Excel VS программа учета склада: что лучше и когда переходить

Excel давно стал первым инструментом для учета товаров. Таблицы создаются за пару часов, не требуют вложений и понятны любому сотруднику. Но когда бизнес растет, возникает вопрос: продолжать вести склад в Excel или переходить на программу учета.

В этом материале разберем, кому подходят электронные таблицы, какие проблемы возникают при работе с ними, какие есть бесплатные аналоги и когда стоит переходить на профессиональные системы учета.

Кому подходит учет в Excel

Учет товара в Excel используют предприниматели, у которых 2–3 продажи в день и достаточно времени, чтобы переносить данные о продажах в таблицы вручную.

На основе опроса предпринимателей, которые сейчас работают в товароучетных программах, можно выделить три этапа эволюции учета:

Калькулятор онлайн

Сколько денег вы теряете на текущих мощностях склада

Заказы в день, ед.

Текущий mispick, % кол-во ошибок

Время сборки до, мин

Рассчитать

Рассчитать результаты внедрения

• 87%

  
  видят результат в первый месяц
• 31%

  
  среднее сокращение издержек
• 42%

  
  рост скорости операций
• 18%

  
  увеличение оборота

1. Тетрадка – приход и расход фиксируют в блокноте.
2. Excel – когда понадобилась отчетность и аналитика, данные переносят в таблицы.
3. Программа учета – при росте выручки и увеличении количества продаж.

Если бизнес приносит больше 15 тысяч рублей в месяц, а продаж становится 5–10 в день, возникает потребность в специальном сервисе. Excel не связывается с кассой, поэтому продажи приходится вносить вручную.

Как вести складской учет в Excel

При работе с Excel данные о продажах фиксируют в тетради в момент покупки, а вечером после закрытия магазина проданные позиции находят в таблице и уменьшают остатки. Аналогично обновляют данные при поступлении товара. Подробнее о ведение таблиц учета читайте здесь.

Excel подходит, если:

• можно обойтись без связи таблицы учета с кассой
• нет очередей, 2–3 покупки в день, и есть время на заполнение таблиц между покупателями
• вы готовы к кропотливой работе с артикулами и таблицами
• не используется сканер штрихкодов, все данные вводятся вручную

Работа с таблицами возможна, если учетом занимаются один или два человека. При большем количестве сотрудников возрастает риск случайных изменений данных, а отследить предыдущую версию сложно.

Проблемы при учете товаров в Excel

Товарный учет в Excel имеет значительные ограничения.

• Если сотрудник случайно изменит цифру, нажмет «Сохранить» и закроет файл, найти ошибку будет сложно.
• Для удаленной работы можно использовать Google Таблицы, но при увеличении числа строк до 100 и выше программа начинает тормозить.
• Нет интеграции с кассой или бухгалтерскими программами.
• Много ручной работы, нельзя подключить сканер штрихкодов.
• Невозможно планировать поставки, контролировать остатки по срокам годности.
• Файл не могут одновременно использовать несколько сотрудников (кроме облачных таблиц).
• Нельзя настроить автоматическую проверку введенных данных, кроме ограничения типа данных.

Бесплатные программы — аналоги Excel

Если вы ищете способ вести складской учет без затрат, на старте можно рассмотреть бесплатные аналоги Excel. Такие программы позволяют создавать таблицы, работать с формулами и вести базовый учет товаров.

Microsoft Excel

➕ Плюсы:

• привычный интерфейс
• мощные формулы и функции
• гибкость настройки
• большое количество шаблонов

➖ Минусы:

Подберем только
те функции, которые
нужны вашему бизнесу

Получить консультацию

• платная лицензия
• ручной учет
• высокий риск ошибок
• сложно работать в команде
• нет полноценного контроля склада

Вывод: стандарт рынка, но не решает задачи автоматизации

CRM, Google Таблицы

➕ Плюсы:

• доступ из любой точки
• совместная работа
• частичная автоматизация
• гибкость

➖ Минусы:

• не заточены под склад
• нет полноценного учета остатков
• сложная настройка
• ограниченный функционал

Вывод: временное решение, но не полноценный складской учет

Microsoft Excel — платная программа. На начальном этапе можно использовать бесплатные аналоги.

OpenOffice Calc

Входит в пакет Apache OpenOffice. Поддерживает русский язык, занимает меньше места и быстрее загружается. Интерфейс похож на Excel 2003. Позволяет создавать таблицы, графики, делать расчеты по формулам, экспортировать в PDF. Формат по умолчанию — ODS, но Calc открывает XLS и может сохранять в XLS (не XLSX).

➕ Плюсы:

• полностью бесплатный
• поддерживает русский язык
• быстро загружается
• работает с форматами XLS
• можно экспортировать в PDF

➖ Минусы:

• устаревший интерфейс (похож на Excel 2003)
• ограниченная совместимость с современными файлами
• нет поддержки XLSX по умолчанию
• слабее функционал по сравнению с Excel

Вывод: базовая альтернатива Excel без затрат

LibreOffice Calc

Разработана бывшими участниками проекта OpenOffice, поэтому интерфейс и функционал схожи. Поддерживает сохранение в формате XLSX. Загружается за 7–12 секунд, удобна для быстрых расчетов, есть работа с функциями и макросами через «Мастер».

➕ Плюсы:

• бесплатная программа
• поддержка формата XLSX
• функциональность близка к Excel
• работа с формулами и макросами
• удобный мастер функций

➖ Минусы:

• медленнее Excel при больших объемах данных
• возможны ошибки совместимости
• не подходит для сложных складских процессов
• требует настройки под задачи

Вывод: лучший бесплатный аналог Excel по функционалу

PlanMaker
Входит в пакет SoftMaker. Позволяет делать расчеты с помощью функций. Бесплатная версия поддерживает только формат XLS, XLSX доступен в платной.

➕ Плюсы:

• высокая скорость работы
• поддержка расчетов и функций
• удобный интерфейс
• подходит для базового учета

➖ Минусы:

• XLSX доступен только в платной версии
• меньше распространен
• ограниченная экосистема
• не подходит для сложного учета

Вывод: быстрый и легкий инструмент, но с ограничениями

Признаки, что Excel уже не справляется

На практике переход с таблиц на профессиональное решение происходит не из желания «оптимизировать», а из-за конкретных проблем.

• количество товарных позиций превысило 100
• учет ведут два и более сотрудника
• регулярно возникают расхождения по остаткам
• сложно отследить движение товара
• появляются списания и потери
• нет прозрачной картины по складу

Если вы узнали себя хотя бы в двух пунктах, Excel уже ограничивает бизнес.

Чем программа учета лучше Excel

Профессиональные системы дают то, что невозможно реализовать в таблицах:

• учет в реальном времени без задержек
• автоматическое списание при продаже и приход при поступлении
• контроль действий сотрудников
• полная прозрачность всех операций
• снижение ошибок за счет автоматизации

Это уже не просто учет, а управление складом.

Система учета склада (WMS) — на примере Складолог

➕ Плюсы Складолог:

• учет в реальном времени
  Все операции фиксируются сразу — без задержек и ручного обновления
• работа через телефон (без ТСД)
  Сотрудники могут вести учет прямо со смартфона, без дорогостоящего оборудования
• минимизация ошибок
  Автоматический учет исключает человеческий фактор
• контроль остатков и движения
  Всегда понятно, где товар и сколько его на складе
• быстрое внедрение
  Не требует сложной настройки или длительного обучения
• подходит для малого и среднего бизнеса
  Нет избыточного функционала, как в сложных WMS
• аналитика и прозрачность
  Видны потери, остатки и эффективность работы склада

➖ Возможные ограничения:

• требуется переход с привычного Excel
• нужно внедрить процесс учета (обучить сотрудников)
• для очень крупных складов может потребоваться более сложная WMS

 Кому подходит Складолог

• интернет-магазины
• малый и средний бизнес
• склады с ручным учетом
• компании, которые выросли из Excel
• отели

 Почему Складолог — это не просто программа, а следующий этап

Если Excel — это таблица, то Складолог — это уже система управления складом.

Он закрывает ключевые задачи бизнеса:

• убирает ошибки учета
• ускоряет операции
• дает контроль над товаром
• позволяет масштабироваться