Как вернуть товар поставщику в 2025 году

Возврат товара поставщику – стандартная операция в бизнесе. Она требует чёткого соблюдения инструкций, правил оформления документов, отражения операции в учёте. Процедура возврата грузов поставщикам в 2025 году имеет свои особенности, включая изменения в налоговом законодательстве и усиление роли электронного документооборота. Знание этих нюансов помогает избежать споров с контрагентами, претензий от налоговых органов, защитить финансовые интересы компании, поддерживать здоровые отношения с партнёрами.

Основания

Право вернуть товар поставщику закреплено гражданским законодательством и условиями договора. Основные причины связаны с нарушением поставщиком условий сделки. Основания должны быть чётко прописаны в договоре поставки или купли-продажи. Это позволяет минимизировать разногласия между сторонами. Отсутствие чётко определённых условий может привести к длительным спорам и судебным разбирательствам.

Несоответствие заявленному качеству

Товар может иметь производственные дефекты, повреждения, признаки порчи или не соответствовать техническим условиям (ГОСТ, ТУ). Это даёт покупателю право вернуть его на основании статей 475-477 ГК РФ. Дефекты нужно зафиксировать документально – актом, фото или экспертным заключением. Качественный товар, не подошедший по субъективным причинам, можно вернуть только если это предусмотрено договором. Экспертное заключение может потребоваться при сложных технических дефектах, когда необходимо установить причину их возникновения.

Несоответствие ассортименту

Если поставщик привёз заказ, не соответствующий заявке (другой артикул, цвет, модель, комплектация), покупатель вправе отказаться от его принятия или вернуть несоответствующие позиции. Это регламентируется статьями 466 и 468 ГК РФ. Важно, чтобы заказ был оформлен письменно, содержал точные спецификации. Устные договорённости сложно доказать в случае возникновения конфликтной ситуации.

Неверное количество или комплектность

При расхождении в количестве (недопоставка, излишки), комплектности покупатель может отказаться от приёмки или вернуть часть товара. Условия о количестве и комплектности должны быть чётко прописаны в договоре. Недопоставка может сорвать производственные процессы или розничные продажи, поэтому важно оперативно реагировать на такие нарушения.

Отсутствие/повреждение упаковки

Если условия договора требуют наличия целостной упаковки, а груз пришёл без неё или с повреждениями, это также является основанием для возврата. Нарушение упаковки может ставить под угрозу сохранность продукции. Особенно это актуально для товаров, требующих особых условий транспортировки: хрупких, скоропортящихся, гигиенических изделий.

Документы

Далее рассмотрим, как оформить возврат товара поставщику. Это ключевой этап, который обеспечивает юридическую силу операции, возможность корректно отразить её в учёте. Комплект документов может варьироваться в зависимости от основания возврата, условий договора. Отсутствие хотя бы одного необходимого документа может стать причиной отказа в принятии товара или возврате денежных средств.

Акт на некачественный товар

Акт о выявленных недостатках (например, по форме ТОРГ-2) составляется комиссией с участием представителей обеих сторон. В нём фиксируются: дата, место составления, состав комиссии, реквизиты договора и накладной, описание выявленных дефектов, требования к поставщику (ремонт, замена, возврат).

Акт должен быть подписан всеми членами комиссии. Если представитель поставщика не явился, акт можно составить в одностороннем порядке с привлечением независимого эксперта. К акту рекомендуется прикладывать фотографии повреждённого товара или результаты экспертизы.

Письмо о возврате

Письмо-претензия или уведомление может оформляться в свободной форме. В нём указываются: реквизиты сторон, основание возврата со ссылками на договор, перечень возвращаемого товара, требования (возвратить деньги, заменить).

Письмо должно быть отправлено поставщику заказным письмом с уведомлением о вручении или через электронный документооборот с подтверждением получения. Это важно для соблюдения досудебного порядка урегулирования спора.

Возвратная накладная

Оформляется по форме ТОРГ-12 или универсальным передаточным документом (УПД) с пометкой “Возврат товара”. В ней указываются: наименование, реквизиты сторон (юридическое или физическое лицо), данные о договоре, сведения о товаре (наименование, количество, цена), причина возврата. 

Накладная подписывается представителями обеих сторон. При отказе поставщика от подписания документа делается соответствующая отметка. Электронный документооборот упрощает этот процесс, обеспечивая быстрый обмен юридически значимыми документами.

Как организовать процесс?

Процедура включает несколько шагов, которые важно выполнять последовательно с документальной фиксацией. Чёткое следование алгоритму позволяет избежать ошибок и задержек. Каждый этап должен быть подтверждён соответствующими документами. Это особенно важно для крупных партий или дорогостоящей продукции.

Шаг 1. Установите основание

Определите причину, по которой груз возвращается: брак, несоответствие ассортименту, количество, иные нарушения договора. Основание должно быть подтверждено документально (актом, фото, экспертизой). На этом этапе важно оперативно провести осмотр товара, зафиксировать все нарушения. Задержка может осложнить доказывание своей позиции перед поставщиком.

Шаг 2. Согласуйте ситуацию

Уведомите поставщика о выявленных нарушениях письменно (письмом, через ЭДО). Укажите, какие позиции возвращаются, по какой причине, на какую сумму. Это поможет избежать споров. Лучше всего иметь подтверждение получения уведомления контрагентом. В случае электронного документооборота таким подтверждением будет автоматическая квитанция о получении.

Шаг 3. Составьте акт или внутреннюю записку

Для бракованного товара составьте акт о несоответствии. При возврате по согласованию сторон может потребоваться внутренний документ с обоснованием (служебная записка). Акт составляется комиссией, в которую входят материально ответственные лица, при необходимости – технические специалисты. Внутренняя записка помогает зафиксировать решение о возврате внутри организации.

Шаг 4. Оформите возвратную накладную

Заполните ТОРГ-12 или УПД с пометкой “Возврат”. Укажите количество, наименование, стоимость заказа, основание возврата. Документ составляется в двух экземплярах. При использовании электронного документооборота накладная подписывается электронной подписью. Важно проверить все реквизиты во избежание ошибок.

Шаг 5. Выставьте счёт-фактуру

Если товар облагался НДС, покупатель выставляет счёт-фактуру на возврат. Это необходимо для корректировки расчётов по НДС. В 2025 году при возврате качественной продукции эта операция может рассматриваться как обратная реализация. Счёт-фактура должна быть выставлена в течение пяти календарных дней с момента составления возвратной накладной.

Шаг 6. Верните товар

Передайте его своим транспортом или организуйте вывоз силами поставщика. При передаче подпишите накладную. Груз должен быть передан в той же упаковке, с той же комплектацией, в которой был получен. Факт передачи фиксируется подписанной накладной, которая является основанием для отражения операции в учёте.

Шаг 7. Отразите операцию в бухучёте

В зависимости от того, когда обнаружен брак (до или после оприходования), проводки будут различаться. Например:

• Если товар не принят к учёту: сторнирование проводок по поступлению.
• Если принят к учёту: использование счета 76.02 “Расчёты по претензиям”. 

Все операции должны быть отражены в том отчётном периоде, в котором произошла передача товара обратно поставщику. Это важно для корректного расчёта налогов и формирования финансовой отчётности.

Сроки

Период возврата зависит от условий договора, вида товара:

• Для продукции с установленным сроком годности – до его истечения.
• Для изделий без срока годности – в течение двух лет с момента поставки.
• Если в договоре прописаны иные временные рамки, применяются они.

Сроки для предъявления претензий по качеству могут отличаться от общих сроков возврата. Для сложных технических товаров часто устанавливаются гарантийные сроки, в течение которых можно заявить о недостатках. Просрочка в заявлении требования может привести к отказу в удовлетворении претензии.

Бухгалтерские проводки

Порядок отражения возврата в бухучёте зависит от качества товара и момента выявления брака. Все операции должны быть документально подтверждены. Проводки различаются в зависимости от того, принят ли товар к учёту на момент обнаружения недостатков, и от налогового режима организации.

Возврат качественного товара

Рассматривается как обратная реализация. Покупатель становится продавцом и оформляет:

• Дт 62 Кт 90 – отражение выручки от обратной продажи.
• Дт 90 Кт 41 – списание стоимости продукции.
• Дт 90 Кт 68 – начисление НДС. Эта операция приводит к увеличению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и НДС. 

Важно правильно определить стоимость товара при обратной реализации – обычно она соответствует цене первоначальной покупки.

Возврат некачественного товара

Оформляется через счёт 76.02 “Расчёты по претензиям”:

• Дт 76.02 Кт 41 – возврат груза поставщику.
• Дт 76.02 Кт 68.02 – восстановление НДС по возвращённому товару. При этом налоговая база по НДС уменьшается, что приводит к уменьшению налога к уплате. Если НДС уже был принят к вычету, его необходимо восстановить.

Проводки могут различаться в зависимости от момента обнаружения брака – до или после принятия товара к учёту.

Налоговые нюансы

С 2019 года действуют особые правила оформления НДС при возврате товара.

Продавец составляет корректировочный счёт-фактуру, регистрирует его в книге покупок. Покупатель не выставляет счёт-фактуру, а регистрирует корректировочный счёт-фактуру продавца в книге продаж (если успел принять НДС к вычету). Если возврат поставщику оформляется как обратная реализация (например, при обратном выкупе по договору), то покупатель выставляет обычный счёт-фактуру, а не корректировочный.

Важно: с 1 января 2025 года упрощенцы, не получившие освобождения, признаются плательщиками НДС и должны выставлять счета-фактуры с выделенным налогом, в том числе при возврате товаров.

При возврате изделий ненадлежащего качества покупатель вправе потребовать возмещения убытков, вызванных поставкой бракованной продукции. Эти убытки должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны. Возмещение убытков не увеличивает налоговую базу и не уменьшает налог на прибыль.

Частые ошибки

Неполный комплект документов

Отсутствие акта возврата или корректировочного счета-фактуры делает операцию нелегитимной. Совет: разработайте чёткий регламент проверки документов перед отправкой поставщику. Внедрите контрольные списки необходимых документов для каждого типа возврата.

Неверное указание причины

Размытые формулировки могут привести к спорам. Совет: чётко указывайте причину, ссылайтесь на пункты договора, прикладывайте доказательства. Используйте стандартизированные формулировки, принятые в вашей отрасли.

Нарушение сроков возврата 

Просрочка может привести к отказу в приёмке товара. Совет: действуйте оперативно после выявления основания для возврата. Установите внутренние регламенты сроков проведения осмотра товара и оформления претензии.

Ошибки в отражении НДС

Неправильное восстановление налога ведёт к штрафам. Совет: доверяйте расчёты проверенным бухгалтерским программам или консультируйтесь с опытными бухгалтерами. Регулярно обучайте сотрудников, отвечающих за оформление возвратов.

Несоблюдение претензионного порядка

Подача иска в суд без предварительного направления претензии может привести к оставлению иска без рассмотрения. Совет: всегда направляйте письменную претензию с чёткими требованиями, соблюдайте сроки ответа на неё.

Неправильное оформление транспортных документов

При возврате товара через транспортную компанию важно правильно оформить товарно-транспортную накладную. Совет: убедитесь, что в документах указано «возврат товара», приведены реквизиты первоначальной накладной.

Готовое решение для бизнеса

Оформление возврата товара поставщику – сложный процесс, требующий внимания к деталям и чёткого документооборота. Автоматизация складских операций помогает минимизировать риски ошибок из-за человеческого фактора. Именно поэтому современные предприятия всё чаще переходят на цифровые решения для управления цепочками поставок.

Складолог предлагает готовые инструменты, интуитивно понятный интерфейс и быструю техподдержку на всех этапах внедрения.

• Автоматическое формирование документов, отчётов, аналитики для принятия быстрых, основанных на актуальных данных решений.
• Инвентаризация без остановки работы склада: контроль остатков в режиме реального времени. Возможность мгновенно провести сверку, выявить расхождения.
• Удалённый доступ: работайте с любого устройства без привязки к рабочему месту. Это особенно актуально для сетевого бизнеса и компаний с удалёнными складами.
• Интеграция с другими сервисами: упрощает бухгалтерский и налоговый учёт. Данные автоматически передаются в бухгалтерские программы, исключая двойной ввод.

Использование современного программного обеспечения позволяет сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на рутинных операциях. Автоматизация процесса возврата товаров сокращает время на оформление операций с нескольких часов до нескольких минут. Система автоматически проверяет комплектность документов, предупреждает об ошибках, снижая риски финансовых потерь.

Внедрение специализированного решения особенно актуально в свете планируемых изменений законодательства. Сервис своевременно обновляется в соответствии с новыми требованиями, избавляя пользователей от необходимости самостоятельно отслеживать изменения нормативной базы. Это обеспечивает бесперебойную работу бизнеса в рамках действующих правил.