Как подготовить склад к проверке налоговой: чек-лист владельца

В статье разобрали,  что налоговая смотрит на складе, как подготовиться заранее и как вести себя во время визита, чтобы избежать доначислений и штрафов. Нормы налогового законодательства меняются, поэтому перед проверкой сверяйтесь с актуальной редакцией НК РФ.

Какие бывают налоговые проверки

Налоговый контроль идет в нескольких форматах, и склад затрагивают не все из них одинаково.

Камеральная проверка

Проходит в инспекции без выезда, на основе поданных деклараций и документов (статья 88 НК РФ). Налоговая сверяет данные декларации с первичными документами, проверяет правильность расчета налогов, ставок и вычетов. Склад здесь затрагивается косвенно — через запрос документов.

ТСД в мобильном
телефоне

Скачайте приложение и автоматизируйте склад без дорогостоящего оборудования

Приемка, инвентаризация, отгрузка и учет остатков - прямо в смартфоне. Перенесем склад из Excel в удобное мобильное приложение.

Скачать бесплатно

Выездная проверка

Проводится на территории налогоплательщика (статья 89 НК РФ). Именно в ее рамках инспекторы приходят на склад, осматривают помещения и проводят инвентаризацию. Срок обычно до двух месяцев, но может продлеваться при большом объеме документов или наличии обособленных подразделений.

Встречная проверка

Это истребование документов у контрагентов проверяемой компании. Налоговая сверяет ваши документы с документами поставщиков и покупателей, поэтому расхождения в накладных всплывают быстро.

Калькулятор онлайн

Сколько денег вы теряете на текущих мощностях склада

Заказы в день, ед.

Текущий mispick, % кол-во ошибок

Время сборки до, мин

Рассчитать

Рассчитать результаты внедрения

• 87%

  
  видят результат в первый месяц
• 31%

  
  среднее сокращение издержек
• 42%

  
  рост скорости операций
• 18%

  
  увеличение оборота

Что налоговая проверяет на складе

Во время выездной проверки на складе инспекторы используют несколько процедур.

Осмотр помещений

Сотрудники налогового органа вправе осматривать любые помещения, которые используются для получения дохода: склады, торговые залы, производственные площади (статьи 91 и 92 НК РФ). Осмотр проводят в присутствии не менее двух понятых. Препятствовать доступу проверяющих нельзя.

Инвентаризация имущества

Если у налоговой есть сомнения, что фактическое имущество соответствует отчетности, проводится инвентаризация (пункт 13 статьи 89 НК РФ). Комиссия сверяет фактические остатки товаров, основных средств и материалов с учетными данными. Расхождение — основание для доначислений.

Анализ первичной документации

Проверяют договоры с контрагентами, накладные, акты, книгу учета доходов и расходов, кассовые отчеты. По каждому расходу инспектор смотрит, есть ли подтверждающий первичный документ и обоснована ли затрата.

Проверка маркировки и ККТ

Для маркированных товаров сверяют коды и сведения, переданные в систему Честный ЗНАК. Кассовые данные сверяют с фискальными отчетами.

Документы

На складе в фокусе проверки оказываются документы, подтверждающие движение товара и его наличие: приходные и расходные накладные, приходные ордера, акты о расхождениях, инвентаризационные описи и сличительные ведомости, карточки учета. Каждый документ должен содержать обязательные реквизиты и подписи ответственных лиц. Отсутствие хотя бы одного обязательного документа создает проблемы при проверке. Полный список складских документов и отчетов с назначением каждой формы собран в отдельном материале, там же удобно свериться, все ли формы у вас заведены.

Чек-лист подготовки склада до проверки

Подготовку удобно вести по пунктам.

1. Проведите инвентаризацию. Сверьте фактические остатки товаров и материалов с данными учета на всех объектах хранения. Многие проверки начинаются именно с инвентаризации на складах.
2. Устраните расхождения. Оформите корректировки, спишите испорченный и утраченный товар нужными актами.
3. Проверьте первичку. Убедитесь, что на каждую операцию есть документ с реквизитами и подписями, а данные совпадают с документами контрагентов.
4. Сверьте договоры с контрагентами. Проверьте, что все поставки и отгрузки закрыты документами.
5. Проверьте маркировку и кассу. Сведения по маркированным товарам должны быть переданы в Честный ЗНАК, кассовые данные — соответствовать фискальным отчетам.
6. Наведите порядок в хранении. Обеспечьте быстрый доступ к документам за нужный период.
7. Подготовьте помещение и людей. Выделите место для работы инспекторов и проведите инструктаж сотрудников.

Как вести себя во время проверки

Сначала попросите служебное удостоверение и решение о проведении проверки. Проверьте, что в решении указаны основание, предмет и состав проверяющих. Во время осмотра сотрудники должны быть спокойны и вежливы, отвечать по существу и не передавать документы сверх предмета проверки. Не препятствуйте законным действиям инспектора, но и не давайте лишних пояснений и неподтвержденных обещаний. Заранее определите, кто встречает инспектора, кто отвечает за склад и где хранятся документы.

После проверки: акт, штрафы, обжалование

По результатам проверки налоговая составляет акт, в котором фиксирует выявленные нарушения. Акт может привести к доначислению налогов, пеням и штрафам. Если вы не согласны с решением по выездной проверке, у бизнеса есть месяц, чтобы подать апелляционную жалобу в вышестоящий налоговый орган. Пока жалобу рассматривают, решение не вступает в силу, и взыскать недоимку налоговая не может. Своевременная реакция после проверки помогает снизить или оспорить доначисления.

Частые ошибки, из-за которых доначисляют

• Фактические остатки не совпадают с учетными, и это выявляет инвентаризация.
• На часть операций нет первичных документов или в них не хватает реквизитов.
• Данные в накладных не совпадают с документами контрагентов.
• Списания товара не оформлены актами.
• Сведения по маркированным товарам не переданы в систему маркировки.
• Учет ведется в разрозненных таблицах, и собрать документы за период за разумное время не получается.

Как программа Складолог помогает пройти проверку

Складская программа снимает большую часть рисков еще до визита инспектора. Актуальные остатки всегда совпадают с фактическими, потому что каждое движение подтверждается сканированием. Инвентаризация занимает часы вместо дней за счет быстрой сверки. Первичные документы формируются автоматически и хранятся в одном месте, поэтому собрать пакет за любой период можно за минуты.

В Складолог кладовщик работает через мобильное приложение, а отчеты по остаткам и движению собираются в пару кликов. Если планируете перейти на электронные документы, посмотрите отдельный материал про документооборот и ЭДО — электронные документы, подписанные УКЭП, имеют такую же юридическую силу, как бумажные.