Инвентаризация в магазине или заведении услуг: зачем проводить и как часто

Учёт товарных остатков – основа для эффективной работы любой торговой точки. Процедура, которая позволяет установить соответствие между данными системы и фактическим наличием продукции, называется инвентаризацией. В статье подробно расскажем, для чего она проводится, и как её организовать.

Определение, задачи

Инвентаризация в магазине представляет собой обязательную процедуру пересчёта всего товара, который находится в торговом зале и на складе. Её основная цель – это сверка фактического количества продуктов с теми цифрами, которые отражены в учётных документах.

Регулярное проведение этой операции позволяет контролировать сохранность материальных ценностей, выявлять пересортицу, вовремя находить просроченную продукцию, вносить корректировки в базу данных. Это значит, что без неё невозможно построить честный и прозрачный бизнес, так как учётные остатки постепенно перестают соответствовать реальному положению дел.

Типы инвентаризаций

Пересчитывать все позиции необязательно при каждой проверке. Выбор вида контроля зависит от конкретных задач, которые стоят перед руководством компании.

Полная

Полная инвентаризация магазина охватывает все без исключения товары, которые числятся на балансе. Проведение глобальной проверки требует много времени и привлечения значительных человеческих ресурсов, поэтому её частота реже других типов. Обычно такой пересчёт организуют ежеквартально или в конце года перед подготовкой годовой отчётности, а также при смене материально ответственных лиц или после чрезвычайных происшествий.

Выборочная

Эту инвентаризацию часто называют частичной: она подразумевает проверку определённой группы товаров или продукции в конкретной части торговой точки. Такой подход позволяет точечно контролировать наиболее ликвидные или проблемные позиции, например, скоропортящиеся продукты или дорогостоящие товары. Частота проведения инвентаризации такого типа может быть еженедельной или ежемесячной.

Плановая/внеплановая

Плановая инвентаризация проводится согласно заранее утверждённому графику, с которым знакомят всех сотрудников. Внеплановая проверка является внезапной и служит эффективным инструментом для предотвращения краж или злоупотреблений со стороны персонала. Её организуют по решению руководства при возникновении подозрений в недобросовестности.

Как проводить инвентаризацию

Грамотное планирование – залог успешного прохождения этого процесса. Неправильно выбранное время может привести к серьёзным финансовым потерям из-за простоя магазина.

Выбор удобного времени

Оптимальным периодом для глобальной проверки считается выходной день или вечернее время после закрытия торговой точки. Это позволяет избежать путаницы из-за текущих продаж и поставок. Многие компании предпочитают делать инвентаризацию в конце месяца, чтобы получить актуальные данные для отчётности.

Назначение ответственных

Инвентаризации должна проводиться постоянно действующей комиссией. В её состав входят представители администрации, бухгалтерии, отдела маркетинга. Председателем комиссии обычно назначается директор магазина или его заместитель. Все члены комиссии несут ответственность за правильность и достоверность полученных результатов.

Подготовка

Тщательная подготовка позволяет значительно ускорить основной этап пересчёта и минимизировать ошибки. Все товары должны быть разложены по своим местам, а полки – очищены от пыли. Необходимо проверить наличие маркировки и ценников на всей продукции.

Подготовительные мероприятия

Перед началом процедуры материально ответственное лицо обязано предоставить в комиссию последние приходные и расходные документы. Все товары, которые поступили в период подготовки, принимаются и оприходываются по стандартной процедуре. Те продукты, которые уже списаны, но ещё физически находятся на складе, инвентаризации не подлежат.

Распечатка остатков из учётной системы

Ключевой подготовительный этап – это получение распечатанных инвентаризационных описей из учётной программы. В этих документах содержится полный список товаров с указанием их наименований, артикулов, количества по данным системы. Без этого документа проведение сверки невозможно.

Этапы проведения инвентаризации

Процедура должна проходить по чёткому пошаговому алгоритму, нарушение которого может привести к некорректным результатам и ошибкам в учёте.

Подсчёт фактических остатков

Члены комиссии пересчитывают, перевешивают или перемеряют весь товар, который есть в магазине. Данные заносятся в инвентаризационные описи. Каждый продукт проверяется визуально на предмет целостности упаковки, срока годности. Для удобства процесс организуют по секциям или стеллажам.

Сверка результатов с данными учёта

После завершения пересчёта наступает этап сверки. Фактические остатки, зафиксированные комиссией, сравниваются с теми данными, которые были распечатаны из системы. Это позволяет быстро увидеть расхождения по тем или иным позициям.

Выявление расхождений

Если в процессе сверки были обнаружены излишки или недостача, это фиксируется в специальном документе – сличительной ведомости. Материально ответственное лицо должно дать письменное объяснение по каждому такому случаю. Это важный этап для дальнейшего анализа причин возникновения расхождений.

Подведение итогов, оформление результатов

На последнем этапе комиссия формирует итоговый документ – ведомость результатов инвентаризации. В ней отражаются все выявленные излишки и потери. На основании этого документа бухгалтерия проводит окончательную сверку, вносит необходимые корректировки в учётную систему, чтобы данные снова соответствовали реальности.

Как сделать инвентаризацию более эффективной

Традиционный пересчёт с помощью бумажных описей отнимает много времени и чреват человеческими ошибками. Современные технологии позволяют радикально изменить этот процесс.

Автоматизация процесса с помощью ТСД

Использование терминалов сбора данных значительно ускоряет и упрощает инвентаризацию. ТСД представляет собой мобильный сканер, который считывает штрихкоды с товаров, автоматически передаёт информацию в учётную систему. Оператору не нужно вручную заносить данные в бумажные бланки, что исключает ошибки и экономит время.

Современные методы инвентаризации

К современным методам относится проведение инвентаризации в режиме реального времени. Это значит, что пересчёт товаров можно делать без остановки торговых операций. Такой подход становится возможным благодаря использованию облачных систем, которые мгновенно обновляют данные о остатках после каждой проведённой операции.

Ответственность, последствия за нарушения

Порядок проведения инвентаризации регламентирован внутренними инструкциями компании и федеральным законодательством. Материально ответственное лицо несёт ответственность за сохранность вверенных ему ценностей. Выявленная недостача может быть взыскана с виновного сотрудника в установленном порядке. В случае обнаружения фактов мошенничества или хищения дело может быть передано в правоохранительные органы.

Чек-лист для инвентаризации

Для упрощения процесса можно ориентироваться на следующий план:

1. Утвердить график, состав комиссии.
2. Подготовить помещения и товар.
3. Провести инструктаж с сотрудниками.
4. Получить описи из системы.
5. Организовать точный пересчёт.
6. Выполнить сверку данных.
7. Оформить результаты, внести правки в систему, при необходимости модернизировать магазин или склад для решения возникающих проблем.

Ревизия и инвентаризация: в чём разница?

Часто эти два слова используются как синонимы, но между ними есть разница. Инвентаризация означает проверку товаров, денег, оборудования. Ревизия – комплексная проверка всей финансово-хозяйственной деятельности, документооборота и соблюдения правил работы. Она часто включает в себя инвентаризацию как один из своих основных этапов.

Дополнительные рекомендации

Повысить эффективность контроля поможет внедрение регулярных внеплановых проверок. Не стоит растягивать процесс на несколько дней, так как это увеличивает риск ошибок. Важно обеспечить комфортные условия для работы комиссии и хорошее освещение в помещениях. Анализ результатов прошлых инвентаризаций поможет выявить системные проблемы и устранить их.

Автоматизация складских процессов – это эффективный способ снизить издержки и увеличить прибыль. Складолог позволяет быстро проводить инвентаризацию с помощью удобного мобильного приложения, мгновенно сверять фактические остатки с данными в программе, минимизируя простой и человеческий фактор.