Как отелю установить нормы расходников и перестать списывать “на глаз”?
Представьте, что каждый месяц вы покупаете 500 литров шампуня, но гости тратят только 400. Куда деваются остальные 100? Они “теряются” на складе или незаметно покидают отель в сумках недобросовестных сотрудников. Конечно, проблема не в шампуне, а в системе, которая позволяет тратить ресурсы бесконтрольно. Отсутствие чётких норм расхода в отеле – это дыра в бюджете, которую вы не видите, но постоянно ощущаете через растущие затраты и хаос в закупках.
Контроль – это не про мелочность, а про управляемость. Внедрение системы учёта расходных материалов снижает затраты на эту категорию в среднем на 15-30%, превращая непредсказуемые траты в плановую статью бюджета. Это фундамент для анализа и точного прогнозирования.
Пошаговая инструкция по внедрению системы контроля
Этот план – последовательность действий от полного хаоса к прозрачности. Его можно адаптировать под размер любого отеля.
Шаг 1. Аудит и инвентаризация. Вскрываем “складские залежи”
Цель: понять, что и в каком количестве у вас есть.
Не начинайте с абстрактных списков. Проведите тотальную инвентаризацию всех помещений: кладовых горничных, склада, административных зон. Учитывайте всё: от пробников шампуня и швейных наборов до картриджей для принтера и салфеток в баре. Результат – полный перечень позиций с точным остатком на момент начала. Это ваша отправная точка. Часто в ходе такой ревизии обнаруживаются “залежи” материалов, купленных год назад и благополучно забытых.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Шаг 2. Категоризация. Делим для эффективного управления
Цель: сгруппировать позиции для разных подходов к нормированию.
Разделите весь перечень на логические группы. Это позволит установить разные принципы контроля.
- Санузел, косметика: шампуни, гели, мыло, кремы. Норма зависит от количества гостей и длительности проживания.
- Постельное бельё, текстиль: полотенца, простыни, халаты. Учёт часто ведётся по факту замены, но важно отслеживать скорость износа и потерь.
- Мини-бар, бакалея: напитки, снеки, чай, кофе. Норма привязана к факту потребления гостем и требует чёткой фиксации.
- Канцелярия, хозяйственные товары: бумага, ручки, мешки для мусора, чистящие средства. Норма часто рассчитывается на номер/сутки или на уборку.
- Расходники для завтрака: джемы, масло порционное, сахар. Норма на покрытие.
Шаг 3. Сбор данных и анализ. Ищем цифровую истину
Цель: рассчитать объективный базовый расход.
Как понять, сколько должно тратиться? Используйте три источника данных:
- Анализ прошлых закупок за 6-12 месяцев.
Возьмите общее количество закупленного товара (например, бутылок шампуня 30 мл) и разделите на количество проживаний (ночей) за тот же период. Вы получите средний исторический расход “на глаз”, от которого нужно отталкиваться.
- Пилотные замеры.
Выберите 5-10 номеров. На неделю снабдите их строго отмеренным количеством новых расходников. После каждого ухода гостя горничная фиксирует остатки в специальном чек-листе. Так вы получите чистые данные без искажения прошлыми перерасходами.
- Отраслевые нормативы.
Используйте их, как ориентир, но всегда подстраивайте под свой уровень сервиса. Например, если вы позиционируете отель, как премиальный, и оставляете гостям полный набор пробников ежедневно, ваша норма будет выше средней по рынку.
Шаг 4. Установка точных норм. От данных к правилу
Цель: создать рабочую формулу.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Базовой формулы “на номер” часто недостаточно. Используйте многофакторный подход:
Норма на номер/сутки = Базовый расход (из шага 3) + Коэффициент загрузки (зависит от % занятости) + Сезонный коэффициент (летом расход воды/мыла может быть выше)
Примеры:
- Шампунь (30 мл): Базовый расход = 1 флакон на 2 ночи (гость редко забирает новый, если остался старый). При загрузке 80% коэффициент = 1.0, при 100% – 1.1 (чаще уборка). Итог: для номера, который занят 3 дня при 100% загрузке отеля: (3/2) * 1.1 = 1.65 флакона.
- Бутилированная вода (0.5 л): Базовый расход = 1 бутылка на заезд. Приветственный бонус. Норма жёсткая, не зависит от длительности проживания. Итог: 1 бутылка на каждого нового гостя.
- Порционный джем (15г): Базовый расход = 2 шт. на гостя на один завтрак. При анализе данных выяснилось, что 30% гостей берут только 1, а 10% – 3. Итог: устанавливаем норму 2 шт., но анализируем остатки после завтрака для точечной корректировки.
Шаг 5. Внедрение и учёт. Технологии в помощь
Цель: сделать соблюдение норм простым и обязательным.
Бумажные журналы часто теряются, не позволяют автоматически формировать статистику, а на учёт сильно влияет человеческий фактор. Вместо них можно использовать Excel/Google таблицы, программы, интегрированные с системой управления отелем и складом, чек-листы уборки с обязательной графой “Остаток расходников”, превращающей учёт в часть рабочего процесса.
Шаг 6. Мотивация персонала. Вовлекаем, а не заставляем
Цель: сделать команду союзником.
Объясните сотрудникам, зачем это нужно. Экономия – не цель урезать премии, а способ повысить стабильность отеля, что важно для всех. Внедрите систему поощрений: часть сэкономленных средств (рассчитанных против плановых норм) можно направлять в премиальный фонд службы размещения. Горничная, которая аккуратно относится к материалам, должна чувствовать, что это ценится.
Инструменты и технологии
Начинать можно с Excel: создайте простую форму для горничной, куда она вносит остатки по номеру после уборки – данные автоматически суммируются. Это лучше, чем ничего, но для устойчивого результата и масштабирования рано или поздно потребуется специализированное ПО.
Например, сервис Складолог решает ключевую проблему: объединяет данные о движении товаров в едином пространстве. Вы не просто устанавливаете нормы расхода в отеле, а создаёте цифровую цепочку: “Склад → Горничная → Номер”. Каждая выдача фиксируется, остатки по номерам видны онлайн, отчёты по перерасходу формируются автоматически. Это превращает контроль расходников в гостинице из ежемесячной головной боли в рутинный, но эффективный процесс. Вы видите, что и где потрачено, можете точечно работать с отклонениями.
Когда требуется корректировка норм?
Заданные показатели – не догма. Их необходимо пересматривать минимум раз в квартал. Почему?
- Сезонность. Летом гости чаще принимают душ, зимой – пьют больше чая.
- Смена стандартов. Вы можете перейти на более крупную фасовку или, наоборот, на более премиальные бренды с другим расходом.
- Анализ отклонений. Если по конкретной позиции в конкретном блоке номеров стабильный перерасход – это сигнал. Возможно, проблема в бракованной/некачественной партии (слабые крышки, жидкая консистенция средств), в методах работы горничной или в поведении гостей (при заселении с детьми). Регулярный анализ данных позволяет управлять не только затратами, но и качеством.
Практические рекомендации на 2026 год
К каким тенденциям стоит присмотреться?
Фокус на данных. Принимайте решения только на основе цифр из вашей системы, а не на ощущениях.
Цифровизация процессов. Мобильные решения для линейного персонала перестали быть роскошью. Это базовый инструмент учёта расходных материалов.
Гибкие нормы. Внедряйте алгоритмы, которые автоматически корректируют плановый расход в зависимости от актуальной загрузки и длительности проживания гостя.
Прозрачность для команды. Делитесь с менеджерами отчётами по экономии. Покажите, как системный контроль расходников в гостинице напрямую влияет на финансовое здоровье отеля и, как следствие, на стабильность рабочих мест и возможность материального поощрения.
Резюмируем
Внедрение системы нормирования – это инвестиция в управленческую прозрачность. Вы получаете не просто экономию в отеле в среднем до 30%, а мощный аналитический инструмент. Вы начинаете понимать реальные модели потребления, оптимизируете закупки (избавляясь от кассовых разрывов, излишков), предотвращаете потери, создаёте основу для честного диалога с поставщиками. Прекращение списания материалов в отеле “на глаз” – первый шаг от оперативной рутины к стратегическому управлению ресурсами.
Начните уже сегодня с инвентаризации склада или одной зоны хранения расходников, проанализируйте закупки за последний квартал – цифры могут вас удивить.
Вот дополнительный пункт для вашей статьи, составленный на основе достоверных источников и раскрывающий важные практические аспекты установки норм.
Источники статьи
- Российский союз туриндустрии (РСТ): “Методические рекомендации по стандартизации услуг средств размещения”.
- Журнал “Гостиница и ресторан. Бизнес и управление”: “Цифровизация хозяйственных процессов в отеле: учёт и контроль”.
- Sandsoft.info: “Учёт расходных материалов в номерах гостиниц и санаториев”.
