Как проводить инвентаризацию по серийным номерам: пошаговое руководство для склада
Инвентаризация по серийным номерам — это форма проверки фактического наличия активов, при которой каждая единица товара идентифицируется и учитывается по уникальному идентификатору (Serial Number, SN). В отличие от подсчета по количеству или по номенклатуре, здесь проверяется не просто «сколько», а какие именно экземпляры находятся на складе и где они расположены.
Подход применяется там, где цена ошибки высока: электроника и техника, медицинское оборудование, инструменты, ИТ-активы, дорогостоящие комплектующие, арендный и сервисный инвентарь. Серийный номер позволяет проследить путь каждой единицы — от приемки до отгрузки, ремонта или списания — и потому существенно повышает точность учета и управляемость.
Практическая ценность серийной инвентаризации в том, что она выявляет проблемы, недоступные при обычных методах: подмены, «двойников», потери при перемещениях, некорректные возвраты, ошибки сервиса. Однако большинство материалов ограничиваются описанием преимуществ сериализации, не объясняя как именно провести инвентаризацию по серийным номерам на практике. В этом руководстве разобрана пошаговая методика: подготовка, инструменты, алгоритм, отчетность и типовые ошибки.
Что такое учет по серийным номерам
Серийный номер: определение и назначение
Серийный номер — это уникальный код, присваиваемый конкретной единице изделия. В учете он используется для индивидуальной идентификации, отслеживания перемещений, фиксации статусов (в наличии, в ремонте, продан, списан) и анализа истории жизненного цикла актива.
Назначение серийного номера — обеспечить однозначное соответствие «физический объект ↔ запись в системе». Это ключевое отличие от партионного или количественного учета.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Преимущества инвентаризации по серийным номерам
- максимальная точность и прослеживаемость;
- контроль подмен и несанкционированных операций;
- корректный учет сервисных событий и гарантий;
- быстрый аудит и расследование инцидентов;
- соответствие требованиям регуляторов и стандартов в ряде отраслей.
Когда нужна инвентаризация по серийным номерам
Метод обязателен или экономически оправдан, если выполняется хотя бы одно условие: высокая стоимость единицы, требования к прослеживаемости, сервисное обслуживание по SN, риск подмен, аренда/выдача оборудования, требования комплаенса. Для массовых недорогих товаров серийная инвентаризация избыточна и должна применяться выборочно.
Подготовка к инвентаризации по серийным номерам
Настройка системного учета
Перед началом проверки необходимо убедиться, что система учета поддерживает серийные номера и корректно хранит атрибуты: статус, местоположение, дата последнего сканирования, связка с документами. Важно закрыть «серые зоны»: ручные правки без логов, дубли SN, незаполненные статусы.
Инструменты для считывания
Выбор инструмента зависит от условий склада и формата маркировки. Чаще всего используются терминалы сбора данных (ТСД) со сканером штрихкодов, мобильные приложения на смартфонах и RFID-считыватели для массового сканирования без прямой видимости.
Пошаговый алгоритм инвентаризации по серийным номерам
Ниже — таблица-чек-лист с пояснениями к каждому шагу.
| Шаг | Действие | Пояснение |
| 1 | Формирование задания | Определяются зоны, ячейки или перечень активов по SN |
| 2 | Подготовка персонала | Инструктаж по правилам сканирования и фиксации статусов |
| 3 | Физическое сканирование | Считывается каждый SN с объекта |
| 4 | Онлайн-проверка | Система сверяет SN с ожидаемыми данными |
| 5 | Фиксация отклонений | Лишние, отсутствующие, неверные SN |
| 6 | Анализ причин | Перемещения, сервис, возвраты, подмены |
| 7 | Закрытие инвентаризации | Корректировки и отчеты |
Пояснения: критически важно не пропускать шаг анализа. Серийная инвентаризация ценна не пересчетом, а выявлением причин расхождений по каждому идентификатору.
Частые ошибки при инвентаризации по серийным номерам и как их избежать
Ошибка 1. Проверка только количества, а не самих SN.
Решение: обязательная сверка каждого считанного SN с ожидаемым списком.
Ошибка 2. Дубли серийных номеров в системе.
Решение: предварительная очистка справочника и запрет дублей на уровне валидации.
Ошибка 3. Игнорирование статусов.
Решение: проверять соответствие статуса фактическому состоянию (в ремонте ≠ на складе).
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Ошибка 4. Ручной ввод вместо сканирования.
Решение: минимизировать ручной ввод, использовать сканеры и шаблоны.
Инструменты отчетности и проверки
Таблица анализа серийных номеров — пример
| Серийный номер | Ожидаемое место | Факт | Статус | Отклонение |
| SN-001 | Ячейка A-12 | Не найден | В наличии | Недостача |
| SN-017 | Сервис | Склад | В ремонте | Ошибка статуса |
Отчеты в учетной системе
Для контроля используются отчеты по серийным номерам с остатками (QOH), фильтры по статусу, местоположению и дате последнего сканирования. Практика показывает, что отчет «SN без движения» и «SN не в ожидаемой ячейке» дают максимальный эффект.
EEAT-БЛОКИ (Экспертность, Авторитет, Доверие)
Авторитет и источники. Подходы к серийному учету описаны в документации WMS/ERP-систем, отраслевых руководствах и международной практике учета активов. Зарубежные публикации по inventory serial tracking подчеркивают рост точности и снижение потерь при использовании SN.
Практический опыт.
Кейс 1: склад медицинского оборудования сократил расхождения до нуля, внедрив обязательную серийную инвентаризацию перед сервисными отгрузками.
Кейс 2: ИТ-склад сократил время аудита вдвое за счет мобильного сканирования SN.
Экспертный комментарий.
«Серийная инвентаризация — это не про пересчет, а про контроль жизненного цикла. Если каждый SN имеет историю и статус, склад становится управляемым даже при высокой сложности операций».
