Как вести учёт сроков годности — Excel VS Программы учета
Срок годности показывает период, в течение которого товар сохраняет свойства и безопасен для использования. После этой даты продукцию нельзя продавать или применять. Это касается в первую очередь продуктов питания, лекарств, косметики.
Производитель указывает срок в разных форматах. Если период короткий, указывают дату и время. Если товар хранится долго — месяц и год. Важно понимать разницу между сроком хранения и сроком годности. При окончании срока хранения продукт может менять свойства, но не всегда становится опасным. При окончании срока годности товар использовать нельзя.
Контроль этих данных напрямую влияет на безопасность клиентов и финансовый результат бизнеса.
В „Складологе“ мы сделали так, что система сама отслеживает остатки по срокам, приоритезирует товар по FIFO и заранее предупреждает о том, что вот-вот уйдёт в минус. Вы больше не теряете продукт из-за человеческой забывчивости — вы управляете свежестью, а не боретесь с просрочкой.
Где учет сроков годности особенно важен
Рестораны и кафе
В общепите учет сроков сложнее, чем в рознице. Здесь работают не только с товарами, но и с заготовками. Например, мясо после вскрытия упаковки получает новый срок хранения. Блюда также имеют ограниченное время реализации.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Если не вести учет, появляются списания, риски проверок и жалобы гостей. Важно отслеживать партии, дату вскрытия и время приготовления.
Минибары в отелях
Минибары создают отдельную проблему. Товары находятся в номерах, и контроль становится разрозненным. Продукция лежит долго, движение низкое.
Без системы учета сотрудники не видят реальную картину. В результате часть товара портится, списания растут.
Магазины и розничные сети
В магазинах основной риск связан с объемом ассортимента. Один и тот же товар может приходить разными партиями с разными сроками.
Если не учитывать партии, сотрудники могут продавать новые товары, а старые остаются на складе. Это приводит к просрочке.
Аптеки и специализированные точки
В аптечном сегменте контроль строгий. Ошибка может привести к серьезным последствиям. Учет ведется по каждой партии.
Почему появляется просрочка
Просрочка не возникает случайно. Обычно это результат ошибок в процессах.
Основные причины
- закупка товаров без учета спроса
- неправильная выкладка на полках
- отсутствие учета по партиям
- ручные ошибки сотрудников
- нет актуальных данных по остаткам
Если нет системы, сотрудники работают на глаз. Это приводит к потерям.
Подберем только
те функции, которые
нужны вашему бизнесу
Кому нужен контроль сроков
Контроль обязателен для любого бизнеса, где есть товар с ограниченным сроком.
К таким сегментам относятся
- продуктовые магазины
- рестораны и кафе
- отели
- аптеки
- склады и дистрибуция
Даже при небольшом ассортименте учет помогает избежать убытков.
Способы ведения учета
Учет в таблицах
Ручной учет строится на ведении журналов, где каждая партия фиксируется отдельно. Он не требует затрат и подходит при небольшом объеме товаров, но занимает много времени, не дает полной картины остатков и часто приводит к ошибкам или потере данных. Такой подход используют только на старте или в очень малом бизнесе.
Учет в Excel частично упрощает работу за счет формул и фильтров. Таблицы удобнее бумаги и позволяют анализировать данные, но информация по-прежнему вносится вручную. Ошибки в формулах и отсутствие интеграции с кассой и складом ограничивают возможности. Такой формат сложно масштабировать, поэтому его используют как временное решение.
Автоматизированный учет
Программы учета закрывают основные задачи без ручной работы.
Система фиксирует поступление товара, рассчитывает срок и показывает остатки. При приближении даты списания приходит уведомление.
Плюсы
- контроль всех остатков
- учет по партиям
- снижение списаний
- доступ к данным в любое время
Минусы
- требуется внедрение
- нужно обучение сотрудников
Решения для учета сроков годности
Складолог
Складолог подходит для учета остатков и сроков. Система фиксирует партии, отслеживает даты и показывает просрочку.
Пользователь видит, какие товары нужно продать в первую очередь. Это снижает списания и упрощает работу сотрудников.
Складолог часто используют в рознице, на складах и в интернет магазинах.
Другие системы
На рынке есть и другие решения
- 1С
- СБИС
- МойСклад
Они позволяют вести учет и контролировать сроки. Выбор зависит от задач бизнеса и масштаба.
Как автоматизировать учет
Автоматизация начинается с настройки процессов
Основные шаги
- внедрение программы учета
- настройка партий
- подключение оборудования
- обучение сотрудников
После внедрения система сама контролирует сроки и формирует отчеты.
Принципы списания товаров
Существует два подхода
FIFO — сначала продают товар, который пришел раньше
FEFO — сначала продают товар с ближайшим сроком
Для продуктов питания используют FEFO. Это снижает риск просрочки.
Как работает автоматический контроль
Система получает данные при приемке товара. Далее она рассчитывает срок и отслеживает остатки.
Просроченные позиции выделяются в отчетах. Сотрудники видят, что нужно списать или продать.
Такой подход снижает потери и упрощает управление складом.
Ответственность за просроченный товар
Продажа просроченной продукции запрещена. За нарушение предусмотрены штрафы.
Размер штрафа зависит от статуса бизнеса. Также возможна конфискация товара.
Если продукция нанесла вред клиенту, наступает уголовная ответственность.
