Управление остатками товаров на складе
Складские остатки — это все, что физически лежит на складе компании: сырье, полуфабрикаты, готовая продукция, упаковка, рабочий инвентарь. Сюда же входит неликвид — товар, который не продался вовремя и теперь занимает место. Если бизнес что-то продает, производит или хранит, управление остатками для него не вспомогательная задача, а ежедневная работа, от которой напрямую зависит прибыль.
В статье разберем, как остатки влияют на деньги компании, из каких этапов состоит контроль, как рассчитать средний товарный запас и что дает автоматизация.
Как остатки влияют на прибыль
Остатки — это деньги компании, временно превращенные в товар. Пока товар лежит на полке, он не приносит выручку, но продолжает генерировать расходы: аренда площади, зарплата кладовщиков, страховка, потери от порчи и устаревания. Поэтому в складской работе действует правило: чем больше лишних остатков, тем меньше прибыль.
телефоне
При этом ошибкой будет и обратная крайность. Слишком низкий запас означает дефицит: покупатель не находит нужную позицию и уходит к конкуренту, магазин на маркетплейсе получает штрафы и падение рейтинга за срыв поставок, производство простаивает без сырья. Задача управления остатками — удерживать баланс: товара достаточно для стабильных продаж, но капитал не заморожен в излишках.
На практике это означает три постоянных процесса:
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%рост скорости операций
-
18%увеличение оборота
- планирование закупок на основе данных о фактических остатках и скорости продаж, а не по ощущениям;
- своевременное выявление залежавшихся позиций, пока их еще можно продать со скидкой, а не списать в убыток;
- контроль сроков годности и условий хранения, чтобы товар не превращался в потери.
Неснижаемый остаток
Этот термин означает минимальное количество товара, ниже которого запас опускаться не должен. Он рассчитывается для каждой позиции отдельно и зависит от двух величин: сколько единиц продается в день и сколько дней занимает поставка новой партии. Если магазин продает 10 единиц товара в день, а поставщик везет заказ неделю, неснижаемый остаток не может быть меньше 70 единиц, плюс страховой резерв на случай задержки поставки или всплеска спроса.
Следить за неснижаемым остатком вручную по сотням позиций нереально: сотрудники замечают проблему, когда полка уже пустая. Поэтому в автоматизированных системах учета за порогом следит программа: как только остаток приближается к критическому значению, она уведомляет ответственного или сразу формирует заявку поставщику. Функция автозаказа есть в сервисе Складолог: для каждого товара настраивается свой порог и шаблон заказа контрагенту, и закупка перестает зависеть от внимательности конкретного сотрудника.
Как определить оптимальный товарный запас
Универсальной цифры не существует: оптимальный запас у продавца скоропортящихся продуктов и у поставщика автозапчастей будет разным. Чтобы вычислить свой уровень, нужно учитывать:
- фактические продажи за период — неделю, месяц, сезон. Важна не средняя цифра, а динамика: какие позиции ускоряются, какие затухают;
- сроки поставки — чем дольше и нестабильнее едет товар, тем выше должен быть страховой запас;
- сроки годности — запас скоропортящегося товара не может превышать объем, который реально продать до истечения срока;
- сезонность и пики спроса — праздники, начало учебного года, высокий сезон в нише. К пикам запас наращивают заранее, после них сокращают;
- вместимость склада — излишки сверх нормальной вместимости замедляют все операции: товар кладут в проходы, время сборки заказа растет.
Формулы расчета минимального и максимального уровня запасов с примерами мы подробно разобрали в отдельной статье о расчете складских запасов по формулам min-max.
Этапы контроля остатков
Это не разовая ревизия, а цикл, который повторяется постоянно. Вот его основные этапы.
Анализ спроса
Отправная точка всех решений о запасах. Спрос прогнозируют на основе истории продаж с поправкой на сезон, тренды рынка, запланированные акции и рекламные кампании. Чем точнее прогноз, тем меньше и дефицита, и излишков. Полезный инструмент на этом этапе — ранжирование ассортимента по вкладу в выручку и стабильности спроса, подробнее об этом в статье про ABC/XYZ-анализ.
Приемка и учет
Каждая поступившая партия должна быть посчитана, сверена с накладной и оприходована в систему учета в день поступления. Товар получает свой адрес хранения — зону, стеллаж, ячейку. Пока приемка ведется на глаз и задним числом, реальные остатки всегда будут расходиться с учетными.
Определение норм запаса
На основе анализа спроса и сроков поставки для каждой позиции устанавливается норма: неснижаемый остаток, целевой уровень, максимум. Эти нормы не константа, их пересматривают при изменении спроса, смене поставщика, выходе на новые каналы продаж.
Контроль сроков годности
Продукты, косметика, бытовая химия, лекарства — любой товар с ограниченным сроком должен отгружаться по принципу «первым уходит тот, у кого срок короче». Система учета должна заранее подсвечивать позиции с истекающим сроком, чтобы успеть распродать их со скидкой, а не списывать. О методах ротации товара — FIFO, FEFO, LIFO — читайте в отдельном материале.
Работа с поставщиками
Стабильность остатков во многом зависит от дисциплины поставок. Нужно зафиксировать сроки и объемы в договорах, отслеживать фактическое исполнение, держать запасных поставщиков по ключевым позициям и заранее реагировать на задержки, а не в день, когда товар закончился.
Инвентаризация
Регулярная сверка фактических остатков с учетными данными выявляет кражи, пересорт, ошибки приемки и порчу. С автоматизированной системой ревизию проводят без остановки склада: сотрудник сканирует зону, вносит фактическое количество, программа сама сверяет данные и формирует ведомость расхождений. Пошаговый порядок проведения и оформления результатов — в инструкции по инвентаризации.
Регулярный мониторинг
Итоги каждого цикла — расхождения инвентаризации, точность прогнозов, случаи дефицита — анализируются, и на их основе корректируются нормы запаса и процессы. Управление остатками работает только как система с обратной связью.
Чек-лист оптимизации остатков: 5 шагов
Если запасы не структурированы и не ранжированы по выручке, марже и скорости продаж, товары теряются, приемка и отгрузка замедляются, заказы уходят с задержкой. Порядок наводится в пять шагов.
Шаг 1. Постройте структуру хранения
Распределите запасы по зонам: по категориям, сезону, оборачиваемости, габаритам. Ходовой товар размещайте ближе к зоне сборки, сезонный и медленный — дальше. Каждой ячейке присвойте адрес, каждому товару — штрих-код или QR-код. Сборщик должен находить любую позицию за секунды, а не по памяти старожила склада.
Шаг 2. Пересмотрите прогнозы спроса
Сравните прошлые прогнозы с фактом: где ошиблись и почему. Учитывайте не только свою статистику, но и внешние факторы — тренды ниши, действия конкурентов, календарь акций. Прогноз, который не пересматривается, устаревает за один сезон.
Шаг 3. Контролируйте оборачиваемость
Оборачиваемость показывает, за сколько дней склад «прокручивает» средний запас. Если товар лежит дольше 30 дней (для большинства розничных ниш это тревожный порог), он замораживает деньги. Считайте показатель не по складу в целом, а по категориям и отдельным позициям: средняя цифра скрывает проблемные товары. Формулы и нормы по отраслям — в статье о коэффициенте оборачиваемости запасов.
Шаг 4. Избавляйтесь от неликвида
Товар, который лежит без движения больше года, уже принес убыток — вопрос только в его размере. Варианты: распродажа со скидкой, комплекты с ходовым товаром, продажа оптом стокистам, возврат поставщику, если договор это позволяет. Худшая стратегия — продолжать хранить в надежде, что когда-нибудь купят.
Шаг 5. Работайте с персоналом
Значительная часть расхождений в остатках — результат небрежной приемки, пересорта при сборке и неоформленных перемещений. Помогают понятные регламенты, персональная ответственность за операции (в системе учета видно, кто и что сделал) и мотивация за точность, а не только за скорость.
Отрицательные остатки: откуда берутся и что с ними делать
Если по по данным учета товара на складе меньше нуля: система показывает, например, минус 3 единицы. Физически такого быть не может, значит, ошибка в учете. Типичные причины:
- продажу провели раньше, чем оприходовали поступившую партию;
- при приемке или отгрузке перепутали похожие позиции (пересорт): один товар «ушел в минус», по второму образовался излишек;
- часть операций — списания, перемещения, возвраты — вообще не внесли в систему;
- кражи и порча, которые никто не оформил документально.
Чем опасны отрицательные остатки: себестоимость и валовая прибыль считаются неверно, автозаказ формирует закупки на основе ложных данных, а на маркетплейсах расхождение остатков оборачивается отменами заказов и падением рейтинга магазина.
Лечится проблема в два приема. Сначала проводится внеплановая инвентаризация проблемных позиций и корректировка учета до фактических цифр. Затем устраняется причина: включается запрет продаж «в минус» в настройках системы, вводится обязательное сканирование штрих-кода при каждой операции, чтобы пересорт стал технически невозможным, а все списания фиксируются в момент, когда они происходят.
Как рассчитать средний товарный запас
Средний товарный запас (СрТЗ) показывает, сколько товара в среднем хранилось на складе за период. Показатель нужен для расчета оборачиваемости и оценки того, сколько денег заморожено в запасах. Формула средней хронологической:
СрТЗ = ((ТЗ1 / 2) + ТЗ2 + ТЗ3 + … + (ТЗn / 2)) / (n — 1)
где ТЗ1 — запас на первый день периода, ТЗn — на последний, n — число замеров.
Пример. Компания продает платья. Остатки по дням: 50, 61, 43, 30 и 60 единиц. Считаем:
((50 / 2) + 61 + 43 + 30 + (60 / 2)) / (5 — 1) = (25 + 61 + 43 + 30 + 30) / 4 = 189 / 4 = 47,25 единицы
В среднем на складе хранилось около 47 платьев. Если учет ведется в программе, показатель не нужно считать вручную: система строит отчет за любой период по каждой позиции.
Автоматизация учета остатков
Пока позиций несколько десятков, остатки можно контролировать в таблице. Но с ростом ассортимента, числа складов и сотрудников ручной учет перестает справляться: данные вносятся с задержкой, ошибки накапливаются, реальную картину показывает только полная инвентаризация. О том, где проходит граница возможностей таблиц, мы писали в сравнении Excel и программы складского учета.
Автоматизированная система решает эти проблемы за счет трех вещей. Первое: каждая операция — приемка, отгрузка, перемещение, списание — фиксируется в момент выполнения сканированием штрих-кода, поэтому остатки в системе всегда актуальны. Второе: у каждой операции есть автор, что дисциплинирует персонал и упрощает разбор расхождений. Третье: система сама следит за порогами — неснижаемыми остатками, сроками годности, зависшими позициями — и сообщает о проблеме до того, как она стала убытком.
Как выбрать программу
Критерии выбора зависят от масштаба бизнеса и бюджета, но базовый список вопросов такой:
- достаточно готового облачного решения или нужна доработка под специфические процессы;
- сколько складов и сотрудников будут работать в системе, нужно ли разграничение прав доступа;
- какие интеграции обязательны: кассы, маркетплейсы, банковские сервисы, «Честный ЗНАК», ЕГАИС;
- на каком оборудовании будут работать сотрудники: подойдет ли смартфон или потребуются терминалы сбора данных;
- сколько стоят подключение и ежемесячная подписка, как быстро проходит внедрение, есть ли обучение и живая техподдержка.
Управление остатками в Складологе
Складолог — облачный сервис складского учета для розницы, онлайн-торговли, производства, horeca и еще более 50 ниш. Для управления остатками в нем есть все перечисленное в статье.
Остатки отображаются в реальном времени: каждая приемка, отгрузка, перемещение и списание проводится сканированием через мобильное приложение. Терминал сбора данных не нужен, достаточно смартфона, поэтому данные в системе совпадают с полкой.
Неснижаемые остатки под контролем: для каждой позиции задается свой порог, система уведомляет о приближении к критическому уровню и формирует заявку поставщику по шаблону.
Склад размечается QR-кодами: сотрудник сканирует код зоны и видит, что в ней должно лежать. Поиск товара и инвентаризация ускоряются в разы, а саму ревизию можно проводить по отдельным зонам без остановки склада — система сверяет фактические данные с учетными и формирует отчет о расхождениях.
По каждой операции виден исполнитель, а встроенные рейтинги продуктивности помогают мотивировать персонал за точность работы.
Проверить, подходит ли сервис вашему бизнесу, можно на бесплатном 14-дневном доступе с обучением и персональным менеджером для новых пользователей.
