Инвентаризация: практическое руководство по организации проверки и фиксации итогов
Инвентаризация в деятельности предприятия выполняет функцию системного контроля. С её помощью компания сопоставляет учетные сведения с реальным состоянием активов и обязательств, выявляет расхождения и подтверждает достоверность отчетных данных. Четкое понимание того, как правильно организовать инвентаризацию на предприятии и безошибочно оформить ее итоги, позволяет сократить финансовые потери и снизить риски при взаимодействии с проверяющими структурами.
Что представляет собой инвентаризация и для чего она проводится
Инвентаризация — это процедура установления фактического наличия имущества, товарных запасов, денежных средств и обязательств с последующим сопоставлением полученных данных с показателями бухгалтерского учета. Ее значение выходит за рамки формального требования законодательства: на практике инвентаризация используется как инструмент управленческого анализа и контроля.
Аналитика торговых и складских сервисов показывает, что систематическое проведение инвентаризации позволяет выявлять до 70 % учетных ошибок, которые остаются незамеченными в ходе повседневной операционной деятельности.
Нормативная основа проведения инвентаризации
Порядок проведения инвентаризации на предприятии определяется требованиями законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете, а также официальными разъяснениями финансовых органов.
ФСБУ и иные регулирующие документы
Начиная с 2023 года применяется ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Стандарт устанавливает унифицированные правила проверки активов и обязательств, определяет требования к составу комиссии, срокам проведения, оформлению документов и отражению результатов в бухгалтерском учете.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
В практической работе также используются:
- положения Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- методические рекомендации Минфина России;
- внутренние регламенты и учетная политика конкретного предприятия.
Источник: Минфин России —
https://minfin.gov.ru/ru/document?id_4=308295
Основные виды инвентаризации
В зависимости от целей и оснований проведения инвентаризация может отличаться по периодичности и статусу.
Обязательные и плановые проверки
Обязательная инвентаризация проводится в строго определенных случаях: перед формированием годовой отчетности, при смене материально ответственных лиц, реорганизации предприятия или выявлении утраты имущества. Плановые проверки организуются по внутреннему графику компании — например, раз в квартал или раз в полгода — и используются для регулярного контроля учета.
Когда и каким образом проводить инвентаризацию
Период проведения инвентаризации устанавливается приказом руководителя организации. При этом требования ФСБУ 28/2023 предусматривают завершение процедуры до момента составления бухгалтерской отчетности за соответствующий период.
Согласно данным профильных бухгалтерских изданий, средняя продолжительность инвентаризации составляет:
- 3–7 рабочих дней — для малых предприятий;
- до 30 календарных дней — для средних и крупных организаций.
Источник: «Клерк» —
https://www.klerk.ru/blogs/moedelo/668724/
Пошаговый порядок проведения инвентаризации
Этап 1. Формирование инвентаризационной комиссии
Руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентаризации и утверждает состав комиссии. В нее, как правило, входят представители управленческого звена, бухгалтерии и другие сотрудники. Коллегиальный формат обеспечивает объективность проверки.
Этап 2. Подготовка учетных и первичных документов
До начала проверки подготавливаются учетные регистры, формы инвентаризационных описей и перечни активов и обязательств. Все операции по движению товаров и имущества фиксируются на дату начала инвентаризации.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Этап 3. Фактическая проверка
Комиссия проводит пересчет товаров на складе, осмотр имущества и проверку обязательств. Полученные сведения отражаются в инвентаризационных описях.
Этап 4. Подведение итогов и оформление документов
Результаты фактической проверки сопоставляются с данными учетной системы, выявленные расхождения анализируются и оформляются итоговыми актами.
Кто осуществляет инвентаризацию
Проведение инвентаризации возлагается на инвентаризационную комиссию, утвержденную приказом руководителя. Выполнение проверки одним лицом не допускается — процедура должна проводиться коллегиально.
Оформление результатов инвентаризации
Отражение итогов в бухгалтерском учете
Результаты инвентаризации подлежат обязательному отражению в бухгалтерском учете того отчетного периода, в котором проверка была завершена. Данное требование прямо закреплено в методических рекомендациях Минфина России.
Источник: Минфин России —
https://minfin.gov.ru/ru/document?id_4=308295
Действия при выявлении недостач и излишков
Недостачи и излишки оформляются отдельными актами. Излишки принимаются к учету, а недостачи анализируются с учетом норм естественной убыли, условий хранения и причин возникновения расхождений.
Практика: типичные итоги инвентаризации
| Показатель | Средние значения |
| Доля позиций с выявленными расхождениями | 8–15 % |
| Снижение потерь при регулярных проверках | до 40 % |
| Сокращение времени инвентаризации при автоматизации | 30–50 % |
Источник: Cleverence, аналитика складских и торговых компаний —
https://www.cleverence.ru/articles/bukhgalteriya/-inventarizatsiya-2025-novye-pravila/
Ответственность при проведении инвентаризации
Организационная ответственность за проведение инвентаризации возлагается на руководителя предприятия. Члены комиссии отвечают за достоверность зафиксированных данных и корректность документального оформления. Нарушения установленного порядка могут привести к искажению бухгалтерской отчетности и претензиям со стороны контролирующих органов.
Типовые ошибки и практические рекомендации
На практике чаще всего встречаются формальный подход к проверке, отсутствие приказа, неподготовленные учетные данные и ошибки при заполнении инвентаризационных описей. Для минимизации рисков рекомендуется заранее закреплять порядок инвентаризации в учетной политике и использовать автоматизированные инструменты учета.
