Оптимизация закупок и рост продаж с помощью автозаказа товаров

Автозаказ – это инструмент для автоматической отправки заявок поставщикам  на закупку новых партий товаров. При достижении критического уровня складских остатков система формирует и передаёт заказ без участия сотрудников. В зависимости от функционала, при автозаказе может учитываться сезон, актуальные акции, наценки, сроки годности продукции.

Когда нужен автозаказ

Вот несколько причин внедрить новую функцию в работу склада или магазина:

• Компания достигла определённого масштаба операций.

Основной показатель необходимости автоматизации – товарная матрица, превышающая 1000 SKU для розничных сетей или 500 SKU для дистрибуторов. При таком ассортименте ручное управление запасами приводит к постоянным ошибкам в закупках.

• Закупки основываются на субъективных решениях сотрудников. 

Если процесс зависит от личного опыта нескольких специалистов, бизнес сталкивается с переизбытком одних товаров и дефицитом других. Автоматизация устраняет этот риск, используя точные алгоритмы расчёта.

 

• Возникают трудности с учётом множества факторов.

Современные системы анализируют сезонность, сроки годности, акционные периоды, кратность поставок, наличие товаров-аналогов и графики доставки. Человеку трудно учитывать все эти параметры одновременно.

 

• Явные проблемы со складскими запасами.

Регулярные случаи отсутствия товаров при полках (out-of-stock) или их избытка (over-stock), накопление неликвидов, низкая оборачиваемость – всё это решается внедрением системы автозаказа. Особенно показателен дисбаланс, когда склад загружен дорогостоящими, медленно продающимися позициями, при этом отсутствуют ходовые товары. Автозаказ оптимизирует структуру запасов, повышая доступность популярных позиций и сокращая инвестиции в неликвидные.

Когда не нужен автозаказ

Не всем предприятиям требуется автоматизация закупочных процессов. В некоторых случаях затраты на внедрение системы не окупятся полученными преимуществами. Так, без настройки автозаказа можно обойтись, если:

• Это компания в сфере малого бизнеса с ограниченным ассортиментом (менее 100 SKU).

Небольшие предприятия могут эффективно управлять запасами вручную. Для них Excel или аналогичные табличные редакторы остаются оптимальным решением.

• Товары закупаются под заказ.

Функция не принесёт пользы при работе с товарами, которые закупаются под конкретные заказы клиентов. В этой ситуации каждый случай уникален и требует закупок в ручном режиме.

• Нет точного учёта продаж и остатков.

Отсутствие систематизированных данных делает автоматизацию бессмысленной. Если в компании не ведётся точный учёт продаж и остатков, система не сможет корректно рассчитывать потребности в закупках.

• Текущие процессы работают без сбоев.

Для некоторых бизнес-моделей ручное управление запасами остаётся более гибким и экономически выгодным. Когда текущие процессы работают слаженно, а стоимость внедрения превышает потенциальную экономию, от автозаказа можно отказаться.

Управление запасами в Excel

Excel остаётся распространённым инструментом для учёта товарных запасов, особенно среди небольших предприятий. Его используют для ведения складского учёта, планирования закупок и анализа продаж.

Плюсы программы

• Доступность

Программа не требует дополнительных инвестиций, а базовые навыки работы с таблицами есть у большинства сотрудников.

• Достаточный функционал

Для компаний с небольшим ассортиментом функций Excel достаточно для работы. Можно создавать таблицы с данными о товарах, отслеживать текущие остатки и формировать заказы поставщикам. Некоторые пользователи разрабатывают сложные формулы и макросы для частичной автоматизации расчётов.

• Эффективная организация и анализ данных

С помощью электронных таблиц можно структурировать большой объём данных, придавать им удобный для восприятия и поиска вид, анализировать конкретные показатели, визуализировать статистику.

Минусы программы

• Ограниченные функции

Программа не учитывает многие параметры, важные для современного управления запасами. Анализ сезонности, изменение цен поставщиков, прогнозирование спроса требуют дополнительных временных затрат и специальных знаний.

• Отсутствие возможностей для масштабирования

При расширении бизнеса функции Excel быстро исчерпываются. Увеличение ассортимента или количества точек продаж делает ручной учёт трудоёмким и ненадёжным. Вероятность ошибок из-за человеческого фактора существенно возрастает.

• Трудности при совместной работе

Когда несколько сотрудников одновременно вносят изменения в один файл, возникают конфликты версий и потери данных. Отсутствие централизованного доступа к информации снижает эффективность управления.

Самописная система управления запасами

Некоторые компании разрабатывают собственные программные решения для учёта товарных запасов. Такие системы создаются с учётом специфики конкретного бизнеса и его операционных процессов.

Плюсы программы

• Отсутствие ненужных функций

Основное преимущество самописных решений – максимальная адаптация под нужды компании. Разработчики могут внедрить именно те инструменты, которые действительно необходимы бизнесу.

• Оптимизация расходов

Создание собственной системы позволяет избежать затрат на лицензии коммерческого ПО. Однако для качественной реализации требуются квалифицированные программисты и детальное понимание бизнес-процессов в закупках.

• Безопасность

Вся информация хранится на собственных серверах, поэтому лучше защищена от хакеров. Это особенно актуально для крупных компаний.

Минусы программы

• Трудности при масштабировании

Самописные системы часто сталкиваются с проблемами по мере роста бизнеса. Первоначальная архитектура может оказаться неэффективной при расширении ассортимента или увеличении количества складов.

• Отсутствие гарантий надёжности 

В отличие от коммерческих продуктов, самописные решения не проходят профессионального тестирования и не имеют официальной службы поддержки.

• Потребность в собственной техподдержке

Техническая поддержка полностью ложится на внутренние IT-ресурсы компании. Это требует постоянных затрат на доработки, исправление ошибок и обновление функционала.

Облачный сервис для управления запасами

Облачные решения представляют современную альтернативу традиционным системам управления запасами. Они работают по модели подписки, не требуют значительных первоначальных инвестиций, особенно эффективны для сетевого ритейла, дистрибуции и компаний с территориально распределёнными складами.

Плюсы программы

• Быстрый доступ в любом месте

Главное преимущество облачных сервисов – доступность из любой точки с интернет-соединением. Для работы не нужно приобретать дорогостоящее оборудование или настраивать сложную IT-инфраструктуру.

• Экономия

Стоимость подписки обычно ниже цены лицензии на коробочное ПО. Равномерные ежемесячные платежи упрощают бюджетное планирование и снижают финансовую нагрузку на бизнес. Многие облачные платформы предлагают бесплатный тестовый период. Это позволяет оценить систему перед принятием решения о покупке подписки.

• Быстрый старт и обновления

Облачные системы позволяют быстро начать работу. Время настройки и ввода в эксплуатацию существенно меньше по сравнению с традиционными решениями. Поставщик сервиса самостоятельно занимается обновлениями и технической поддержкой. Пользователи всегда работают с актуальной версией системы, получая новые функции без дополнительных затрат. 

Минусы программы

• Риск потери конфиденциальной информации

Обработка и хранение данных происходит на оборудовании провайдера, поэтому пользователь не может контролировать этот процесс и обеспечивать безопасность.

• Зависимость от решений провайдера и доступа в интернет

Работа сервиса может быть прервана по вине разработчика, технических сбоев, отсутствия связи. Неудачные обновления, некомпетентные сотрудники техподдержки, программные ошибки также влияют на складские и торговые операции.

• Проблемы при переносе данных

Загрузка и выгрузка информации из облака может занимать много времени, если объём информации большой, или пользователь решает сменить облачный сервис.

Внедрение систем управления запасами

Профессиональные системы управления запасами предлагают комплексную автоматизацию всех связанных процессов. Они включают модули учёта, анализа, прогнозирования и интеграции с другими бизнес-системами.

Внедрение таких решений требует значительных финансовых вложений. Стоимость начинается от 400 000 рублей и может достигать нескольких миллионов в зависимости от масштабов бизнеса и функциональных требований.

Помимо стоимости самого ПО, необходимо учитывать затраты на сопутствующую инфраструктуру. Может потребоваться закупка дополнительного серверного оборудования, средств защиты данных и систем резервного копирования.

Процесс внедрения занимает от трёх месяцев до полутора лет. В этот период выполняется настройка системы, интеграция с учётными программами, миграция данных и обучение персонала.

Несмотря на высокие первоначальные затраты, профессиональные системы быстро окупаются за счёт оптимизации складских запасов. Они позволяют сократить затраты на хранение, минимизировать потери от излишков и дефицита, повысить оборачиваемость товаров.