Учёт расходников в сетевых и одиночных отелях: есть ли разница?
Саше шампуня, геля, косметики, полотенца, кофе, сахар и десятки других мелочей – эти, казалось бы, незначительные позиции формируют внушительную статью затрат, которая при плохом контроле может “съесть” до 20-30% операционной маржи. Проблема перерасхода, хищений и недовольства гостей из-за отсутствия нужных предметов универсальна, но пути её решения кардинально различаются в зависимости от масштаба и структуры отеля.
Сетевые и независимые отели подходят к учёту расходников в отеле с противоположных позиций: первые делают ставку на стандартизацию и технологии, вторые – на гибкость и прямое управление. Понимание этих различий – первый шаг к построению эффективной системы, которая экономит деньги и укрепляет репутацию.
Что относится к расходникам?
Ключ к контролю – чёткое определение объекта учёта. В гостинице это широкий спектр позиций, которые можно разделить на несколько категорий:
- Гостевые принадлежности: туалетные наборы (шампунь, гель, мыло), косметика, зубные пасты, щётки, шапочки для душа, одноразовые тапочки, халаты.
- Продукция мини-бара, бакалея: напитки, снеки, чай, кофе, сахар, сливки, печенье.
- Постельное бельё, текстиль: подушки, одеяла, наматрасники, полотенца, скатерти, салфетки.
- Хозяйственные товары: моющие, чистящие, дезинфицирующие средства, мешки для мусора, перчатки, инвентарь для уборки.
- Канцелярия, административные материалы: бланки, ручки, бумага, папки, визитки.
Эффективное управление запасами в гостинице начинается с осознания, что каждая из этих категорий имеет свои нормы расхода, сроки годности, логистические особенности.
Учёт в сетевых отелях: система и стандарты
Сетевые отели работают как отлаженный механизм, где каждый процесс регламентирован. Их подход к контролю расходников строится на трёх китах: централизация, стандартизация, автоматизация.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Централизованные закупки и логистика
Закупки часто осуществляются головным офисом для всей сети. Это позволяет заключать долгосрочные контракты с поставщиками, получать значительные скидки, гарантировать единое качество продукции во всех отелях бренда. Логистика также выстроена централизованно, что минимизирует простои и риски дефицита.
Единые стандарты (бренд-бук)
Набор и размещение расходников в номере строго регламентированы. Гость в Москве и Сочи получает идентичный набор косметики. Это не только поддерживает имидж бренда, но и упрощает инвентаризацию в отеле, планирование закупок.
Автоматизированные системы (PMS, модули учёта)
Сетевые отели активно используют специализированное ПО: системы управления имуществом (PMS), ERP-системы, модули складского учёта. Эти инструменты в реальном времени отслеживают движение товаров, автоматически формируют заказы при достижении минимального запаса, предоставляют аналитику по потреблению. Например, интеграция PMS с системой учёта мини-бара позволяет автоматически списывать потреблённые гостем напитки, выставлять счёт.
Жёсткие регламенты списания и инвентаризации
Процедуры проводятся по утверждённому графику. Списание возможно только по акту с указанием причин (порча, хищение, естественная убыль). Такая формализация сводит к минимуму злоупотребления.
Учёт в независимых отелях: гибкость и прямое управление
Независимые отели лишены преимуществ масштаба, но выигрывают за счёт скорости принятия решений, близости к локальному рынку. Их система учёта часто менее формализована, но более персонифицирована.
Локальные закупки и прямые договоры
Управляющий или владелец сам выбирает поставщиков, часто ориентируясь на местные предложения. Это позволяет быстро менять ассортимент, экспериментировать с экологичной косметикой или продукцией локальных производителей, создавая уникальное предложение.
Возможность быстрой адаптации
Если гости часто забирают фирменные тапочки, их можно добавить в сувенирную лавку. Если спрос на определённый сорт чая падает – заменить его на другой уже на следующей неделе. Эта гибкость – ключевое конкурентное преимущество.
Преобладание ручного или полуавтоматизированного учёта
В малых отелях часто учёт расходников ведётся в Excel, Google-таблицах или базовых облачных сервисах. Ответственность лежит на администраторе или самом управляющем, который лично проверяет остатки на складе. Внедрение полноценной PMS может быть неоправданно дорогим, поэтому используются упрощённые решения для управления запасами в гостинице.
Личная ответственность владельца/управляющего
Контроль носит персональный характер. Владелец часто сам проводит внеплановые проверки, анализирует накладные, беседует с персоналом. Это создаёт высокую степень вовлечённости, но и делает систему уязвимой к человеческому фактору.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Сравнение подходов: сетевые vs независимые отели
Стандарты: сеть – строгое следование бренд-буку. Независимый отель – свободная политика, ориентированная на спрос.
Закупки: сеть – централизованные, оптовые, с долгосрочным планированием. Независимый отель – локальные, розничные, с возможностью быстрой коррекции.
Программное обеспечение: сеть – комплексные ERP и PMS-системы с автоматическим учётом. Независимый отель – Excel, базовые облачные сервисы, иногда простые модули учёта.
Контроль: сеть – регламентированные процедуры, аудит. Независимый отель – прямой контроль собственника, частые ручные проверки.
Гибкость: сеть – низкая, изменения требуют согласования. Независимый отель – очень высокая, решения принимаются оперативно.
Общие принципы эффективного учёта (универсальные для всех)
Вне зависимости от формата, несколько правил работают для любого отеля.
Регулярность инвентаризаций
Плановые проверки должны проводиться ежемесячно, а внеплановые – при смене материально ответственного лица или подозрении на хищение. Это основа для выявления расхождений.
Анализ причин перерасхода
Если расход мыла превышает норму на гостя в сутки, нужно искать причину: это неэкономное использование, хищение или ошибка в учёте. Без анализа данные инвентаризации бесполезны.
Вовлечение персонала
Горничные и кладовщики – ключевые звенья цепи. Их нужно обучать нормам расхода и важности точного учёта. Чёткие инструкции и мотивация снижают потери.
Постепенная цифровизация
Даже небольшой отель может начать с внедрения мобильного приложения для инвентаризации в отеле с использованием QR-кодов или облачного сервиса для учёта закупок. Это сокращает время на рутинные операции, уменьшает количество ошибок.
Мобильный сервис учёта
Складолог позволяет контролировать движение белья, косметики, бакалеи, продуктов для мини-бара прямо со смартфона, превращая его в полноценный терминал сбора данных (ТСД).
- Система экономит до 80% рабочего времени благодаря быстрому сканированию QR-кодов и мгновенному учёту списаний или пополнений, что устраняет простои и человеческие ошибки.
- Автоматическое формирование заказов при достижении минимального запаса позволяет избежать дефицита, а элементы геймификации (баллы, рейтинги) повышают вовлечённость сотрудников.
- Результаты внедрения в отелях подтверждают эффективность: например, сеть Rusrelax увеличила скорость обслуживания на 89% и сократила затраты на хранение на 32%, а у большинства клиентов возврат инвестиций происходит уже в первый месяц.
Подведём итог
Идеальной модели не существует. Сетевые отели достигают эффективности через стандарты и технологии, минимизируя издержки за счёт масштаба. Независимые отели компенсируют отсутствие централизованной системы личным контролем, умением быстро реагировать на предпочтения гостей.
Однако в обоих случаях дисциплина в учёте расходников – не вопрос выбора, а обязательное условие рентабельности. Потери на мелочах незаметны ежедневно, но за год они складываются в сумму, которой хватило бы на ремонт нескольких номеров. Поэтому налаженный учёт – это не только про экономию, но и про стабильное качество сервиса, которое гости ценят больше всего.
Источники статьи
- Welcometimes.ru: “Управление издержками отеля. Передовые инструменты учёта, планирования и оптимизации расходов отеля”.
- Moedelo.org: “Управленческий учёт в гостинице: оптимизация финансов и обслуживания”.
- QR-inventory.ru: “Проведение инвентаризации в гостинице”.
