Эффективная организация складских процессов напрямую влияет на рентабельность торговых и производственных предприятий. Грамотно выстроенная процедура получения материальных ценностей минимизирует финансовые потери, защищает от конфликтов с контрагентами. Каждый этап работы с поступающей продукцией требует внимательного отношения и понимания нормативных требований.

Что это такое?

Приёмка – это комплекс действий, направленных на проверку соответствия поступающей продукции условиям договора. Процедура включает контроль количества, качества, комплектности материальных ценностей. 

Законодательную основу составляет Гражданский кодекс РФ (ст. 513 ГК РФ), но ключевые аспекты стороны определяют в договоре поставки. Правильно организованный процесс обеспечивает сохранность активов компании, создаёт основу для корректного бухгалтерского учёта. Отлаженный механизм приёмки позволяет своевременно выявлять проблемы, оперативно реагировать на них.

Правила и обязанности сторон

Основные правила взаимодействия между поставщиком и покупателем закрепляются в соглашении. Чёткое определение зон ответственности каждой из сторон помогает избежать недоразумений, конфликтных ситуаций в дальнейшем.

Заказчик обязан проверить количество, качество прибывшей продукции, а также документально оформить результаты этой проверки. Поставщик должен обеспечить отгрузку в оговорённых объёмах и надлежащего вида, а также оперативно реагировать на выявленные покупателем расхождения.

Договор поставки

Договор – основной документ, регулирующий процесс. В нём следует детально прописать:

• Ассортимент, количество, характеристики товара.
• Место, сроки передачи.
• Порядок проверки качества, количества.
• Формы сопроводительных документов.
• Алгоритм действий при выявлении недостач или брака.
• Условия возврата некачественной продукции.
• Порядок разрешения споров.

Детализация всех аспектов поставки снижает риски обеих сторон, создаёт правовую определённость.

Систематизируйте работу вашего склада

Скачайте бесплатный набор «10 готовых шаблонов для эффективного учета» и наведите порядок уже сегодня

• 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
• 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
• 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров

Скачать все шаблоны бесплатно в Телеграм Скачать бесплатно

Кто принимает товар

Занимается приёмкой материально ответственное лицо (кладовщик, менеджер склада). Его полномочия подтверждаются доверенностью по форме М-2, без которой сотрудник не имеет права подписывать накладные. При выездной приёмке (на территории поставщика, в транспортной компании) сотрудник обязан предъявить доверенность и паспорт. Крупные предприятия часто формируют постоянные приёмочные комиссии, в состав которых входят представители разных подразделений: логисты, технологи, финансисты.

Пошаговая инструкция

Чёткий алгоритм действий помогает избежать ошибок, обеспечивает юридическую защищённость сторон. Следование установленным процедурам значительно сокращает время обработки грузов, повышает точность учёта.

Подготовка склада

Перед началом приёмки необходимо:

• Разграничить зоны для размещения принятого и непринятого товара.
• Подготовить весы, измерительные приборы, погрузочную технику.
• Обеспечить наличие необходимых документов (бланков актов, претензий, журналов).
• Проверить исправность оборудования, средств измерения.
• Подготовить персонал, назначить ответственных за каждый участок.

Качественная подготовка позволяет начать работу сразу после прибытия транспорта и избежать простоев.

Первичный осмотр

Приёмщик проверяет целостность упаковки, соответствие маркировки данным накладной, сохранность пломб. Важно убедиться, что продукция доставлялась с соблюдением требуемых условий (температурный режим, влажность). Особое внимание уделяют состоянию транспортной тары: отсутствие вмятин, подтёков, следов вскрытия. Все обнаруженные повреждения сразу фиксируют в сопроводительных документах.

Сверка поступления товара по количеству

Проверять количество можно двумя способами:

• Предварительный контроль – сверка числа мест и веса брутто.
• Окончательный контроль – подсчёт товарных единиц и массы нетто.

При обнаружении расхождений процесс приостанавливают для составления акта. Для крупных партий применяют выборочный метод контроля с последующим распространением результатов на всю партию. Статистические методы выборки позволяют сократить время проверки без потери точности.

Сверка по качеству, комплектности

Качество оценивают по внешним признакам, технической документации, сертификатам. Выборочная проверка допустима при работе с надёжными поставщиками, но для новых партнеров или дорогостоящих товаров необходим сплошной контроль. Комплектность проверяют по спецификациям и техническим условиям. Для сложного оборудования привлекают специалистов технического отдела.

Подписание соглашения или составление акта о расхождениях

При отсутствии претензий ответственное лицо подписывает накладную. Выявленные недостачи или брак фиксируют в акте (например, по форме ТОРГ-2). Документ составляют в присутствии представителя поставщика или незаинтересованных лиц. Акт должен содержать полное описание выявленных нарушений с указанием точных количественных показателей.

Оформление приходной накладной

Подписанная накладная или универсальный передаточный документ (УПД) служат основанием для оприходования товара в учётной системе. Документы заполняют без помарок, исправлений, все изменения заверяют подписями и печатями. Электронный документооборот ускоряет процесс, снижает риск ошибок.

Сроки приёмки

Определяются договором. Для скоропортящейся продукции действуют сокращённые периоды (до 24 часов), для товаров длительного хранения – до 10 дней (при внутригородской поставке) или 20 дней (при иногородней).

Соблюдение продолжительности проверки критически важно – пропуск установленных сроков лишает покупателя возможности предъявить претензии. Течение срока начинается с момента получения товара на склад получателя. Для транспортных компаний действуют особые условия, регулируемые транспортными уставами.

Порядок действий при расхождениях

Алгоритм при выявлении несоответствий:

1. Приостановить приёмку, изолировать проблемный товар.
2. Уведомить поставщика (устно и письменно).
3. Составить акт о расхождениях с участием представителя поставщика или независимых свидетелей.
4. Направить претензию с приложением подтверждающих документов.
5. Дождаться ответа, согласовать дальнейшие действия.
6. При необходимости провести независимую экспертизу.
7. Решить вопрос о дальнейшей судьбе товара (возврат, утилизация, уценка).

Соблюдение последовательности действий обеспечивает правовую защиту, сохраняет возможность досудебного урегулирования спора.

Документирование расхождений, пересорта

Своевременная и правильная фиксация нарушений защищает интересы покупателя. Грамотное оформление документов обеспечивает доказательную базу для разрешения возможных споров.

Акт о недостаче

Составляют по унифицированной форме ТОРГ-2 или в свободной форме с обязательным указанием:

• Даты, места составления.
• Данных сторон.
• Перечня выявленных расхождений.
• Подписей членов комиссии.
• Номера, даты накладной.
• Условий хранения товара до приёмки.
• Методов проверки, использованного оборудования.

Документ составляют в нескольких экземплярах, один из которых направляют поставщику.

Претензионное письмо

На основании акта направляют официальную претензию поставщику с требованием устранить нарушения (допоставить товар, заменить брак, пересчитать стоимость). Письмо составляют в официально-деловом стиле с ссылками на пункты договора и нормативные акты. К претензии прилагаются все подтверждающие документы: акты, фотофиксация, экспертные заключения.

Исправления в товарной накладной

При незначительных расхождениях допускается внесение исправлений в накладную с заверкой подписями сторон и печатями. Все изменения должны быть чётко видны, не вызывать сомнений в подлинности данных. Электронные документы корректируют через систему ЭДО с оформлением исправительных документов.

Ошибочные элементы приёмки товаров

Распространенные ошибки: приёмка без проверки веса нетто, подписание документов до завершения контрольных мероприятий, нарушение сроков уведомления поставщика о выявленных проблемах, отсутствие выборочного контроля качества для дорогостоящих товаров, неправильное оформление актов расхождений, отсутствие фотофиксации повреждений, приёмка товара неуполномоченным лицом.

Эти недочёты затрудняют доказывание правоты в суде, ведут к финансовым потерям. Регулярный аудит процессов приёмки помогает выявлять и устранять системные ошибки.

Оборудование, ПО для автоматизации

Современные технологические решения ускоряют и упрощают процесс:

• Терминалы сбора данных для быстрого внесения информации.
• Весы с интеграцией в учётные системы.
• Программные комплексы для управления складскими операциями.
• Мобильные сканеры штрихкодов.
• Системы видеонаблюдения с функцией записи.
• Платформы электронного документооборота.

Автоматизация снижает влияние человеческого фактора, сокращает временные затраты. Внедрение современных систем учёта позволяет в режиме реального времени отслеживать движение товаров и оперативно реагировать на отклонения.

Частые вопросы

Чем отличается приём продовольственных товаров?

Для пищевой продукции особое значение имеют сроки годности, условия транспортировки, хранения. Обязательна проверка сертификатов соответствия и ветеринарных свидетельств. Приёмку скоропортящихся товаров проводят в сокращённые сроки. Температурный режим контролируют на всех этапах: от получения до размещения на хранение. Особые требования предъявляют к маркировке, упаковке пищевых продуктов.

Что делать, если обнаружен недовес?

Зафиксировать отклонение в акте, указать фактический вес нетто. Направить претензию поставщику с требованием допоставить недостающее количество или произвести перерасчёт стоимости. Проверить исправность весового оборудования и методику взвешивания. При систематических недовесах пересмотреть условия сотрудничества с поставщиком.

Как быть, если брак обнаружили во время продажи в магазине?

Составить акт о выявленном браке с указанием даты поступления партии. Направить поставщику претензию с требованием забрать некачественный товар, компенсировать убытки (В соответствии со статьёй 518 ГК РФ покупатель вправе требовать замены или устранения недостатков). Изъять бракованный товар из продажи, организовать его возврат или утилизацию.

Как подписать накладную и УПД в электронном виде?

Электронные документы подписывают квалифицированной электронной подписью через операторов ЭДО. С 2022 года для госконтрактов по 44-ФЗ обязательна электронная приёмка через ЕИС. Предприятиям необходимо обеспечить техническую готовность к работе с электронными документами и обучить сотрудников новым процедурам.

Решение для автоматизации приёмки

Складолог предлагает комплексную систему для оптимизации складских операций. Программный комплекс позволяет:

• Автоматизировать учёт поступления и отгрузки товаров.
• Интегрировать терминалы сбора данных, весоизмерительное оборудование.
• Формировать универсальные передаточные документы, акты расхождений.
• Контролировать соблюдение сроков приёмки.
• Вести учёт запасов в режиме реального времени.
• Генерировать аналитические отчёты по разным направлениям работы.
• Настраивать уведомления о критических остатках, автозаказ для быстрого пополнения запасов.

Внедрение решения сокращает время обработки грузов на 30%, минимизирует ошибки при оприходовании. Правильный подход к организации приёмки защищает бизнес от финансовых потерь, укрепляет партнёрские отношения с контрагентами. Система адаптирована под различные типы складов и виды товаров, что обеспечивает гибкость настроек под конкретные бизнес-процессы.