Как выявить пересортицу при инвентаризации: методы, признаки и инструменты
Пересортица при инвентаризации — одна из наиболее сложных и недооцененных проблем в управлении товарными запасами. На практике она нередко воспринимается как обычная недостача или излишек, однако по своей природе пересортица указывает не на потерю товара, а на системную ошибку в процессах учета, приемки, хранения или комплектации.
Для менеджеров складов и логистов пересортица ведет к снижению управляемости запасами, потерю времени на поиск нужных позиций и увеличение операционных затрат. Для бухгалтерии и управленцев несет риски искажения учетных данных, некорректной отчетности и принятия ошибочных управленческих решений. Именно поэтому диагностика пересортицы при инвентаризации требует отдельного подхода, отличного от стандартной фиксации расхождений.
Особенность пересортицы заключается в том, что она часто остается незамеченной. Недостача одной позиции компенсируется излишком другой, близкой по характеристикам. Формально склад может сходиться по общему количеству, но фактически содержать некорректные остатки. В дальнейшем это приводит к ошибкам при отгрузках, возвратах, списаниях и планировании закупок.
В этой статье расскажем, что такое пересортица при инвентаризации, как отличить ее от других расхождений, какими методами и инструментами выявлять, как документировать результаты и как снизить вероятность повторных ошибок.
Что такое пересортица при инвентаризации
Пересортица при инвентаризации — это ситуация, при которой внутри одной группы товаров одновременно выявляются излишки и недостачи, возникшие из-за фактической подмены одних позиций другими. Товар физически присутствует на складе, но учтен не по той номенклатуре.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Типичный пример — обувь одной модели, но разных размеров. В учете числится равное количество каждой размерной позиции, однако фактический пересчет показывает, что одного размера меньше, а другого больше. Общее количество сходится, но распределение по SKU неверное. В данном случае речь идет именно о пересортице, а не о классической недостаче.
На практике пересортица чаще всего возникает по товарам с похожими артикулами, различиями в размере, цвете, фасовке или комплектации, а также по позициям с высоким оборотом и ручной обработкой.
Чем пересортица отличается от обычной недостачи или излишка
Недостача означает отсутствие товара, который числится в учете. Излишек же фиксируется, когда товар есть физически, но отсутствует в учетных данных. Пересортица отличается тем, что товар не пропал и не появился, а был неверно идентифицирован. Ключевая особенность пересортицы — компенсационный эффект. Ошибка по одной позиции перекрывается противоположной ошибкой по другой, из-за чего проблема может долго оставаться незамеченной. Именно поэтому пересортица требует отдельной диагностики и не может быть корректно устранена простым списанием или оприходованием.
Причины пересортицы
Одна из самых распространенных причин — человеческий фактор. Ошибки на этапе приемки и отгрузки возникают при визуальном сходстве товаров, спешке, отсутствии проверки характеристик или ручном вводе данных. Даже опытные сотрудники могут допускать пересортицу при высокой нагрузке.
Другая Причина — ошибки в учетных системах. Неправильно настроенные справочники, дублирующиеся артикулы, объединенные карточки товаров и некорректная фильтрация данных приводят к тому, что учет изначально формируется с искажениями.
Пересортица также часто связана с проблемами маркировки и сканирования. Поврежденные штрихкоды, устаревшие этикетки или одинаковые коды для разных SKU вынуждают персонал использовать ручной ввод, что увеличивает вероятность ошибок.
Дополнительный фактор — несоответствие складских процессов и техники. Формальное адресное хранение, отсутствие правил совместного размещения товаров и слабый контроль перемещений создают условия для регулярного смешения остатков.
Признаки пересортицы: как отличить от других расхождений
| Признак | Пересортица | Недостача | Излишек |
| Одновременный излишек и недостача | Да | Нет | Нет |
| Общий остаток по группе товаров сходится | Часто | Нет | Нет |
| Повторяемость по одним и тем же SKU | Да | Не всегда | Не всегда |
| Логическая связь между позициями | Есть | Нет | Нет |
| Устраняется бухгалтерским списанием | Нет | Да | Да |
Методы выявления пересортицы при инвентаризации
Сличение данных учета с фактическим остатком
Базовый метод диагностики пересортицы заключается в сравнении фактических остатков с учетными данными на уровне конкретных SKU. Важно анализировать не только расхождения по отдельным позициям, но и взаимосвязи внутри одной товарной группы. Если по родственным позициям одновременно выявляются излишки и недостачи, это прямой сигнал пересортицы.
Цикличная инвентаризация как инструмент выявления ошибок
Цикличная инвентаризация позволяет выявлять пересортицу без остановки склада. Регулярная проверка ограниченных групп товаров дает возможность обнаружить аномалии на раннем этапе, до накопления критических ошибок. На практике именно этот метод наиболее эффективен для диагностики системных проблем.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Проверка отчетности в учетных системах
В 1С, WMS и ERP-системах пересортица часто проявляется в отчетах по движениям товара, корректировкам остатков и истории изменений карточек номенклатуры. Анализ таких отчетов позволяет выявить моменты, в которых произошла подмена одной позиции другой.
Практический алгоритм выявления пересортицы
Выявление пересортицы начинается с выбора группы товаров с повышенным риском ошибок и формирования инвентаризационной комиссии. Далее проводится фактический пересчет остатков строго по номенклатуре, без округлений и объединений.
Полученные данные сравниваются с учетными остатками, после чего анализируются все расхождения. Особое внимание уделяется ситуациям, где по однородным товарам выявлены противоположные отклонения. На следующем этапе проверяются сопутствующие документы — приходы, отгрузки, возвраты и перемещения. Итогом становится фиксация результатов в акте инвентаризации с выводами комиссии.
Чек-лист диагностики пересортицы
| Этап | Действие | Цель |
| Подготовка | Выбор группы товаров | Фокус анализа |
| Пересчет | Фиксация факта | Реальные остатки |
| Сравнение | Анализ учета | Поиск расхождений |
| Диагностика | Анализ пар излишек/недостача | Выявление пересортицы |
| Проверка | Анализ документов | Определение причины |
| Оформление | Акт инвентаризации | Основание для решений |
Инструменты и технологии для автоматической диагностики
Использование терминалов сбора данных и RFID-технологий снижает влияние человеческого фактора и повышает точность идентификации товаров. Автоматизация позволяет выявлять пересортицу быстрее и с меньшими трудозатратами.
Дополнительную ценность дают BI-инструменты, которые анализируют массивы данных и выявляют аномалии, повторяемость ошибок и проблемные зоны склада. Такой подход особенно эффективен для крупных распределительных центров и сетевой торговли.
Собранные данные и выводы
| Сценарий пересортицы | Основная причина | Способ выявления |
| Размеры и модификации | Ошибки комплектации | Сличение SKU |
| Цветовые вариации | Визуальное сходство | Цикличная инвентаризация |
| Фасовка | Ошибки маркировки | Анализ движений |
| Артикулы | Дубли в учете | Аудит справочников |
Вывод
Пересортица при инвентаризации — это индикатор качества складских и учетных процессов. Ее выявление и устранение требует системного подхода, корректных данных и управленческих решений. Компании, которые уделяют внимание диагностике пересортицы, получают более точные остатки, прозрачный учет и устойчивую операционную модель.
