Полное руководство по инвентаризации и ревизии товаров в магазине
Инвентаризация товаров – обязательная процедура для любого магазина. Она помогает контролировать сохранность ценностей, выявлять расхождения в учёте, повышать эффективность работы. Ревизия дополняет этот процесс, обеспечивая финансовую прозрачность. В этом руководстве подробно разберём все этапы организации проверок.
Что такое инвентаризация?
Это процесс сверки фактического наличия товаров с данными учётных систем. Во время процедуры пересчитывают все материальные ценности: товары на полках, складе, деньги в кассе, оборудование. Основная цель – выявить расхождения, такие как недостачи, излишки или пересортица.
Процедура регулируется федеральными стандартами бухгалтерского учёта (ФСБУ). С 2025 года действует новый ФСБУ 28/2023 “Инвентаризация”, который устанавливает единые правила проведения проверок для организаций.
В чём отличие от ревизии?
Понятия ревизии и инвентаризации часто используются, как синонимы, но между ними есть существенная разница.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Инвентаризация фокусируется на пересчёте физических активов. Её проводят сотрудники магазина или приглашённые специалисты. Ревизия – это проверка финансовой документации: отчётов, балансов, первичных документов. Её часто инициируют контролирующие органы или владельцы бизнеса для выявления нарушений. Ревизия может включать инвентаризацию как часть проверки, но не заменяет её полностью.
Зачем нужна инвентаризация товаров в магазине?
Она решает несколько критически важных задач:
- Контроль сохранности имущества. Процедура выявляет хищения, порчу или потери товаров.
- Обеспечение достоверности учёта. Сверка остатков помогает корректировать данные в системе, избегая ошибок при закупках и продажах.
- Планирование закупок. Актуальные данные позволяют оптимизировать складские запасы, избегать затоваривания.
- Оценка работы персонала. Результаты проверки показывают, насколько добросовестно сотрудники относятся к своим обязанностям.
Кроме того, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Без неё налоговая может оштрафовать компанию за недостоверные данные.
Когда и как часто проводить?
Правила проведения инвентаризации регулируются ФСБУ 28/2023 и Методическими указаниями Минфина. Проверку проводят по местонахождению активов и материально ответственных лиц. Нельзя фиксировать наличие товаров со слов сотрудников или только по документам. Для товаров в неповреждённой упаковке допустим выборочный пересчёт. Результаты оформляют актами и ведомостями.
Виды инвентаризации
Полная. Охватывает все товары магазина. Её проводят раз в год, перед подготовкой годового отчёта.
Выборочная. Затрагивает отдельные категории товаров, например, скоропортящиеся продукты или группы риска. Такие проверки можно проводить ежемесячно или даже еженедельно.
Локальная. Проверяет остатки в одном отделе или по конкретному материально ответственному лицу.
Частота проведения
Зависит от нескольких факторов:
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
- Тип товаров. Для продуктов питания, быстро портящихся позиций проверки организуют чаще.
- Объём остатков. Большие склады требуют более частого контроля.
- Исторические проблемы. Если в магазине ранее фиксировались хищения, проверки учащаются.
Закон обязывает проводить инвентаризацию ежегодно для отчётности и в особых случаях, таких как смена материально ответственных лиц или выявление хищений.
Кто отвечает за инвентаризацию?
Ответственность за организацию проверок несёт руководитель магазина. Он издаёт приказ о проведении, формирует инвентаризационную комиссию, в которую входят: представители администрации, бухгалтеры, технические специалисты (при необходимости). Материально ответственные лица (продавцы, кладовщики) не могут быть членами комиссии, но обязаны присутствовать во время процедуры. Если магазин небольшой, и в нём работает только руководитель, он может проводить инвентаризацию самостоятельно.
Этапы проведения
Шаг 1. Подготовка
Подготовительный этап включает:
- Издание приказа по форме ИНВ-22 с указанием сроков, состава комиссии.
- Оповещение персонала о предстоящей проверке.
- Проверка всех первичных документов: накладных, актов списания.
- Подготовка инвентаризационных описей, техники для пересчёта.
Важно провести инвентаризацию в часы минимальной нагрузки магазина, например, ночью или в выходной день.
Шаг 2. Подсчёт фактических остатков
Комиссия пересчитывает все товары, фиксируя фактические остатки в описях. Для ускорения процесса используют:
- Терминалы сбора данных (ТСД). Они позволяют сканировать штрихкоды и сразу вносить данные в систему.
- Взвешивание и обмеры. Для сыпучих товаров или продуктов на развес.
Данные заносят в инвентаризационную опись (форма ИНВ-3), которую подписывают все члены комиссии.
Шаг 3. Сверка результатов с данными учёта
Бухгалтер сравнивает фактические остатки с учётными данными. Расхождения фиксируют в сличительной ведомости (форма ИНВ-19). На этом этапе выявляют недостачи, излишки или пересортицу.
Шаг 4. Анализ результатов
Комиссия анализирует причины расхождений:
- Естественная убыль. Для продуктов питания допустимы нормы усушки или утряски.
- Хищения или халатность. Если выявлена недостача, виновные лица привлекаются к ответственности.
- Ошибки в учёте. Например, не внесённые вовремя данные о продажах.
Для товаров с истёкшим сроком годности составляют акт списания.
Шаг 5. Документальное оформление результатов
Все результаты инвентаризации оформляют актами и ведомостями:
- ИНВ-3 – инвентаризационная опись.
- ИНВ-19 – сличительная ведомость.
- ИНВ-26 – ведомость учёта результатов.
Руководитель издаёт приказ об утверждении результатов, на основании которого вносят изменения в учётные системы.
Как проводить инвентаризацию с помощью программного обеспечения?
Автоматизация процесса ускоряет процесс и снижает количество ошибок. Основные преимущества: точность данных – ТСД исключают человеческий фактор при пересчёте, скорость – сканирование штрихкодов занимает меньше времени, чем ручной подсчёт, интеграция с учётными системами – данные сразу передаются в программу.
Процесс включает:
- Загрузку учётных остатков в ТСД.
- Сканирование штрихкодов товаров, внесение фактических количеств.
- Выгрузку данных в учётную систему для автоматической сверки.
- Формирование отчётов о расхождениях.
Такой подход позволяет проводить проверки в любое время, без остановки торгового процесса.
Быстрая и точная инвентаризация без лишних вложений
Складолог предлагает решение для автоматизации складских процессов. Все операции можно проводить через мобильное приложение на смартфоне или планшете, которые становятся полноценным ТСД. С помощью сервиса можно:
- Мгновенно проводить пересчёт остатков в режиме реального времени.
- Автоматически формировать необходимые акты и ведомости.
- Получать точные отчёты, анализировать результаты, выявлять тенденции для дальнейшего планирования.
Использование программы сокращает время проведения инвентаризации на 50%, повышает точность данных, разгружает сотрудников, которые могут переключиться с рутины на решение более сложных задач.
Как получить возмещение ущерба при недостаче?
Если инвентаризация выявила недостачу, ущерб можно взыскать с материально ответственного лица. Для этого необходимо: подтвердить размер ущерба – данные инвентаризации оформляют актом, получить письменное объяснение от сотрудника (он может добровольно согласиться возместить ущерб), издать приказ об удержании. Сумма не должна превышать среднемесячного заработка сотрудника. Если он отказывается возмещать ущерб, дело передают в суд. Важно соблюдать порядок взыскания, иначе в иске может быть отказано.
Чек-лист для инвентаризации
Для успешного проведения проверки необходимо следовать пошаговой инструкции: издать приказ о её проведении, сформировать инвентаризационную комиссию, подготовить технику, документы, провести подсчёт фактических остатков, сверить данные с учётными системами, проанализировать расхождения, оформить результаты актами, ведомостями, внести изменения в учётные системы.
Образцы документов
Основные документы, используемые при проверках запасов:
- Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22). Включает сроки, состав комиссии, перечень товаров.
- Инвентаризационная опись (ИНВ-3). Фиксирует фактические остатки.
- Сличительная ведомость (ИНВ-19). Показывает расхождения между учётными и фактическими данными.
- Ведомость учёта результатов (ИНВ-26). Обобщает итоги проверки.
Все общие формы можно адаптировать под нужды магазина, утвердив в учётной политике.
Популярные вопросы
Как часто нужно проводить инвентаризацию?
Обязательную инвентаризацию проводят раз в год. Для товаров группы риска проверки организуют ежемесячно или ежеквартально.
Сколько длится инвентаризация?
Процедура может занимать от нескольких часов до нескольких дней, в зависимости от размера магазина, ассортимента, способа расчётов.
Что делать при обнаружении излишков?
Излишки оприходуют и отражают в учётных системах как внереализационные доходы.
Обязательна ли инвентаризация для ИП?
Индивидуальные предприниматели освобождены от обязательной инвентаризации, но могут проводить её добровольно.
Можно ли проводить проверки без закрытия магазина?
Да, с использованием ТСД и автоматизированных систем проверку можно проводить во время работы магазина.
Складолог позволяет инвентаризировать запасы в конкретной зоне хранения без остановки работы – быстро, просто, с точными результатами.
