Как вести учет остатков на своем складе и маркетплейсах
Когда товар продается только со своего склада, остаток – это одна цифра. Когда подключаются Wildberries, Ozon или Яндекс Маркет, один и тот же артикул оказывается одновременно в нескольких местах и статусах. Часть лежит у вас на полке, часть уже продана по FBS и ждет сборки, часть едет на склад маркетплейса, часть там уже принята, а несколько штук возвращаются от покупателей.
Учет ломается, когда все это сводят в одно число «остаток». Ниже разберем, какие остатки нужно вести раздельно, как учитывать FBO и FBS одновременно, как сверяться с маркетплейсами и что делать, если цифры не совпадают.
Какие остатки нужно учитывать отдельно
Для мультиканальной торговли минимальная модель учета включает семь состояний товара. Каждое из них отвечает на свой вопрос: где товар физически, чей он сейчас и можно ли его продать.
без Excel и хаоса
- QR-код у каждого номера
- Горничные берут белье со склада в 2 клика
- Чек-листы по номерам и зонам
Быстрый запуск для отелей и гостиниц
| Состояние | Где товар | Можно продать? |
|---|---|---|
| Физический остаток своего склада | У вас на полке | Частично, см. ниже |
| Резерв FBS | У вас на полке, но уже заказан покупателем | Нет, уже продан |
| Брак, карантин, некомплект | У вас на складе, в отдельной зоне | Нет |
| Доступный остаток FBS | У вас на полке, свободен | Да, со своего склада |
| В пути на склад маркетплейса | В машине, в транзите, на приемке | Нет, пока не принят |
| Остаток FBO | На складе маркетплейса, принят | Да, маркетплейсом |
| Возвраты в пути | Едет от покупателя к вам или на склад маркетплейса | Нет, пока не проверен |
Главное здесь – физический и доступный остаток своего склада не одно и то же. Разница между ними и есть резервы и брак, и именно в ней чаще всего возникают продажи «в минус».
Чем отличаются остатки собственного склада, FBO и FBS
FBO (на Wildberries эта схема называется FBW, на Яндекс Маркете – FBY) означает, что вы отгружаете партию на склад маркетплейса, а дальше хранение, сборку и доставку делает площадка. С момента приемки товар физически у маркетплейса, но по-прежнему принадлежит вам. Узнать его количество можно только из отчетов площадки или через API. Пересчитать его своими руками нельзя.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%рост скорости операций
-
18%увеличение оборота
FBS означает, что товар лежит у вас, вы передаете маркетплейсу доступное количество, а после заказа собираете отправление и везете его в пункт приема. Остаток FBS – это не отдельный запас. Это часть вашего физического остатка, которую вы разрешили продавать через площадку.
Отсюда следует ключевое правило. Остатки FBO – это отдельные склады, и в учете их нужно вести как отдельные места хранения: «Склад WB Коледино», «Склад Ozon Хоругвино» и так далее. Остаток FBS отдельным складом не является, это квота с вашего склада. Если завести FBS как самостоятельный склад и «переместить» туда товар, вы получите двойной учет и постоянные расхождения.
Пример учета одного SKU
Возьмем один артикул, например термокружку в одном цвете, и посмотрим, как он распределен в конкретный день:
| Где и в каком статусе | Количество |
|---|---|
| Физически на своем складе | 100 |
| – из них резерв FBS (заказаны, ждут сборки) | 12 |
| – из них брак | 3 |
| Доступно для FBS | 85 |
| FBO Wildberries | 40 |
| FBO Ozon | 25 |
| В пути на склад маркетплейса | 30 |
Если сложить все цифры в столбце «как есть», получится 100 + 40 + 25 + 30 = 195 штук. Эта цифра имеет смысл только в одном случае: когда вы считаете, сколько денег вложено в артикул. Для продаж, закупок и выгрузки на маркетплейсы она бесполезна и даже вредна.
Прямо сейчас можно продать 150 штук: 85 со своего склада и 65 со складов маркетплейсов. 12 штук уже проданы и должны уехать к покупателям. 3 штуки нельзя продавать вообще. 30 штук появятся в продаже только после приемки, а в сезон приемка на крупных складах может затягиваться, причем принять могут не все 30.
Самая частая ошибка возникает с цифрой 85. Если вы торгуете по FBS и на Wildberries, и на Ozon и выгрузите 85 штук на обе площадки, покупатели увидят 170 штук на двух витринах. При хороших продажах вы соберете больше заказов, чем есть товара, и получите отмены. Частые отмены по вине продавца могут ухудшать показатели качества магазина и приводить к удержаниям или другим санкциям по правилам конкретной площадки.
Есть два рабочих подхода. Первый – делить доступный остаток квотами, например 50 на Wildberries и 35 на Ozon, в пропорции продаж. Второй – выгружать весь доступный остаток на все площадки, но обновлять его после каждого заказа и держать небольшой страховой буфер: например, показывать на 3–5 штук меньше фактического. Первый подход проще и надежнее при ручном учете. Второй дает больше продаж, но требует автоматической синхронизации.
Как учитывать резервы и доступный остаток FBS
Резерв возникает в момент, когда покупатель оформил заказ, а не когда вы его собрали. Маркетплейс сразу уменьшает у себя выгруженный остаток, но у вас на полке товар еще лежит. Если кладовщик в этот момент возьмет его для заказа из интернет-магазина или для поставки на FBO, заказ маркетплейса собирать будет не из чего.
Поэтому резерв FBS нужно отражать в учете сразу при поступлении заказа, а не при сборке:
Доступно для FBS = Физический остаток − Резервы всех каналов − Брак и карантин
Резервы всех каналов – это заказы FBS со всех маркетплейсов, заказы вашего интернет-магазина и оптовые заказы, которые еще не отгружены. Если учитывать только резервы маркетплейсов, продажа «в минус» случится через ваш собственный сайт.
После отгрузки резерв закрывается, а физический остаток уменьшается. После отмены заказа до сборки резерв снимается, и товар снова становится доступным. Отмененные заказы, которые не вернули в доступный остаток, – частая причина того, что на складе товар есть, а на витрине его нет.
Как учитывать товар в пути на FBO
Поставка на FBO – это перемещение между вашими складами, просто второй склад принадлежит маркетплейсу. Корректная последовательность в учете такая:
- Товар списывается со своего склада и попадает на виртуальный склад «В пути на WB» (или Ozon) в момент отгрузки.
- Он остается там, пока маркетплейс его не примет. В это время его нельзя учитывать ни в своем остатке, ни в остатке FBO.
- После приемки фактически принятое количество перемещается на склад «FBO Wildberries».
- Разница между отгруженным и принятым не списывается автоматически. Она остается в пути, пока вы не разберетесь с актом приемки.
Последний пункт важен. При приемке маркетплейс может зафиксировать недостачу, излишек, брак или пересорт – например, другой размер или цвет в коробке. Если сразу списать разницу как потерю, вы теряете основание для претензии. Если оставить ее висеть без контроля, товар будет годами числиться «в пути». Лучше завести правило: все, что остается в пути дольше заданного срока, например 14 дней после отгрузки, попадает в отчет на разбор.
Как вести FBO и FBS одновременно
Многие продавцы работают по гибридной схеме: основной поток по FBO, а по FBS страхуют дефицит или продают крупногабарит и медленные позиции. В учете это работает, если соблюдать три правила.
Во-первых, во внутренней учетной системе один товар ведут как единый SKU, к которому привязаны артикулы и баркоды всех площадок, а не как отдельные товары «для FBO» и «для FBS». Разные схемы работы – это разные склады и статусы одного и того же товара.
Во-вторых, решение о том, что отгружать на FBO, принимается из доступного остатка, а не из физического. Если собрать поставку из физического остатка, в нее попадут единицы, уже зарезервированные под заказы FBS.
В-третьих, у каждого места хранения своя частота обновления. Остаток FBS меняется с каждым заказом, и его нужно передавать маркетплейсу как можно чаще. Остаток FBO меняет маркетплейс: для планирования поставок его часто достаточно подтягивать в учет раз в сутки, а при высоком обороте или автоматическом учете – чаще.
Почему остатки маркетплейса и склада расходятся
Часть расхождений – нормальная особенность работы с маркетплейсами, и паниковать из-за них не нужно. Другая часть означает реальные потери. Их полезно различать.
Технические расхождения, которые исчезнут сами. Отчеты маркетплейсов обновляются с задержкой, поэтому продажа, прошедшая пару часов назад, может еще не отразиться. Товары, которые покупатель заказал, но еще не забрал из пункта выдачи, одни отчеты показывают как остаток, другие – нет. Возвраты, пока они едут на склад маркетплейса, тоже учитываются по-разному. Если через 1–2 дня цифры сошлись, это техническое расхождение.
Расхождения из-за учета на своей стороне. Сюда относятся резервы, которые не отразили в учете, отмененные заказы, не вернувшиеся в доступный остаток, брак, который лежит на общих полках вместо отдельной зоны, и пересорт при сборке.
Расхождения на стороне маркетплейса. Это недостачи при приемке, потерянный на складе товар, пересорт при приемке или возврате, возвраты, которые приняли, но не вернули в продажу. Такие случаи нужно фиксировать: маркетплейсы по своим правилам компенсируют товар, утерянный по их вине, но для этого нужно показать, сколько товара было отгружено и принято.
Как проводить сверку собственного склада и маркетплейсов
Сверка своего склада и сверка FBO устроены по-разному, потому что свой склад вы можете пересчитать, а склад маркетплейса – нет.
Свой склад сверяется инвентаризацией. Полная инвентаризация проводится раз в квартал или полгода, выборочная по быстрым и дорогим позициям – еженедельно. Результат сравнивают с физическим остатком в учете, а не с доступным: резервы в момент пересчета еще лежат на полке.
Остатки FBS сверяются автоматически или ежедневно: сколько доступно в учете и сколько выгружено на каждую площадку. Если на площадке больше, чем у вас доступно, это прямой риск отмен.
Остатки FBO сверяются расчетом. Упрощенно ожидаемый остаток по каждому артикулу на каждом складе маркетплейса считается так:
Ожидаемый остаток FBO = Остаток на начало периода + Принято по поставкам − Выкупы + Возвраты, принятые на склад − Вывоз товара продавцом − Списания и утилизация
Выкупом здесь считается только товар, который покупатель забрал. Все, что едет к покупателю или возвращается отказом, по-прежнему остается вашим остатком на площадке, а маркетплейсы показывают такие товары отдельными статусами: в отчете Wildberries, например, это «в пути к покупателю» и «в пути от покупателя». Поэтому ожидаемый остаток сравнивают не с цифрой «на складе», а с суммой: на складе + в пути к покупателю + отказы в пути обратно. Возвраты уже выкупленного товара попадают в расчет только после приемки на склад. Если отчет площадки не разделяет отказы и возвраты, небольшое расхождение на размер этого потока нормально.
Для большинства продавцов достаточно делать такую сверку раз в неделю, а в сезон и при больших оборотах – чаще.
Что делать, если остатки не совпадают
Разбирать расхождения лучше в одном и том же порядке, чтобы не тратить время на поиск потерь, которых нет.
Сначала исключите задержку данных: повторите сверку через сутки по тем же артикулам. Затем проверьте незакрытые операции: резервы, отмененные заказы, поставки в пути, возвраты в пути. Большая часть расхождений находится на этом шаге.
Если расхождение осталось, ищите пересорт. Недостача по одному размеру или цвету и излишек по соседнему почти всегда означают, что товар перепутали при сборке, упаковке или приемке. В этом случае корректировать нужно оба артикула одновременно, а не списывать один и оприходовать другой отдельными документами.
Только после этого расхождение считается потерей. По своему складу его списывают с указанием причины. По складу маркетплейса вы готовите претензию с документами: накладная на отгрузку, акт приемки, история движения по артикулу. Каждое списание должно иметь причину в учете. Корректировки «чтобы сошлось» без причины – главная причина того, что через полгода цифрам никто не верит.
Как автоматизировать сверку остатков
При нескольких десятках артикулов и одной площадке учет можно вести в таблице и сверять вручную раз в неделю. Когда артикулов сотни, а площадок две-три, ручная сверка отнимает дни и отстает от реальности. Особенно это критично для FBS, где остаток меняется с каждым заказом.
При автоматизации система должна решать как минимум три задачи: подтягивать остатки FBO и заказы из API маркетплейсов, резервировать товар в момент заказа и передавать на каждую площадку доступный остаток по заданным правилам – квотой или с буфером. Подробно о синхронизации остатков между площадками мы рассказали в статье об автоматизации управления остатками на маркетплейсах.
Складолог ведет свой склад и склады маркетплейсов как отдельные места хранения в одной базе, интегрируется с Wildberries и Ozon и показывает по каждому артикулу физический остаток, резервы и остатки FBO. Приемку, сборку и инвентаризацию на своем складе можно вести со смартфона, который работает как ТСД. Так расхождения видны на уровне конкретной операции, а не в конце месяца.
