Учет расходников при аутсорсинге клининга: как перестать переплачивать за «невидимые» материалы
Аутсорсинг клининга часто воспринимается бизнесом как способ снять с себя бытовые задачи. Просто подписали договор, платим фиксированную сумму — и вопрос уборки закрыт. На практике именно в этой точке и возникает проблема. Расходные материалы — моющие средства, салфетки, мешки для мусора, перчатки — оказываются вне поля зрения заказчика. Формально уборка выполняется, но фактически компания начинает переплачивать за то, что не контролирует. Эта статья — о том, почему учет расходников при аутсорсинге клининга критически важен и как выстроить его без избыточной бюрократии.
Почему «слепой» аутсорсинг клининга ведет к перерасходу
Основная ошибка заказчиков — считать, что если услуга передана на аутсорсинг, то контроль больше не нужен. В реальности клининг — это не только работа людей, но и постоянный поток материалов. Если их движение не зафиксировано, расходы начинают «растворяться» в общей стоимости договора.
Перерасход чаще всего возникает по трем причинам. Первая — скрытая стоимость в договоре. Формулировка «все включено» выглядит удобно, но без расшифровки норм расхода вы не понимаете, за какой объем материалов фактически платите. Вторая причина — неэффективное использование: клинеры используют средства «с запасом», не задумываясь о нормах, потому что за перерасход отвечает не заказчик, а никто. Третья — завышенные объемы закупок, когда подрядчик страхуется и закладывает максимальные цифры, а оплачивает это бизнес.
Что именно относится к расходникам в клининге
Чтобы что-то контролировать, нужно четко понимать объект учета. Расходники в клининге — это не абстрактные моющие средства, а вполне конкретные позиции. К ним относятся универсальные и специализированные моющие средства, дезинфекторы, салфетки и тряпки (в том числе микрофибра), мешки для мусора разных объемов, одноразовые перчатки, губки, щетки, а также сменные насадки для швабр и мопов. В некоторых объектах добавляются бумажные полотенца, туалетная бумага и расходники для диспенсеров. Важно, что все это — регулярные и повторяющиеся затраты. Если они не учтены, именно здесь чаще всего утекают деньги.
Модели снабжения расходниками: что выбрать заказчику
На практике применяют три основные модели снабжения. Первая — полная поставка от клиента. Компания сама закупает все расходники и передает их клинингу. Плюс этой модели — максимальный контроль и прозрачность затрат. Минус — дополнительная нагрузка на офис-менеджера или снабжение.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Вторая модель — поставка подрядчиком с отдельной оплатой. Клининговая компания закупает материалы, но выставляет их заказчику по факту или по согласованным ставкам. Здесь важно заранее договориться о брендах, нормах и отчетности, иначе экономия будет только на бумаге.
Третья модель — «все включено» в стоимость услуги. Она удобна на старте, но самая рискованная с точки зрения переплат. Без норм и отчетов заказчик не понимает, за счет чего формируется цена и где возникает перерасход.
Инструменты учета и контроля расходников
Ключевой инструмент — нормы расхода, зафиксированные в договоре. Это может быть, например, количество литров моющего средства на определенное количество квадратных метров в месяц. Нормы не должны быть идеальными — они должны быть ориентиром. Уже сам факт их наличия снижает злоупотребления.
Второй элемент — регулярная отчетность от подрядчика. Это могут быть акты списания, отчеты по остаткам, а в некоторых случаях — фотофиксация складских полок или шкафов с расходниками на объекте. Отчет не должен быть сложным, но он должен быть регулярным.
Третий инструмент — ответственное хранение и маркировка. Когда расходники хранятся в отдельном месте, доступ к которому регламентирован, исчезает «размытая ответственность». Четко понятно, что это материалы конкретного объекта и конкретного договора.
Дополняют систему периодические аудиты. Это не тотальный контроль, а выборочные проверки остатков. Даже редкие проверки дисциплинируют сильнее, чем постоянные напоминания.
Финансовый эффект: как учет превращает хаос в планирование
Когда учет расходников налажен, расходы перестают быть сюрпризом. Компания видит средний ежемесячный расход, может сравнивать периоды, закладывать бюджет и оценивать эффективность подрядчика. В одном офисном центре после введения норм и отчетности затраты на клининг-материалы снизились примерно на 18% за счет исключения избыточного использования и дублирующих закупок.
Другой пример — розничная сеть, где клининг был «все включено». После детализации договора выяснилось, что фактическая стоимость расходников была почти в полтора раза выше рыночной. Пересмотр условий позволил зафиксировать прозрачную цену и убрать скрытую наценку.
Как выбрать клинингового подрядчика с учетом расходников
Еще на этапе переговоров важно задать подрядчику прямые вопросы. Есть ли у компании нормы расхода и готова ли она их зафиксировать? Как выглядит отчетность по материалам? Кто несет ответственность за перерасход? Можно ли провести аудит остатков? Ответы на эти вопросы показывают уровень зрелости подрядчика лучше любых презентаций. Компании, которые изначально готовы к прозрачности, как правило, увереннее в своей экономике и качестве услуг.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Итог: учет расходников как элемент управляемого аутсорсинга
Грамотный учет расходников при аутсорсинге клининга — это не мелочь и не недоверие к подрядчику. Это инструмент прозрачности, контроля качества и реальной экономии. Он позволяет бизнесу точно понимать, за что он платит, и управлять расходами, а не принимать их как неизбежное зло. Если вы платите за клининг, вы имеете полное право знать, сколько и каких материалов используется на вашем объекте.
Чек-лист для заказчика: что проверить в договоре с клининговой компанией
— Указана ли модель снабжения расходниками и кто за них платит
— Прописаны ли нормы расхода (хотя бы ориентировочные)
— Предусмотрена ли регулярная отчетность по списанию и остаткам
— Определено ли место и порядок хранения расходных материалов
— Зафиксирована ли ответственность за перерасход
— Есть ли право заказчика на проверку и аудит
Начните хотя бы с одного пункта из этого списка — и вы уже сделаете первый шаг к тому, чтобы перестать переплачивать за «невидимые» моющие средства.
