Управление остатками товаров на складе

Если предприятие занимается продажей, производством товаров или предоставлением услуг по ответственному хранению, обязательным направлением его работы является управление запасами. В статье разберём, что такое складские остатки, как они влияют на прибыльность бизнеса, как контролировать и автоматизировать их учёт.

Определение

Складскими остатками могут быть: сырьё для производства, полуфабрикаты, готовая продукция, рабочий инвентарь – всё, что хранится на складе компании в зависимости от её специфики. В том числе, это может быть неликвид, который не был своевременно продан из-за снижения покупательского спроса.

Влияние остатков на бизнес

Чтобы обеспечить бесперебойную работу, нужно регулярно пополнять запасы, отслеживать передвижение груза, оптимизировать зоны хранения, прогнозировать спрос. Количество остатков напрямую влияет на этот процесс:

• Основываясь на данных об имеющихся запасах, сотрудники планируют новые поставки. Это помогает избегать излишков и дефицита.
• Если какие-то позиции залёживаются, возникает проблема затоваренности склада. К этому добавляется нарушение сроков годности, необходимость списания потерявшей актуальность или испорченной продукции. Если владелец знает, сколько неликвидных остатков хранится на полках, то может своевременно решить, как их реализовать максимально выгодно.

В работе склада действует правило: чем больше остатков, тем меньше прибыль. Управление запасами – динамичный процесс, и оборачиваемость товаров должна иметь сокращённые сроки.

Неснижаемый остаток

Это минимальное количество товаров, необходимое для регулярных поставок в магазины или на склады маркетплейсов. Когда объём запасов приближается к этому значению, сотрудники оформляют заказы поставщикам. В случае если система учёта автоматизирована, программа сама отслеживает критические остатки товаров, уведомляет об этом пользователей или отправляет заявки на отгрузку новой партии.

Функция автозаказа есть у сервиса Складолог. Для каждого товара доступна настройка автоматических уведомлений контрагенту, что минимизирует ручной труд, упрощает процесс закупки товаров.

Как поддерживать оптимальный товарный запас

Чтобы на складе не возникло ситуации, когда товаров слишком много, или наблюдается нехватка при высоком спросе, нужно учитывать несколько факторов: какое объём продаж наблюдался за период (например, неделю, месяц), какое по площади помещение, сроки доставки грузов поставщиками, сроки годности, периоды резкого всплеска продаж (связанные с наступлением сезона, праздниками, началом учебного года, др.).

Этапы контроля

Отслеживание запасов – ежедневная рутинная задача, без которой невозможны бесперебойные поставки заказов. Учитывая тенденции современного рынка, именно строгий контроль остатков на складе позволяет поддерживать авторитет магазинов (в первую очередь, онлайн и работающих на маркетплейсах), повышать рейтинг, наращивать прибыль, сохранять баланс между расходами и доходами. На практике он включает несколько этапов.

Анализ спроса

Чтобы определить, какие объёмы запасов хранить на складе, важно прогнозировать спрос. На него влияют – сезон, тренды рынка, рекламные кампании, праздничные даты.

Учёт остатков

Когда товары в нужном количестве закуплены или произведены, их нужно поставить на склад, провести приёмку, распределить по зонам хранения, присвоив каждой единице свой «адрес». Классификация запасов происходит по сезонности, весу, популярности (влияет на скорость оборачиваемости).

Вычисление оптимального объёма запасов

На основе полученного опыта определяется уровень запасов для конкретного склада, при котором товары всегда будут в наличии, и не возникнет переизбытка/дефицита.

Отслеживание сроков годности

Продукты питания, лекарственные препараты, косметика, бытовая химия – все товары с ограниченным сроком годности должны контролироваться для их своевременной продажи или списания и перевод в категорию убытков.

Организация поставок

Для слаженной работы склада нужно: найти ответственных поставщиков, определить объёмы заказов, интервалы доставок, организовать быструю приёмку, а затем следить за сроками, своевременно связываться с ответственными сотрудниками и представителями поставщиков в случае задержек, непредвиденных ситуаций.

Инвентаризация

Периодическая ревизия запасов проводится для предупреждения краж, потерь, порчи товаров. Её организация упрощается благодаря использованию автоматизированных программ – быстрее, чем при ручном учёте, без закрытия склада, с получением точных отчётов.

Мониторинг ситуации

Чтобы склад работал без простоев, нужно регулярно контролировать количество запасов, устранять ошибки в процессе приёмки, хранения, отгрузки, корректировать или менять стратегию работы, исходя из текущих условий.

Оптимизация остатков – 5 шагов

Если складские запасы не структурированы, не ранжируются по объёму выручки, маржи и скорости продажи, товары теряются, замедляется их приёмка и отгрузка, случаются простои, задержки в доставке заказов. Вот 5 шагов для решения этих проблем.

1. Создание структуры

Чётко распределить запасы по зонам хранения – первый важный шаг для оптимизации склада. По видам, сезону, бренду, поставщикам, габаритам – структура может быть разной, главное, чтобы это упрощало работу персонала по поиску нужных позиций.

2. Пересмотр прогнозов спроса

Чем точнее они будут, тем проще планировать новые закупки. Для этого можно использовать аналитические инструменты, учитывать прошлый опыт, изучать тенденции рынка в своей нише.

3. Контроль оборачиваемости

Владельцу бизнеса нужно понимать, за какое время продаются товары. Для вычисления оборачиваемости остатков используется формула:

Количество дней / (себестоимость проданных товаров / средний остаток)

Обычно эффективный результат – меньше 30 дней, однако этот показатель зависит от специфики бизнеса.

4. Реализация непопулярных позиций

Неликвид, хранящийся на складе больше года – «замороженные» деньги. Чем дольше товары лежат, тем больше убытков несёт продавец: они занимают место, могут портиться, терять свою актуальность на рынке. Поэтому от них стоит избавляться как можно скорее.

5. Повышение уровня сервиса

Соблюдение сроков, точность данных и прогнозов спроса, отношение к имуществу компании – поведение сотрудников напрямую влияет на качество и скорость продаж, а также удовлетворённость покупателей.

Как сократить складские остатки

Если склад затоварен, требуются мероприятия по его разгрузке и смене стратегии, чтобы в дальнейшем ситуация не повторилась. В первую очередь, нужна оптимизация запасов и улучшение процесса управления ими. Вот несколько конкретных задач:

• Провести анализ спроса: выявить, какие товары покупаются в больших количествах, какие – в меньших, составить прогноз спроса на основе объективных данных (Сезонности, с привязкой к праздничным датам, региональным особенностям: это Москва, Санкт-Петербург и другие крупные города или небольшие населённые пункты, что особенно актуально при продаже на маркетплейсах).
• Оптимизировать закупки: определить необходимые объёмы заказов, сроки поставок, отгрузок.
• Автоматизировать складской учёт: внедрить программу для контроля остатков. Постоянный доступ к актуальным данным упрощает управление, делает его более точным, минимизирует ошибки.
• Проанализировать остатки товаров на складах: выявить непопулярные позиции, товары с истекающим сроком годности, запланировать распродажи для их быстрой реализации.
• Способствовать повышению продаж: тестировать разные методы рекламы, следить за комментариями покупателей, поддерживать обратную связь, дополнительно стимулировать работу сотрудников путём внедрения бонусных программ.

Отрицательные складские остатки

Распространённая проблема склада: во время инвентаризации реальный запас оказывается меньше, чем это указано в системе учёта. Причиной могут быть: ошибки сотрудников при приёмке или отгрузке, кражи, порча товаров, неправильное планирование закупок.

Отрицательный остаток приводит к дефициту позиций, несвоевременным поставкам заказов, снижению рейтинга магазина на маркетплейсах. Не допустить их помогает внедрение автоматизированной системы учёта с штрихкодированием и функцией инвентаризации, а также строгий контроль работы сотрудников, качества товаров, условий их хранения.

Как рассчитать остатки

Товарный запас (ТЗ) – количество готовой продукции, которая хранится на складе для дальнейшей транспортировки. Оценить средний объём товара (СрТЗ) за определённый период просто, особенно если учёт складских остатков ведётся автоматически, а нужные данные можно получить в любой момент. Формула расчёта выглядит так:

((ТЗ1/2) + ТЗ2 +ТЗ3 + (ТЗN/2) / (число дней в периоде – 1) = СрТЗ

* ТЗ1 – товарный запас в первый день, ТЗN – в последний.

Например: компания продаёт платья. В первый день их хранилось на складе – 50 единиц, во второй – 61, в третий – 43, в четвёртый – 30, в пятый – 60. Используя формулу, вычисляем СрТЗ:

((50/2) + 61 + 43 + 30 + (60/2) / (5 – 1) = 47,2

Автоматизация учёта складских остатков

Чем больше ассортимент, объёмы запасов, количество зон хранения, тем труднее отслеживать движение каждой единицы товара на складе. При этом ручной учёт остатков повышает риск человеческого фактора – ошибок, краж, несвоевременного реагирования на требующие срочности проблемы. Автоматизированные сервисы фиксируют все перемещения по складу, организуют адресное хранение, наличие штрихкодов и их считывателей ускоряет приёмку и отгрузку.

Преимущества WMS

Автоматизированный склад позволяет повысить скорость обработки операций, снизить затраты, свести к минимуму человеческий фактор, контролировать работу персонала из любой точки. Алгоритмы быстро выполняют рутинные операции, не устают, анализируют большой объём данных, мгновенно создают на их основе достоверные отчёты, заполняют документы, отправляют заявки. Без них невозможно использование современных разработок – конвейеров, роботов, дронов для проведения инвентаризации.

Как выбрать программу

Найти нужный продукт на рынке автоматизированных систем может быть непросто. Чтобы не ошибиться, нужно заранее подготовить ряд критериев. Они зависят от конкретного бизнеса, его размера, заложенного на это направление бюджета. Самые основные:

• Для автоматизации достаточно готового решения, или требуется индивидуальная разработка с учётом всех нюансов?
• Облачный сервис или программа на собственном сервере компании? Это, в том числе, вопрос безопасности данных, возможности/невозможности иметь постоянный, стабильный доступ в интернет.
• Требуется подключить один или несколько складов? Сколько сотрудников будут работать в системе? Потребуется ли настройка прав доступа?
• Какие интеграции нужны для работы? С кассовыми программами, банковскими сервисами, системой «Честный знак», ЕГАИС.
• Каковы должны быть стоимость подключения, сроки внедрения? Нужно ли обучение для персонала, оперативная помощь техподдержки?

Управление товарными запасами с помощью сервиса Складолог

Складолог предлагает инструменты для автоматизации предприятий разных направлений: маркетплейсы, horeca, ритейл и ещё 50+ ниш бизнеса. Простой интерфейс с нужными разделами, подключение любого количества складов, управление расходными материалами, быстрый анализ складских остатков, контроль, стимулирование работы сотрудников – плюсы сервиса. А также:

QR-cклад

Склады маркируются QR-кодами, что упрощает внесение информации о товарах и контроль их передвижения. Пользователь легко создаёт нужную иерархию помещений, структурирует зоны хранения, а затем получает мгновенный доступ к любому складу.

Мобильное приложение

Пользоваться автоматизированной системой просто, интуитивно понятно, благодаря чему сотрудники компаний быстро её осваивают. Специальные знания не требуются – все нужные функции доступны в мобильном приложении, которое устанавливается на любой смартфон.

Инвентаризация и отчёты

Ревизия больше не занимает много времени, а проводить её можно без остановки работы. Система позволяет проводить инвентаризацию на конкретных участках, указывать брак, получать детальные отчёты.

Чтобы узнать, подходит ли Складолог вашему бизнесу, воспользуйтесь бесплатным доступом. Для новых пользователей есть подробное обучение и возможность работы с персональным менеджером.