Как выстроить складской учет, если нет отдельного кладовщика: таблицы, чек-листы и порядок действий

Во многих малых компаниях склад существует как бы между делом. Товары или материалы принимают менеджеры, отгружают сотрудники отдела продаж, остатки «примерно помнят», а инвентаризация проводится только тогда, когда что-то срочно понадобилось и внезапно не нашлось. Пока объемы небольшие, кажется, что так можно работать. Но именно в этот момент бизнес начинает незаметно терять деньги. Отсутствие кладовщика почти всегда приводит к одним и тем же проблемам. Товар теряется, списывается задним числом, заказы собираются с ошибками, а руководитель не может в любой момент понять, что реально есть на складе. Хорошая новость в том, что для порядка не нужен отдельный человек. Нужен выстроенный процесс.

Основной принцип: учет — это не человек, а процесс

Кладовщик выполяет правила. Если правил нет, даже самый опытный сотрудник не спасет ситуацию. Если же они есть и они понятны всем, учет можно вести силами существующей команды. Задача бизнеса — создать простую, но обязательную для всех систему. Это единый инструмент учета, четкие правила внесения данных и минимальный контроль. Именно это заменяет отдельную штатную единицу.

Блок 1. Единая учетная таблица — основа всего

Первый и главный шаг — выбрать один инструмент, в котором ведется учет. Для малого бизнеса этого более чем достаточно:

• Google Таблицы — если важно совместное онлайн-использование;

• Excel — если учет ведется локально.

Принципиально важно: таблица должна быть одна. Не своя у бухгалтера с копией у менеджера. Любая дублирующая таблица рушит систему учета.

Обязательные графы учетной таблицы

Минимальный набор, без которого учет не работает:

Калькулятор онлайн

Посчитайте сколько денег вы теряете на текущих мощностях

Заказы в день, ед.

Текущий mispick, % кол-во ошибок

Время сборки до, мин

Рассчитать

Рассчитать результаты внедрения

• 87%

  
  видят результат в первый месяц
• 31%

  
  среднее сокращение издержек
• 42%

  
  рост скорости операций
• 18%

  
  увеличение оборота

• наименование товара / материала;

• единица измерения;

• приход;

• расход (куда и кому ушло);

• остаток;

• дата операции;

• ответственный сотрудник.

Даже такая простая структура уже позволяет видеть движение и быстро находить источник ошибок.

Пример структуры таблицы

Эта таблица не «бухгалтерская». Она управленческая — для контроля и понимания реального состояния склада.

Блок 2. Регламент: правила, которые обязаны соблюдать все

Таблица сама по себе не решает ничего, если нет четких правил работы с ней. Эти правила должны быть простыми и понятными даже новому сотруднику.

Кто отвечает за учет

Назначается один ответственный за ведение таблицы. Это может быть бухгалтер, офис-менеджер или руководитель отдела. Он не обязан физически принимать или выдавать товар, но отвечает за корректность данных.

Кто имеет доступ

• на редактирование — строго ограниченный круг лиц;

• на просмотр — все, кому нужно понимать остатки.

Чем меньше людей редактируют таблицу, тем выше точность учета.

Когда вносятся данные

Ключевое правило: данные вносятся сразу, а не «потом».

• приемка — запись в момент поступления;

• отгрузка — запись до фактической выдачи;

• перемещение — фиксируется как расход и приход.

Записи «задним числом» — главный источник хаоса.

Блок 3. Чек-листы для ключевых операций

Когда нет кладовщика, сотрудники действуют по чек-листам. Это снимает вопросы «а что делать?» и снижает ошибки.

Чек-лист приемки товара

При поступлении товара сотрудник обязан:

Систематизируйте работу вашего склада

Скачайте бесплатный набор «10 готовых шаблонов для эффективного учета» и наведите порядок уже сегодня

• 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
• 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
• 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров

Скачать все шаблоны бесплатно в Телеграм Скачать бесплатно

1. Сверить фактическое количество с накладной.

2. Проверить видимые повреждения и комплектность.

3. Зафиксировать приход в учетной таблице.

4. Указать дату и свою фамилию.

5. Промаркировать товар (стикер с датой или номером партии).

Этот чек-лист занимает 3–5 минут, но предотвращает большинство споров и недостач.

Чек-лист на отгрузку или выдачу

Перед выдачей товара:

1. Проверить остаток в таблице.

2. Получить заявку (даже простую — в мессенджере или по почте).

3. Внести расход в таблицу до выдачи.

4. Зафиксировать, кому и куда ушел товар.

5. Получить подтверждение получения (подпись, сообщение).

Без записи — нет выдачи. Это правило должно быть жестким.

Чек-лист еженедельной сверки

Раз в неделю ответственный:

1. Выбирает 5–10 позиций с наибольшим оборотом.

2. Сверяет физический остаток с таблицей.

3. Фиксирует расхождения.

4. Разбирает причину сразу, а не в конце месяца.

Такая выборочная проверка занимает минимум времени, но держит систему в тонусе.

Блок 4. Распределение зон ответственности в команде

Даже без кладовщика роли должны быть распределены. Это снижает риск «размытой ответственности».

Простой пример распределения:

Важно, чтобы каждый понимал: за какую операцию он отвечает персонально.

Блок 5. Простые методы контроля без кладовщика

Дополнительные инструменты, которые почти не требуют затрат, но усиливают учет.

Система меток и стикеров

Маркировка партий, дат поступления или проектов помогает быстро понять, что и откуда взялось. Это особенно полезно при претензиях и списаниях.

Фотофиксация зон хранения

Раз в месяц делаются фото полок или ящиков. Это позволяет:

• сравнивать динамику;

• быстро объяснять расхождения;

• дисциплинировать сотрудников.

Принцип «один ящик — одна номенклатура»

Смешивание разных позиций в одном месте почти гарантирует ошибки. Даже если товара мало, физическое разделение снижает путаницу в разы.

Заключение: порядок возможен и без кладовщика

Отсутствие отдельного кладовщика — не причина мириться с хаосом. Система из трех элементов работает в большинстве малых бизнесов:

• единая учетная таблица;

• простой регламент;

• чек-листы для ключевых операций.

Такой подход позволяет видеть реальные остатки, снижать потери, быстрее находить ошибки и экономить время руководителя. Начать можно уже сегодня — с создания одной таблицы и назначения ответственного. Всё остальное выстроится вокруг этого решения.