-
В этой статье
Рассчитать результаты внедрения
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Что такое УПД, и зачем он нужен
В деловой практике часто встречается аббревиатура УПД. Универсальный передаточный документ упрощает взаимодействие между компаниями, сокращает количество бумаг, снижает риск ошибок.
Задачи
Оригинал УПД имеет юридическую силу. Его используют при оформлении операций по реализации товаров, работ или услуг. В бухгалтерии он выполняет роль первичного документа: на его основе проводят учёт хозяйственных операций.
УПД заменяет собой товарную накладную по форме ТОРГ-12 и счёт-фактуру: без него компании приходилось бы выписывать их отдельно. Он объединяет функции передаточного и налогового документа, что значительно ускоряет документооборот: бухгалтерия получает один файл или лист бумаги вместо двух. Снижается вероятность расхождений в данных. ФНС признает этот документ для подтверждения расходов и вычета НДС.
Кто и когда может использовать?
Применять УПД может любая компания или индивидуальный предприниматель на общей системе налогообложения. Его используют при передаче товаров, подписании актов выполненных работ или оказанных услуг. Документ подходит для большинства хозяйственных операций, но не является обязательным. Его использование добровольно и говорит о намерении оптимизировать внутренний учёт.
Рассчитать результаты внедрения
-
87%
видят результат в первый месяц
-
31%
среднее сокращение издержек
-
42%
рост скорости операций
-
18%
увеличение оборота
Для каких сделок подходит?
УПД применяют в разных ситуациях: при реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав. Используют при отгрузке товаров со склада, оформляют после завершения строительных или монтажных работ. Акт оказания консультационных услуг также можно заменить этим документом. Он универсален для большинства сделок между юрлицами.
Виды
Существует два основных вида УПД. Они различаются по своему статусу и функциональному назначению.
С функцией счета-фактуры. Этот вид выполняет две роли: служит первичным документом для учёта операции и основанием для принятия НДС к вычету. В нем присутствуют все обязательные реквизиты счета-фактуры.
Без функции счета-фактуры. Эта форма используется только как первичный документ. Она подтверждает факт передачи товара или выполнения работы. Её применяют, когда счет-фактура не требуется. Например, при операциях, не облагаемых НДС.
Преимущества и недостатки
Использование УПД имеет сильные и слабые стороны.
Преимущества:
- Сокращение документооборота.
- Уменьшение количества ошибок.
- Экономия времени сотрудников.
- Ускорение процесса согласования.
- Упрощение архивного хранения.
Недостатки:
- Риск неправильного заполнения из-за сложной формы.
- Консервативность некоторых контрагентов, которые предпочитают старые форматы.
- Необходимость следить за актуальностью формы документа.
Как заполнять?
Заполнение акта требует внимательности. Документ содержит много реквизитов, и вносить их нужно корректно.
Пошаговая инструкция
- Укажите дату составления, номер документа.
- Заполните данные продавца и покупателя: наименование, адрес, ИНН, КПП.
- Внесите информацию о грузоотправителе, грузополучателе.
- Укажите валюту документа, код валюты.
- Перечислите товары, работы или услуги: название, единица измерения, количество, цена, стоимость.
- Заполните данные о НДС: ставка налога, сумма.
- Проставьте подписи ответственных лиц.
Обязательные реквизиты
Чтобы документ имел юридическую силу, в нём должны присутствовать данные: наименование, дата составления, наименование экономического субъекта, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального, денежного измерения, наименование должности лица, совершившего сделку, подписи сторон.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Бланк
Образец можно найти на многих специализированных ресурсах. Он представляет собой таблицу с несколькими разделами. В верхней части указывают общие данные, ниже располагается таблица с перечнем товаров или услуг. В нижней части документа находятся подписи и печати.
Статусы
Статус документа указывают в специальной графе. Он определяет его функциональное назначение.
Статус 1. Акт является и первичным документом, и счетом-фактурой.
Статус 2. Используется только как первичный документ. Функция счета-фактуры у него отсутствует.
Советы
При заполнении соблюдайте простые правила. Все данные должны быть достоверными. Не допускайте помарок, исправлений, используйте актуальную версию формы, следите за тем, чтобы подписи были оригинальными. В электронном виде акт заверяют квалифицированной электронной подписью.
Электронный и бумажный формат
Бумажный УПД – это физический документ. Его распечатывают, подписывают, передают контрагенту. Такой формат подходит для компаний с небольшим документооборотом.
Электронный УПД – это файл, который подписывают квалифицированной электронной подписью. Его отправляют по телекоммуникационным каналам связи. Электронный документооборот экономит время и деньги. Он исключает потерю документов. ФНС признает такой формат равнозначным бумажному.
Когда составлять
Документ составляют в момент перехода права собственности на товар. Для работ и услуг – в день подписания акта приёма-передачи. Дата в нём должна соответствовать дате операции. Составляют УПД в двух экземплярах: один остаётся у продавца, второй передают покупателю.
Исправления
Ошибки исправляют по определённым правилам. Неверную информацию зачеркивают одной чертой, рядом пишут правильный вариант. Исправление заверяют подписью ответственного лица и печатью компании. Дату исправления также указывают. В электронном документе исправления не допускаются, при обнаружении ошибки такой УПД аннулируют и составляют новый.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать УПД при УСН? Да, можно. Но в этом случае применяют акт только со статусом 2, без функции счета-фактуры.
Обязателен ли УПД для всех? Нет, его применение – это право, а не обязанность компании.
Что будет, если не указать статус? Документ без статуса считается недействительным.
Нужна ли печать? Если компания работает без печати, то ставить её необязательно. Это должно быть закреплено в учётной политике.
Автоматизация процессов
Ручное заполнение складских документов отнимает много времени, высок риск допустить ошибку в реквизитах или суммах. Решением становится автоматизация. Сервис Складолог предлагает инструменты для эффективного управления документооборотом.
Система позволяет создавать документы в несколько кликов с учётом всех требований законодательства. Программа поддерживает работу с бумажными и электронными версиями, что значительно ускоряет процесс взаимодействия с контрагентами.
Функционал сервиса помогает не только формировать нужные акты, но и отслеживать их статус, вести архив, оперативно вносить правки. Интеграция с бухгалтерскими программами упрощает дальнейший учёт. Автоматизация снижает нагрузку на сотрудников, минимизирует количество ошибок, позволяет сосредоточиться на более важных задачах.
Первые 14 дней действует бесплатный пробный доступ, в течение которого можно протестировать все функции сервиса в мобильном приложении, в том числе: онлайн-склад, возможности для приёма, хранения, отгрузки товаров, настройки автозаказа, получения отчётов.
Читайте также
-
Складской учёт: готовые чек-листы для поступления и оприходования товараhttps://skladolog.ru/articles/skladskoj-uchyot-gotovye-chek-listy-dlya-postupleniya-i-oprihodovaniya-tovara/Успех торгового или производственного предприятия напрямую зависит от порядка на складе. Чёткая система контроля движения материальных ценностей предотвращает потери, исключает…Далее -
Топология склада: что это такое, и её роль в автоматизацииhttps://skladolog.ru/articles/topologiya-sklada-chto-eto-takoe-i-eyo-rol-v-avtomatizaczii/Эффективная работа складского комплекса начинается с грамотного проектирования его пространства. Правильная организация позволяет ускорить обработку грузов, минимизировать ошибки, снизить операционные…Далее -
Классификация затратhttps://skladolog.ru/articles/klassifikacziya-zatrat/Финансовое благополучие компании зависит от грамотного управления ресурсами. Понимание структуры расходов даёт инструменты для анализа и повышения эффективности. Систематизация издержек…Далее -
ТОП программ для складского учёта в 2025 годуhttps://skladolog.ru/articles/top-programm-dlya-skladskogo-uchyota-v-2025-godu/Автоматизация учёта запасов устраняет хаос и наводит порядок на складе. Правильное программное обеспечение отслеживает движение товара, контролирует остатки, формирует документы.…Далее
