Контроль списаний в отеле. Как отличить норму от потерь?
Представьте, что из вашего отеля ежегодно выносят целый номер – с мебелью, техникой и постельным бельём. Скорее всего, вы сразу поднимете тревогу. Однако когда то же самое имущество постепенно исчезает по частям в течение года, потери часто остаются незамеченными. Именно такой “тихий” слив ресурсов происходит через неконтролируемые списания.
В статье объясним, как отличить плановую убыль от реальных потерь, и дадим инструменты для создания эффективной системы контроля.
Почему списания – это не просто цифры в отчёте?
Ежедневные списания полотенец, посуды из мини-бара или косметики кажутся мелочью. Но именно эти мелкие, регулярные потери формируют значительную утечку средств. Финансовые последствия не ограничиваются стоимостью утраченного предмета. Сюда входят затраты на экстренные закупки, время сотрудников на поиск замены и, в конечном итоге, снижение качества гостевого опыта из-за нехватки необходимого.
Наиболее уязвимыми точками обычно становятся:
- Мини-бар, посуда: напитки, закуски, кофейные капсулы, стаканы.
- Текстиль: полотенца, халаты, постельное бельё.
- Гостевые расходные материалы: косметика, одноразовые тапочки, наборы для шитья.
- Техника, аксессуары: пульты ДУ, зарядные устройства, фены.
Без чёткой системы учёта эти потери сливаются с операционной деятельностью, и их истинные масштабы становятся видны только при анализе годовых расходов.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Что такое “норма”?
Нормативные, или обоснованные, списания – это неизбежные потери, связанные с эксплуатацией номерного фонда. Их можно и нужно планировать.
К естественной убыли относится физический износ: постельное бельё, полотенца истираются, посуда и стекло бьются, техника выходит из строя после множества циклов использования. Для таких позиций существуют примерные нормативы срока службы, на которые можно опираться.
Операционные списания связаны с бизнес-процессами отеля. Это: комплименты от администрации (открытое вино, фрукты, шоколад), акции, подарки для гостей, списание испорченных продуктов из-за перебоев с электричеством, оплата утерянных гостями карточек-ключей.
Главный критерий нормы – документальное оформление. Каждое списание должно сопровождаться актом с указанием причины, количества, стоимости, подписями ответственных лиц (например, старшей горничной, руководителя службы размещения). Это превращает потерю из безымянной цифры в управляемый параметр.
Тревожные сигналы – маркеры неучтённых потерь
Когда обоснованные списания превращаются в неучтённые потери? Вот явные индикаторы проблем:
- Постоянный перерасход по конкретным позициям.
Если ежемесячно списывается на 30% больше шампуней, чем было заселено гостей, или пропадает непропорционально много чайных пар, это повод для анализа.
- Расхождение в отчётах.
Остатки в системе складского учёта не сходятся с фактическим наличием в кладовых этажей. Отчёты горничных о пополнении мини-баров расходятся с данными о продажах.
- Формальный подход к оформлению.
Акты на списание составляются “задним числом”, однотипными порциями, без детализации и реального установления причин.
Игнорирование этих сигналов равносильно согласию с тем, что часть оборотных средств будет бесконтрольно утекать из бизнеса.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Инструкция к действию для внедрения контроля списаний
Создание системы не требует революций, только точного плана и последовательности. Начать можно с этих шагов.
Шаг 1. Установите чёткие нормативы
Определите лимиты списания для ключевых групп товаров в расчёте на номер в месяц. Например: 2 кофейные капсулы на день проживания, 1 комплект полотенец на 60 дней использования номера. Эти нормы станут объективным ориентиром.
Шаг 2. Внедрите обязательный документооборот
Каждое действие – списание, перемещение, инвентаризация – должно фиксироваться. Используйте мобильные приложения, чтобы сотрудники могли мгновенно создавать акты, сканируя штрихкоды прямо в номере. Это исключает “забывчивость” и бумажную волокиту.
Шаг 3. Проводите выборочные инвентаризации
Помимо плановых проверок, устраивайте внезапные ревизии конкретных позиций (например, только халаты или только напитки из мини-бара) на случайно выбранных этажах. Это повышает дисциплину и даёт реальную картину.
Шаг 4. Анализируйте данные
Не просто собирайте отчёты, а ищите закономерности. Сравнивайте динамику списаний по сезонам, сменам, конкретным сотрудникам. Рост потерь может указывать не на воровство, а на проблемы в логистике или нехватку обученного персонала.
Шаг 5. Работайте с командой
Объясните сотрудникам экономику процессов. Покажите, как рациональное использование ресурсов влияет на прибыль отеля и, в конечном счёте, на их премии. Внедрите элементы геймификации – рейтинги экономии.
Пример из практики
Проблема: в отеле на 50 номеров ежемесячно бесконтрольно списывалось до 300 упаковок сока из мини-баров. Фактические продажи гостям были низкими. Причины потерь установить не удавалось.
Решение: была внедрена система учёта с мобильным приложением. Горничные при подготовке номера сканировали штрихкоды с пополняемых позиций. Списание испорченного или недостающего товара оформлялось сразу через телефон с указанием причины и прикреплением фото. Все данные в реальном времени поступали руководителю.
Результат: уже через месяц хаотичные потери сократились на 70%. Выяснилось, что часть соков портилась из-за неправильного хранения в подсобных комнатах, а часть “терялась” при перемещении. Система позволила выявить слабые места и оптимизировать логистику.
Резюмируем: контроль как привычка
Грамотный учёт списаний – это не бюрократия, а инструмент “финансового здравоохранения” отеля. Он превращает слепую зону операционных расходов в область управляемых затрат. Система не только экономит деньги, но и создаёт культуру ответственности и порядка.
Начните с анализа текущей ситуации. Проанализируйте отчёты за последний квартал, проведите внеплановую инвентаризацию по 3-5 самым “протекающим” позициям, оцените масштаб, чтобы найти отправную точку и составить чёткий план действий.
Такой аудит можно провести системно. Сервис Складолог предоставляет инструменты, актуальные для гостиничного бизнеса: онлайн-склад, мобильная инвентаризация через сканирование QR-кодов, моментальное оформление актов списания прямо в приложении, автоматическое построение отчётов для анализа динамики потерь. Это позволяет навести порядок в учёте постельного белья, косметики, мини-баров и других расходных материалов, сократив издержки до 20%. Начать можно с бесплатного 14-дневного пробного периода, чтобы заранее оценить функционал.
Источники
- Ростуризм: “Методические рекомендации по нормированию расходов материальных запасов в средствах размещения”.
- Журнал “Гостиница и ресторан. Бизнес и управление”: “Учёт и контроль операционных расходов в отеле”.
- Электронный журнал “Складской учёт: “Как провести инвентаризацию без остановки производства”.
- Профессиональное сообщество HORECA: “Борьба с потерями: опыт сетевых отелей”.
