Учёт расходников в глэмпингах и апарт-отелях: как мелочи “съедают” вашу прибыль?
Быстрый рост популярности глэмпингов и апарт-отелей в России принёс не только новый поток гостей, но и новые управленческие вызовы. Если в классическом отеле затраты на мелочи – от шампуня до батареек – часто прячутся в общих операционных расходах, то в этих форматах их неучёт способен обнулить маржинальность заезда. Наша статья – не о бухгалтерской бюрократии, а о практических инструментах, которые превращают хаотичные траты в контролируемую статью себестоимости.
Что скрывается за понятием “расходники”?
В контексте глэмпингов и апартаментов расходники – это широкий спектр предметов, которые используются или потребляются гостями, но не являются частью фиксированного имущества. Их условно можно разделить на три крупные категории:
Гостевые принадлежности для личного пользования: одноразовая косметика (шампунь, гель для душа), чайные, кофейные наборы, сахар, молоко, бутилированная вода, наборы для мини-бара.
Предметы коллективного пользования в общих зонах: туалетная бумага, бумажные полотенца, жидкое мыло в сенсорных дозаторах, средства для розжига мангалов, уголь, дрова для общих костровых площадок, репелленты от насекомых.
Операционные материалы для обеспечения работы и безопасности: батарейки для датчиков пожарной сигнализации и дверных замков, лампочки, средства для экстренной уборки (например, для чистки купели или бассейна), расходные материалы для поддержания чистоты.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Почему классический отельный учёт здесь не работает?
Попытка применить стандартные отельные практики контроля к глэмпингу или апарт-отелю обречена на провал. Ключевые отличия форматов диктуют необходимость новой логики.
- Отсутствие ежедневного горничного контроля.
Гостей апартаментов или глэмпинг-домов часто не беспокоят ежедневной уборкой, а значит, нет регулярного аудита остатков.
- Культура самообслуживания.
Многие гости воспринимают предоставленные запасы (кофе, дрова, уголь) как неограниченный ресурс, который можно использовать без оглядки на лимиты.
- Ярко выраженная сезонность и пиковые нагрузки.
В высокий сезон или на выходных объект работает на пределе, и в суматохе учёт мелочей отходит на последний план, приводя к резкому скачку неплановых закупок.
- Удалённость локаций (особенно для глэмпингов).
Внезапная нехватка критически важного расходника (например, газа для плитки или репеллента) в отдалённом месте влечёт за собой не только дополнительные транспортные расходы, но и прямой удар по репутации, гостевому опыту.
Создаём систему: учёт по зонам ответственности
Эффективный контроль строится на чётком разделении потоков расходных материалов. Это позволяет не только считать, но и анализировать потребление, выявляя неочевидные утечки.
Гостевой дом или номер (зона личного потребления)
Цель – обеспечить стандартный предсказуемый и достаточный набор, избегая недостачи или излишков.
Пример практики: установите прозрачный бокс-организатор для пополнения запасов после каждого заезда. В нём должны лежать ровно две бутылки воды, два набора косметики, четыре капсулы кофе. Задача уборщицы – не “положить, сколько не жалко”, а довести количество до этого стандарта. Разница между заложенным стандартом и фактическим остатком – это и есть потребление гостя.
Что даёт: вы точно знаете стоимость “гостевого набора”, можете корректировать его состав или даже цену проживания.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Общественные зоны (коллективное использование)
Цель – предотвратить бесконтрольный расход, обеспечить постоянную доступность ключевых предметов.
Пример практики: дрова и уголь выдавайте гостям не “в свободном доступе”, а по запросу или в составе пакетных предложений (например, “Вечер у костра” с фиксированным набором). Это сразу превращает их из размытой статьи затрат в отдельную, легко учитываемую услугу или опцию.
Что даёт: вы получаете управляемый спрос и чёткие данные для закупок, а также стимулируете дополнительный доход.
Инфраструктура и безопасность (операционные расходники)
Цель – профилактика проблем, а не реакция на них.
Пример практики: создайте график плановой замены батареек во всех датчиках (дымовых, СО), электронных замках – например, в первый понедельник каждого месяца. Ответственный сотрудник отмечает выполнение в чек-листе.
Что даёт: вы минимизируете риски поломок, повышаете безопасность, а расходы на эти позиции становятся регулярными и предсказуемыми, а не аварийными.
Инструменты контроля: от простого к сложному
Выбор метода зависит от масштаба и готовности команды к цифровизации.
Ручной чек-лист в бумажном или цифровом виде (Google Таблицы, Excel)
Простейший и самый доступный метод. После каждого заезда администратор или горничная отмечает остатки в чек-листе, приложенном к отчётности по уборке. Недостатки – человеческий фактор, сложность последующей консолидации данных.
Смартфон и чат-бот
Более современное решение. Сотрудник фотографирует остатки в номере, отправляет фото в специальный чат. Ответственный менеджер ведёт учёт по фотографиям. Позволяет быстро фиксировать факты, но анализ всё ещё требует ручной работы.
Специализированные системы учёта (PMS с модулем склада или сервисы для малого бизнеса)
Наиболее эффективный долгосрочный вариант. Такие системы позволяют завести каждую позицию расходника как товар на виртуальном складе, списывать его под конкретное бронирование, автоматически формировать отчёты о потреблении и заявки на закупку. Эти данные напрямую интегрируются в управленческий учёт, позволяя видеть реальную себестоимость каждого заезда.
Готовый инструмент для бизнеса
Складолог помогает контролировать движение расходных материалов (бельё, косметика, средства гигиены) по номерам и складу, автоматически формировать заявки на закупку и предотвращать недостачи.
Основное преимущество сервиса для глэмпингов и апарт-отелей – возможность вести весь учёт через приложение на смартфоне или планшете. Оно заменяет дорогое специализированное оборудование (ТСД), позволяет мгновенно фиксировать списание товара под конкретное бронирование, получать уведомления об остатках, что критически важно для удалённых локаций.
Точный учёт запасов в онлайн-режиме решает ключевую проблему: превращает хаотичные траты в управляемую статью расходов. Складолог собирает и анализирует данные о потреблении, благодаря чему собственник всегда в курсе реальной себестоимости каждого заезда.
Резюмируем
Системный учёт расходников – это не скучная бюрократия, а базовый элемент устойчивого бизнеса в сфере гостеприимства. Он позволяет точно рассчитывать себестоимость услуг, формировать обоснованные цены, прогнозировать закупки, гарантировать гостям стабильно высокий уровень сервиса без неприятных сюрпризов в виде отсутствия горячей воды из-за закончившегося газа или комаров из-за нехватки репеллента.
Начните с малого: выберите 3-5 самых затратных или проблемных позиций (например, кофе, дрова, газовые баллоны) и в течение месяца внедрите для них простую, но обязательную процедуру фиксации. Полученные цифры часто становятся самым убедительным аргументом для команды в необходимости системного подхода.
Источники статьи
- Freedome.pro: “Как подготовить глэмпинг к открытию – снабжение и комплектация”.
- BeBoss.ru: “Бизнес-план глэмпинга с расчётами”.
- Финтабло: “Как вести финансовый учёт для малого бизнеса”.
- Hotel.Report: “Глэмпинг как оксюморон: комфорт вдали от цивилизации”.
- WelcomeTimes: “10 лучших сервисов для автоматизации посуточной аренды недвижимости”.
