует передвижение запасов;
— для каждого вида, сорта или размера заводят отдельную карточку, ее заполняют на основании приходных документов.
Карта партийного учета (форма МХ-10)
— используется при хранении партиями;
— одна карточка ведется на отдельную партию для контроля прихода и отпуска по количеству, массе, сорту и стоимости.
При перемещении товаров внутри компании или между ответственными лицами оформляют требование-накладную по форме М-11 в двух экземплярах. Один остаётся в складской службе, второй – у получателя. Этот же документ используют, когда на склад возвращают невостребованные ресурсы. Для перемещений между отделами, в цех или на торговую площадку заполняют внутреннюю накладную ТОРГ-13, тоже в двойном экземпляре. Акт приёма-передачи материальных ценностей на хранение и обратно составляют по форме МХ-1.
Выбытие продукции со склада
При передаче запасов в другую компанию или внутреннее подразделение создают двустороннюю накладную на отпуск материалов за пределы предприятия по форме М-15, где указывается стоимость передаваемых со склада позиций. Для отгрузки товаров внешним покупателям используется товарная накладная ТОРГ-12. Один экземпляр остаётся у отправителя, второй – отправляется получателю. Если при хранении или транспортировке товары оказываются непригодными, составляют акт списания по форме ТОРГ-16. После этого их списывают из учета. Когда груз, оформленный актом МХ-1, возвращается по истечении срока хранения, готовят приёмный документ по форме МХ-3.
Документооборот
Любая складская операция сопровождается документом. Это доказательство прихода, хранения или отпуска.
Прием товара. Прием начинается с проверки накладных со стороны поставщика. Сотрудник сверяет данные о количестве и ассортименте, фиксирует отклонения в акте несоответствия, получает подпись поставщика. После оформления приходного документа товар поступает на хранение.
Отпуск продукции со склада. При отпуске создается заявка от отдела продаж или производства. На ее основании формируют расходный ордер, комплектуют заказ, проводят контроль качества. После отправки накладная подписывается получателем, сведения вносятся в учет.
Акты на недостаток или лишнее количество. При расхождениях между фактическим количеством и данными учета оформляют акт списания или оприходования. В нем прописывают причину отклонения, результаты сверки. Затем – его подписывают ответственные лица.
Автоматизация складского учета. Современные крупные компании практически поголовно переходят на автоматизацию складского учета. Это – гораздо надежнее, проще и эффективнее составления актов «на коленке». Сегодня на рынке представлены специализированные программы.
Перечислим основные преимущества автоматизации:
- Полный переход от бумаг к «цифре»
– вся документация хранится в электронном виде;
– гибкая настройка прав доступа исключает несанкционированный просмотр и изменение.
- Автоматическое заполнение форм
– шаблоны и встроенные справочники подставляют нужные данные, это сокращает число опечаток и ошибок пользователя.
- Скорость и простота операций
– отпадает необходимость в распечатках и сканах документов, операции на складе (включая инвентаризацию) выполняются быстрее.
- Контроль ключевых показателей
– программа сама отслеживает сроки годности, необходимость печати ценников.
Технологическое оснащение склада
Современный склад оснащается техникой и оборудованием, позволяющими оптимизировать хранение, перемещение и обработку информации. Технологии снижают трудозатраты, освобождая сотрудников от рутинных операций.
Программное обеспечение
Вот основные виды оборудования для автоматизации процессов:
- штрих-код-сканеры, терминалы сбора данных для быстрой идентификации;
- RFID-метки, считыватели для бесконтактного учета;
- конвейерные. автоматические транспортировочные системы;
- автоматизированные стеллажные комплексы (AS/RS);
- роботизированные системы сортировки и комплектования заказов.
Преимущества автоматизации и роботизации
Автоматизация повышает скорость обработки заказов, снижает трудозатраты и недочеты. Роботизация – забирает на себя рутину. Это повышает общую эффективность и удовлетворенность сотрудников.
Повышение скорости обработки
С помощью сканеров и автоматических линий можно быстро регистрировать прием и отпуск товаров. Это сокращает время на операции. Планирование маршрутов обработки заказов выполняется в пару кликов.
Снижение затрат и ошибок
Человеческий фактор – частая причина неверного учета, ошибок в бумагах. Автоматизация исключает ручной ввод. А значит – снижает число расхождений и потерь. Затраты на простои и повторные операции сокращаются в несколько раз.
Улучшение условий труда
Роботизированные погрузчики и автоматические конвейеры уменьшают физнагрузку на сотрудников. Упрощают процессы комплектования, передвижения тяжелых грузов.
Системы и программы для ведения учета
На рынке представлены разнообразные решения: от облачных сервисов для небольших компаний до масштабных WMS/ERP для крупных распределительных центров. При выборе системы важно обращать внимание на функционал, возможность кастомизации, стоимость внедрения и поддержки.
Обзор популярных решений
«МойСклад»
Универсальное облачное ПО для розницы, опта, некрупного предприятия и общепита. Интегрируется с популярными сервисами, работает в «едином окне» с любого устройства.
SUBTOTAL
Мобильное и настольное приложение для онлайн-касс в торговле и общепите. Контролирует продажи, остатки, маржу, печатает ценники, оформляет документы. Поддерживает ЕГАИС и 54-ФЗ, но не предназначено для адресного хранения и логистики.
«1С:Розница»
Мощная система для среднего и крупного бизнеса с ОСНО или УСН. Предлагает локальную и облачную версии, умеет работать в сетях. точках продаж. Имеет обширный функционал, но требует навыков администратора или доработки под конкретные задачи.
Управление ассортиментом от «Эвотора»
Облачная платформа для ведения товарного каталога на ПК и смарт-терминалах “Эвотор”. Синхронизирует данные, следит за кассовой работой, печатает ценники. Базовая версия включает ФЗ-54, расширения (ЕГАИС, маркировка) доступны за доплату.
«Антисклад»
Простая программа для малого склада и нескольких магазинов. В одном окне — приёмка, отгрузка, аналитика по прибыли, обороту и сотрудникам. Работает с маркированным товаром по лицензии, не поддерживает мобильные устройства, весовые позиции.
«Большая птица»
Подходит для опта, розницы, услуг, интернет-магазинов. Поддерживает разные УСН/ОСНО, совмещается с кассами, платёжными системами, но обновляется нерегулярно.
«Штрих-код Комбайн»
Мобильное приложение и ПК-клиент для сканирования штрих-кодовых носителей. Позволяет подключать несколько сканеров, формировать списки, выгружать их в базу. Совместим с «Честным знаком», но часть полей заполняется вручную.
LiteBox
Облачный сервис для мелкой розницы: кассовый терминал плюс учёт товаров. Есть отчёты по закупкам и продажам, хранение данных в облаке, подключение онлайн-кассы. Подходит для типовых задач, но требует доработок под специфику торговой точки.
CloudShop
Подходит для небольших магазинов и e-commerce. Ведёт учёт остатков, формирует отчёты, документацию, поддерживает несколько точек и складов. Интуитивный интерфейс, но ограниченная поддержка касс, нет глубокой аналитики по кассирам и категориям
Поэтапное внедрение автоматизации
Вначале – выполняют анализ текущих процессов. И только затем – внедрение и эксплуатация.
Анализ и выбор оборудования
Первый шаг – аудит существующих операций. Это время обработки заказов, узкие места, объемы хранения. На основании анализа составляют техзадание, выбирают оборудование и ПО.
Обучение и поддержка
Параллельно с установкой оборудования проводят обучение сотрудников. Важно обеспечить постоянную поддержку и обновление системы, возможность масштабирования и доработок.
Информация о хранении продукции
Для правильного хранения товаров важно учитывать их физико-химические свойства: температуру, влажность, светочувствительность. Критичные категории продуктов (продукты питания, химическая продукция, фармацевтика) требуют специальных стеллажей, холодильного оборудования, чистых зон.
