Расходно-приходная накладная ТОРГ-14 — образец заполнения
В мелкорозничной торговле продавцы часто получают товары на смену и возвращают остатки в конце дня. Для оформления таких операций используют расходно-приходную накладную по форме ТОРГ-14. Документ заменяет товарный отчет и помогает контролировать движение товаров от склада до продавца. В статье разберем, как заполнить накладную, где скачать бланк и как избежать ошибок при учете.
Что такое форма ТОРГ-14 и для чего она нужна
Форма ТОРГ-14 — это унифицированный бланк, который применяют в мелкой рознице. К такой торговле относят продажу с тележек, лотков, разносную торговлю, а также работу киосков и павильонов, где продавец не ведет товарный отчет.
Документ имеет двойное назначение. С одной стороны, это расходная накладная, по которой товар отпускают продавцу под отчет. С другой стороны, это приходный документ, которым оформляют возврат нереализованных товаров и сдачу выручки в конце рабочего дня. Благодаря этому на каждый день открывается только один документ, и не нужно составлять отдельный товарный отчет.
Накладную оформляют в двух экземплярах. Первый остается на складе, второй передают продавцу. Если товар отпускают через посредника — водителя или курьера, в бланке указывают его личные данные.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Скачать бланк можно в формате Excel для дальнейшего заполнения на компьютере.
Когда применяют накладную ТОРГ-14, а когда лучше использовать другие формы
ТОРГ-14 используют при ежедневном возврате товара на склад. Это основной признак, по которому выбирают форму. Если продавец работает несколько дней без возврата или торгует стационарно с кассой, применяют другие документы.
Форма ТОРГ-14 подходит, если выполняются три условия:
- продавец работает в нестационарной точке или с выездом
- товар выдают на срок не более одного дня
- в конце смены продавец возвращает остатки и сдает выручку
При этом неважно, есть ли у продавца кассовый аппарат. Документ одинаково используют как при наличных, так и при безналичных расчетах.
Унифицированная форма ТОРГ-14 утверждена Госкомстатом. С 2013 года использовать ее не обязательно, компании вправе разработать собственный бланк. Но стандартная форма удобна тем, что в ней уже есть все нужные поля, и она знакома проверяющим органам.
Пошаговая инструкция как заполнить расходно-приходную накладную ТОРГ-14
Заполнение документа начинают на складе перед выдачей товара. В конце дня в тот же бланк вносят данные о возврате и выручке. Разберем каждый шаг.
Шаг 1. Оформление шапки документа
В верхней части указывают полное наименование организации, код по ОКПО, структурное подразделение (склад или торговый отдел). Если компания использует собственный бланк, эти реквизиты все равно должны быть.
Подберем только
те функции, которые
нужны вашему бизнесу
Далее ставят дату составления и номер накладной. Нумерацию ведут в хронологическом порядке в пределах года.
В поле «Кому отпущен товар» записывают фамилию, имя, отчество продавца полностью. Если товар передают через посредника (водителя, курьера), указывают его данные и реквизиты доверенности.
Шаг 2. Заполнение табличной части
Таблица содержит следующие графы:
- код товара (при наличии)
- наименование
- сорт, марка, артикул
- единица измерения
- количество отпущенных товаров
- цена за единицу
- сумма отпущенных товаров
- количество возвращенных товаров
- сумма возвращенных товаров
Количество указывают в единицах измерения, принятых для этого товара (штуки, килограммы, литры). Цену записывают с учетом налога на добавленную стоимость, если товар им облагается.
Заполнение начинают с графы «Количество отпущено». После того как продавец вернет остатки, в этой же строке в графе «Количество возвращено» проставляют число единиц, которые не удалось продать.
Шаг 3. Расчет итогов и подписи
Внизу таблицы подводят итоги по отпущенным и возвращенным товарам. Стоимость полученных товаров (итог по графе «Сумма отпущенных товаров») записывают прописью. Так же прописью указывают сумму выручки, которую продавец сдал в кассу.
Накладную подписывают три стороны:
кладовщик или материально ответственное лицо, отпустившее товар
продавец, получивший товар и сдавший остатки
бухгалтер, проверивший правильность оформления
Все подписи расшифровывают с указанием должностей и фамилий.
Шаг 4. Оформление возврата в конце дня
По окончании работы продавец возвращает на склад нереализованные товары. В накладной в строке «Возвращено» записывают количество единиц, которые остались непроданными.
Если продавец не может вернуть товар физически (например, при разносной торговле с удаленного места), в накладной делают отметку о том, сколько товара у него осталось. При следующей выдаче эти остатки учитывают при формировании новой накладной.
Выручку сдают в кассу. В накладной указывают дату и номер приходного кассового ордера, которым оформлен прием денег. Если кассовый ордер не оформляют, делают запись о сумме выручки прописью и заверяют подписями.
Образец заполнения ТОРГ-14 наглядный пример
Частые ошибки при оформлении ТОРГ-14
При заполнении накладной часто допускают ошибки, которые приводят к расхождениям в учете. Самые распространенные из них.
Отсутствие суммы прописью
В требованиях к оформлению первичных документов указано, что денежные суммы нужно дублировать прописью. Если этого не сделать, при проверке накладную могут признать составленной с нарушением.
Неверное указание единиц измерения
Продавец получает товар в одних единицах (килограммы), а возвращает в других (штуки). Это делает невозможным сверку остатков.
Отсутствие подписи продавца при возврате
Если продавец не поставил подпись в строке о возврате товаров, у бухгалтера нет подтверждения, что остатки сданы. Это может привести к необоснованному списанию недостачи.
Исправления без заверения
Неправильную запись зачеркивают одной чертой, сверху пишут верное значение и рядом ставят подпись ответственного лица с расшифровкой. Исправления, сделанные другим способом, делают документ недействительным.
Главная проблема физических накладных — потеря данных. Продавец вернул часть товара, а в учете это не отразилось, и система показывает недостачу. Интеграция «Складолог» с формами ТОРГ-14 позволяет фиксировать движение товаров онлайн. Вы видите остатки у каждого продавца в мобильном приложении и сразу сверяете с отчетом. Учет товаров становится непрерывным, а инвентаризация занимает не часы, а минуты.
Как автоматизировать учет по ТОРГ-14 и не заполнять документы вручную
Ручное заполнение накладных отнимает время и создает риск ошибок. Автоматизация учета помогает решить эти проблемы. Сервис «Складолог» позволяет создавать расходно-приходные накладные онлайн, работать с мобильных устройств и интегрироваться с кассовыми программами.
Преимущества автоматического учета
- накладные формируются за минуты, данные подтягиваются из справочника товаров
- исключены арифметические ошибки и неверное округление сумм
- можно вести учет товаров в разрезе материально ответственных лиц
- остатки обновляются в реальном времени после каждого возврата
- система напоминает о расхождениях между выданным и возвращенным
Для прозрачного контроля за движением товаров используйте специализированные сервисы. «Складолог» помогает вести учет товаров, автоматически сверять накладные и остатки, а также получать отчеты по каждому продавцу в режиме реального времени.
Скачайте образец заполнения ТОРГ-14 и проверьте, как организован документооборот в вашей компании. Правильное оформление расходно-приходных накладных снижает риск недостачи и упрощает сдачу выручки.
