Процессы закупок для склада отеля: пошаговая методика и лучшие практики

Закупки для склада отеля — это не просто заказ товаров у поставщиков. Это сквозной управленческий процесс, от которого напрямую зависит бесперебойная работа номерного фонда, ресторана, службы хаускипинга и технических подразделений. Ошибки в закупках приводят к дефициту расходников, экстренным заказам по завышенным ценам, избыточным остаткам и списаниям.

В гостиничном бизнесе складские закупки охватывают широкий ассортимент: продукты питания, белье, косметику для гостей, хозтовары, моющие средства, запчасти и оборудование. Все эти категории имеют разную оборачиваемость, требования к качеству и условия хранения, поэтому требуют стандартизированного и прозрачного процесса закупок.

В этой статье разобран полный жизненный цикл закупки для склада отеля — от определения потребности до приемки, проверки документов и оплаты. Также рассмотрены методы автоматизации, KPI, типовые ошибки и практики, которые используют эффективные гостиницы для контроля затрат и качества сервиса.

Что такое закупочный процесс гостиничного склада

Основные понятия и определения

Закупочный процесс гостиничного склада — это последовательность действий, направленных на обеспечение отеля необходимыми материальными ресурсами в нужном количестве, нужного качества и в нужное время. Процесс включает планирование потребностей, выбор поставщиков, размещение заказов, приемку, учет и контроль исполнения.

Важно понимать, что закупки не существуют изолированно. Они тесно связаны с инвентаризацией, складским учетом, бюджетированием и финансовым контролем.

Почему это важно для отеля

Для отеля закупочный процесс — это инструмент управления рисками и затратами. Четко выстроенные закупки позволяют:

• избежать простоев и дефицита;

• контролировать себестоимость услуг;

• поддерживать стабильный уровень сервиса;

• снижать зависимость от «ручных» решений и авралов.

Этапы стандартного процесса закупок (закупочный цикл)

Закупочный цикл в отеле представляет собой последовательность взаимосвязанных этапов, каждый из которых влияет на итоговую стоимость закупок, стабильность поставок и качество сервиса. Пропуск или формальное выполнение любого шага приводит к сбоям, даже если остальные этапы выстроены корректно.

Определение потребности

Определение потребности должно опираться не на субъективные запросы подразделений, а на фактические данные склада и прогноз работы отеля. В расчет берутся текущие остатки, результаты последней инвентаризации, нормы расхода по категориям и ожидаемая загрузка номерного фонда. Такой подход позволяет заранее планировать закупки и избегать экстренных заказов.

Шаг 1. Проанализируйте текущие остатки и результаты последней инвентаризации

• Возьмите данные склада: сколько осталось постельного белья, полотенец, моющих средств, напитков и продуктов.
• Сравните с минимальными запасами по нормам хранения.

Шаг 2. Рассчитайте средние нормы расхода по категориям

• Используйте данные прошлых периодов: сколько расходуется на одного гостя или за одну уборку номера.
• Например, один комплект белья на 7 дней на номер, 0,5 л шампуня на гостя, 50 г моющего средства на уборку кухни.

Шаг 3. Прогнозируйте потребность с учетом загрузки отеля

• Рассчитайте ожидаемую загрузку по месяцам/сезонам.
• Если летом загрузка растет с 70% до 95%, автоматически увеличьте заказ шампуня, белья, моющих средств.

Шаг 4. Сформируйте итоговую потребность

• Складываем остатки, средний расход и прогноз загрузки.
• Результат: точная цифра нужного количества по каждой позиции.

 Пример: для июля с загрузкой 95% отель рассчитает 1200 комплектов белья, 600 литров шампуня, 500 кг моющих средств.

 

Формирование закупочной заявки

Закупочная заявка — это не просто список товаров, а рабочий документ, который задает параметры всей поставки. В ней фиксируются точные наименования, единицы измерения, требуемое количество, требования к качеству, допустимые аналоги и желаемые сроки поставки. Чем точнее оформлена заявка, тем ниже риск пересортицы, недопоставок и споров с поставщиком.

Шаг 1. Создайте рабочий документ заявки

• Структура: наименование, единица измерения, количество, требования к качеству, допустимые аналоги, срок поставки.

Шаг 2. Уточните требования к качеству и спецификации

• Бренд/аналог, плотность ткани, концентрация химии, срок годности, фасовка.
• Укажите допустимые замены, чтобы снизить риск «подмены».

Шаг 3. Проверьте заявку на полноту и корректность

• Сверьте с таблицей потребления и прогнозом.
• Исправьте несостыковки до отправки поставщику.

 Пример: заявка на моющее средство: «Средство для кухни, концентрат 1:10, 10 л канистра, срок годности 24 месяца, разрешен аналог бренда X, поставка до 15 июля».

 

Выбор поставщика и согласование условий

На этом этапе сравниваются не только цены, но и полный набор условий: сроки доставки, стабильность поставок, условия замены брака, отсрочка платежа, наличие сертификатов и качество документооборота. В практике отелей особенно важно учитывать способность поставщика работать в пиковые периоды нагрузки и выполнять срочные поставки без потери качества.

Шаг 1. Сравните потенциальных поставщиков

• Оцените цену, качество, стабильность, наличие сертификатов, сроки поставки.

Шаг 2. Уточните условия замены брака и отсрочку платежа

• Важно заранее договориться: сколько дней на замену брака, штрафы за недопоставку, возможность частичной оплаты.

Шаг 3. Учтите пиковые периоды

• Уточните, сможет ли поставщик обеспечить срочную поставку в высокий сезон без ухудшения качества.

Пример: поставщик белья гарантирует поставку 100 комплектов в сутки в июле-августе, при браке заменяет партию в течение 24 часов, предоставляя сертификаты качества на ткани.

 

Размещение заказа

После согласования условий заказ оформляется официально и фиксируется в системе учета или документооборота. Это позволяет зафиксировать договоренности, избежать устных договоров и создать контрольную точку для последующей приемки и оплаты. Неформальные заказы по телефону или в мессенджерах часто становятся источником расхождений.

Шаг 1. Оформите заказ официально

• Создайте документ в ERP/1С или отправьте письменное подтверждение по email.

Шаг 2. Фиксируйте все договорённости

• Укажите точные позиции, количество, сроки, цену, способ доставки.

Шаг 3. Избегайте устных договоров

• Все изменения фиксируются письменно.

Пример: заказ на шампуни и гели для номеров, 500 л на месяц, доставка еженедельно по 125 л, цена за литр и дата поставки в системе 1С.

 

Поставка и приемка

Приемка — один из самых критичных этапов. На практике именно здесь выявляются недопоставки, пересортица или несоответствие качества. Проверяется количество, состояние упаковки, соответствие спецификациям и срокам годности. Результаты приемки фиксируются сразу, чтобы претензии поставщику можно было предъявить оперативно.

Шаг 1. Проверка количества и состояния упаковки

• Сравните с заказом.

Шаг 2. Контроль качества и спецификаций

• Проверяйте: плотность ткани, концентрацию химии, срок годности, фасовку.

Шаг 3. Фиксируйте результаты приемки

• Любые несоответствия записываются в акт или систему.

 Пример: поставка моющих средств: 10 канистр, одна повреждена — акт оформлен, поставщик заменил брак через 12 часов.

 

Документальная сверка

После фактической приемки проводится сверка документов: накладных, счетов и, при необходимости, сертификатов. Сопоставляется заказ, фактическая поставка и бухгалтерские документы. Этот этап часто недооценивают, однако именно здесь выявляются ошибки, которые могут исказить складской учет и финансовую отчетность.

Шаг 1. Сравните накладные и счета с заказом

• Проверяйте количество, цену и соответствие спецификации.

Шаг 2. Проверка сертификатов

• При необходимости сверяйте сертификаты качества для химии и продуктов.

Шаг 3. Исправление ошибок

• Если обнаружены расхождения, оформите корректировочные документы с поставщиком.

Пример: в накладной указано 100 вместо 120 рулонов туалетной бумаги — поставщик исправил документ до оплаты.

 

Оплата и анализ исполнения

Оплата производится только после подтверждения корректности поставки и документов. Далее данные используются для анализа исполнения: соблюдение сроков, точность поставки, количество претензий, качество продукции. Эти показатели формируют основу для оценки поставщика и принятия решений о продолжении или пересмотре сотрудничества.

Шаг 1. Оплата после проверки

• Производится только после сверки документов и фактической приемки.

Шаг 2. Сбор KPI по поставщику

• Сроки поставки, точность комплектации, количество претензий, качество документов.

Шаг 3. Использование данных для дальнейших закупок

• Анализ позволяет решать: продолжать сотрудничество, пересматривать условия, искать альтернативу.
  Пример: поставщик белья за год показал точность 99%, претензий 0, доставка своевременная — договор продлен на следующий год, условия улучшены.

 

Таблица: сравнение этапов закупок и контрольные точки

Этап	Ответственный	Контрольная точка
Определение потребности	Склад / служба	Остатки, нормы
Заявка	Подразделение	Полнота данных
Выбор поставщика	Закупки	Цена, SLA
Поставка	Поставщик	Сроки
Приемка	Склад	Кол-во, качество
Оплата	Финансы	Соответствие документов

 

Как выстраивать эффективные отношения с поставщиками

Эффективные отели работают не с десятками случайных поставщиков, а с ограниченным пулом проверенных партнеров — при этом отношения строятся не только на «своевременно привезли», но и на прозрачной экономике закупок. Для склада отеля поставщик — это не разовый контрагент, а часть операционной устойчивости: от него зависит непрерывность сервиса, качество материалов и уровень расходов.

Практика показывает, что даже при наличии отдела снабжения закупки часто ведутся по принципу «главное заказать и привезти». Чтобы поставщики действительно становились партнерами, а расходы — управляемыми, важно опираться на данные и стандарты, а не на привычку и личные договоренности.

Базовые практики, без которых отношения с поставщиками не работают

Прозрачные требования и спецификации. 

Четко фиксируйте характеристики товаров (бренд/аналог, плотность и состав текстиля, концентрация проф химии, фасовка, срок годности, условия хранения), допустимые замены и критерии качества. Это снижает спорные ситуации и риск «подмены» качества.

Пример спецификации в отеле для закупки белья 

Сатин 100% хлопок, плотность 140 г/м², белизна не ниже CIE 82, усадка до 3%. Разрешен 1 аналог бренда. При поставке ниже плотности партия не принимается. 

Итог: исчезают споры «на глаз», склад перестанет возвращать товар после первой стирки.

Договоренности по срокам и замене

Пропишите SLA: сроки поставки, правила замены брака, условия возврата, ответственность за недопоставку и порядок экстренных поставок.

Договоренности по срокам и замене для закупки  профхимии

Стандартная поставка — 48 часов, срочная — 12 часов. Брак меняется за 24 часа без допсогласований. При недопоставке — штраф 1% за день.

Итог:  Когда внезапно выросла загрузка номерного фонда, поставщик закрыл экстренную потребность без остановки уборки.

Регулярная оценка исполнения

 Отслеживайте точность комплектации, процент брака, соблюдение сроков и качество документов (накладные, сертификаты, счета).

Пример 

Заведующий складом ежемесячно ведет таблицу: % недопоставки, количество возвратов, ошибки в накладных. Например, у поставщика одноразовых тапочек 3 месяца подряд были расхождения по количеству. Состоялась встреча, где заведующий предоставил отчет с ошибками в поставках. 

Итог:  После отчета и встречи показатель снизился до нуля, а поставщик сам внедрил контроль перед отгрузкой

Что обязательно добавить для контроля расходов и снижения затрат

Чтобы переговоры с поставщиком были предметными, отель должен знать свои годовые объемы закупок и структуру потребления. Это особенно важно для категорий, которые закупаются постоянно: гостевые принадлежности (шампуни, гели, мыло), тапочки, проф химия, расходники, базовые продукты.

Практическая методика:

Соберите годовые объемы закупок по категориям (food / non-food).
 

Шаг 1. Выгрузите данные из складской программы за 12 месяцев: приходы, а не заказы.

Шаг 2. Разделите все на food и non-food.

Шаг 3. По каждой позиции зафиксируйте: наименование, единицу измерения, общее количество за год и общую сумму.

Сделайте “таблицы потребления” по ключевым направлениям.

Например: «Потребление продуктов», «Потребление напитков», «Потребление гостевых принадлежностей», «Потребление расходников хаускипинга». В таблице важно фиксировать: номенклатуру, единицу измерения, объем закупок по месяцам, цену, итоговую сумму. Это формирует основу для аналитики и переговоров.

Шаг 1. Создайте отдельные таблицы: продукты, напитки, гостевые принадлежности, хаускипинг.

Шаг 2. В строках — номенклатура, в колонках — месяцы, цена, итог.

Шаг 3. Заполняйте данные по фактическому приходу.

Пример: В таблице «Гостевые принадлежности» отель увидел, что расход кондиционера в июле в 2 раза выше, чем в марте. Закупки начали планировать заранее к высокому сезону, исключив срочные заказы с наценкой.

Ранжируйте позиции по затратам и начните с самых значимых.

Используйте ABC-анализ (принцип Парето): обычно небольшая доля позиций формирует основную часть расходов. Именно на этих позициях проще всего получить эффект от пересмотра условий.

 Шаг 1. Отсортируйте таблицу по убыванию суммы закупок.

Шаг 2. Выделите группу А — первые 60–70% затрат

Шаг 3. Работайте в первую очередь только с ними.

 Пример: Из 420 позиций склада всего 15 дали 65% затрат (кофе, молоко, профхимия, белье). Команда сосредоточилась на этих товарах: запросила новые условия, аналоги и фиксацию цен, не распыляясь на мелкие позиции.

 

Контролируйте изменения цен и запрашивайте подтверждения.

 Если поставщик повышает цену на позицию, которую вы покупаете в больших объемах (например, молоко или базовые расходники), важно иметь процедуру: запрос официального уведомления, сравнение с рынком, проверка альтернативных предложений.

Шаг 1. Зафиксируйте правило официального уведомления о повышении

Смысл  — убрать спонтанные и «тихие» повышения. В регламенте закупок пропишите: поставщик не имеет права менять цену без официального письма (email или допсоглашение), где указаны дата, старая и новая цена, причина повышения и дата вступления в силу. Без такого письма склад принимает товар по старой цене. Это дисциплинирует поставщика и дает время на анализ.

Шаг 2. Сравните новую цену с историей и рынком

Цель — понять, обосновано ли повышение. Возьмите цену за прошлые 3–6 месяцев и посчитайте процент роста. Затем запросите рыночные цены: у 1–2 альтернативных поставщиков или через коммерческие предложения. Если рынок вырос на 5%, а вам подняли на 15%, у вас появляется аргумент для переговоров, а не просто эмоция «дорого».

Шаг 3. Запросите альтернативные коммерческие предложения

Задача — создать выбор и рычаг влияния. Отправьте одинаковое ТЗ (та же концентрация химии, фасовка, бренд/аналог) минимум двум поставщикам. Сравните не только цену, но и условия поставки, замену брака, сроки. Даже если вы не планируете менять партнера, наличие альтернатив усиливает вашу позицию в переговорах.

 

Пример 

Поставщик моющего средства для кухни повысил цену на 15%. Закупщик запросил официальное уведомление, сравнил с ценами за последние полгода и рынком, где рост составил 6–7%. После этого были получены 2 альтернативных КП. В переговорах цену снизили до +6%, а 30% объема перевели на утвержденный аналог без влияния на работу кухни.

Проводите мини-тендеры и сравнение коммерческих предложений.

Даже если вы не меняете поставщика, внутренний тендер дисциплинирует рынок и помогает удерживать условия. Важно сравнивать не только цену, но и стабильность поставок, качество, замены, сроки, документы.

Шаг 1. Определите 5–10 ключевых позиций
Фокусируемся на самых дорогих или критичных товарах, где экономия или улучшение условий реально ощутимо влияет на бюджет.
Например: туалетная бумага, одноразовые тапочки, шампуни для номеров, моющие средства, кофе и чай для ресторана. Мелкие позиции (салфетки, ручки, блокноты) можно оставить без тендера, иначе процесс займет слишком много времени.

Шаг 2. Подготовьте единые спецификации
Чтобы сравнение было корректным, все поставщики должны понимать, что именно вы закупаете. 

Фиксируйте: бренд/аналог, вес/объем/шт., плотность или концентрацию, фасовку, срок годности, условия хранения.

 Пример: для туалетной бумаги укажите — 3-слойная, 150 м, мягкая, белая, пачка 8 рулонов, срок годности 3 года.

Шаг 3. Запросите 3–4 КП и сведите в таблицу
Наглядное сравнение всех условий — цена, доставка, качество, замены, сроки, документы. Это позволяет быстро оценить выгодность и риски.

Итог: даже если не менять поставщика, мини-тендер дисциплинирует рынок, показывает реальные возможности и создает повод для переговоров по улучшению условий.

 

Ведите переговоры, опираясь на объемы.

Зная годовые закупки, вы можете аргументированно просить улучшение условий: фиксированную цену на период, скидки, бонусы, отсрочку платежа, бесплатную доставку, приоритет по дефицитным позициям.

Шаг 1. Подготовьте годовой объем и стабильность закупок
Переговоры становятся аргументированными. Цифры показывают поставщику, что вы серьезный и предсказуемый клиент.
Пример: кофе — 1,9 тонны в год, доставка каждый месяц, загрузка ресторана стабильная, сезонные пики известны.

Шаг 2. Сформулируйте конкретный запрос
Четко объясните, что вы хотите улучшить — цена, условия оплаты, доставка, бонусы, приоритет в дефиците.

Пример: фиксированная цена на 9 месяцев, бесплатная доставка, приоритет на дефицитные позиции. Не просите «сделайте дешевле», а указывайте конкретные параметры, подкрепленные цифрами.

Шаг 3. Закрепите договоренности письменно
Формализуем устные договоренности, чтобы исключить недопонимания. Это может быть email, дополнение к договору или протокол переговоров

 

Управленческий контроль: вопросы, которые стоит задавать (даже если есть отдел закупок)

Чтобы понимать, насколько закупки действительно управляются, а не «просто исполняются», полезно регулярно проверять:

• известны ли годовые объемы по ключевым категориям и позициям;

• есть ли расчет годовых затрат по гостевым принадлежностям и расходникам;

• отслеживается ли динамика цен (месяц/квартал/год) по значимым товарам;

• фиксируются ли уведомления о повышении цен и анализируются ли альтернативы;

• предоставляет ли закупка аналитику: обоснование смены поставщика, расчет экономии, предложения по оптимизации без снижения качества.

Важное правило

Оптимизация закупок не должна ухудшать качество сервиса и материалов. Любое изменение поставщика или спецификации должно сопровождаться тестом качества и подтверждением, что гость и операционные службы не почувствуют деградации.

Долгосрочные отношения с поставщиками, построенные на стандартах, аналитике и прозрачных правилах, позволяют отелю не только получать лучшие условия, но и снижать риск срывов поставок, перерасходов и «авралов» в закупках.

Эффективные отели работают не с десятками случайных поставщиков, а с ограниченным пулом проверенных партнеров. Ключевые практики:

• прозрачные требования и спецификации;

• регулярная оценка исполнения;

• договоренности по срокам и заменам;

• прогнозирование объемов закупок.

Долгосрочные отношения позволяют получать лучшие условия и снижать риски срывов поставок.

Автоматизация и инструменты управления закупками

В условиях гостиничного бизнеса автоматизация закупок — это не про «удобство», а про устойчивость операционных процессов. Чем больше номерной фонд, ассортимент и точек потребления, тем выше риск ошибок при ручном управлении: несвоевременные заказы, дублирование закупок, избыточные остатки или, наоборот, дефицит критичных позиций.

Современные отели используют цифровые инструменты, которые позволяют связать закупки со складским учетом, инвентаризацией и фактическим потреблением.

Системы учета запасов и заявок

Базовый уровень автоматизации — единая система, в которой фиксируются остатки, движения, заявки подразделений и фактическое потребление. На практике это позволяет уйти от ситуации, когда хаускипинг, кухня и техническая служба ведут собственные списки и запрашивают одни и те же позиции параллельно.

Например, в отелях со средним и крупным номерным фондом внедрение централизованного учета позволяет:

• видеть реальные остатки по складу и кладовым;

• отслеживать, какое подразделение и в каком объеме потребляет ресурсы;

• формировать заявки не «на глаз», а на основе данных.

Автоматическое формирование заказов по минимальным остаткам

Один из самых практичных инструментов — настройка минимальных и целевых уровней запасов. Когда остаток по позиции опускается ниже заданного порога, система сигнализирует о необходимости закупки или автоматически формирует заказ.

В реальной практике это особенно эффективно для:

• гостевых принадлежностей;

• моющих и дезинфицирующих средств;

• базовых продуктов кухни;

• расходников технических служб.

Такой подход снижает долю экстренных закупок и позволяет закупать заранее, по плановым ценам, а не в режиме «срочно и дорого».

Электронный документооборот и контроль приемки

Автоматизация закупок тесно связана с электронным документооборотом. Система позволяет сопоставлять заказ, фактическую поставку и документы поставщика. Это критично для отеля, где ошибки в накладных или несоответствие качества часто выявляются уже после использования товаров.

На практике электронная фиксация приемки:

• сокращает количество спорных ситуаций с поставщиками;

• упрощает финансовый контроль;

• облегчает последующую инвентаризацию.

Аналитика по расходам и поставщикам

Ключевое преимущество автоматизации — аналитика, а не просто учет. Современные инструменты позволяют видеть:

• расходы по категориям (food / non-food);

• динамику цен по поставщикам;

• долю экстренных закупок;

• фактическую оборачиваемость запасов.

Именно на этом этапе закупки перестают быть «службой обеспечения» и становятся управляемым финансовым процессом.

Практика: как автоматизация работает в отелях

В практике гостиниц, где внедряются специализированные решения для складского и закупочного учета, закупочный цикл становится короче, а количество ручных решений — меньше. Например, при использовании сервисов вроде Складолог отели выстраивают связку «склад → потребление → закупка», где:

• остатки обновляются в режиме реального времени;

• заявки формируются на основе фактического движения;

• закупки опираются на данные, а не на субъективные запросы подразделений;

• руководитель видит аналитику по расходам и может принимать решения о корректировке ассортимента или условий с поставщиками.

Такой подход особенно востребован в отелях, где нет отдельного крупного отдела снабжения и важно минимизировать зависимость от человеческого фактора.

Частые ошибки в закупках для отельного склада и как их избежать

Некорректные закупки в отеле редко выглядят критичными сразу, но со временем приводят к заметным финансовым и операционным потерям. Чаще всего проблемы возникают в следующих точках.

Закупки «по факту» вместо планирования приводят к экстренным заказам по завышенным ценам, зависимости от одного поставщика и дефициту критичных позиций в пиковые периоды.

Отсутствие единых стандартов по товарам и расходникам вызывает нестабильное качество сервиса, сложности при приемке и рост жалоб со стороны гостей и персонала.

Избыточное количество поставщиков усложняет контроль цен и условий, лишает отель возможности получать скидки за объемы и повышает административную нагрузку.

Отсутствие приемочного контроля приводит к скрытым недостачам, использованию некачественных материалов и спорам с поставщиками без доказательной базы.

Отсутствие аналитики и KPI делает закупки непрозрачными: руководитель не видит реальных затрат, не может аргументированно менять поставщиков и контролировать перерасход.

KPI и метрики эффективности закупок

KPI	Что показывает
Своевременность поставок	Надежность поставщиков
Доля экстренных закупок	Качество планирования
Отклонение от бюджета	Финансовая дисциплина
Уровень брака	Контроль качества
Оборачиваемость запасов	Эффективность склада