Акт о недостачах ТОРГ-18 в Excel – скачать бланк
Акт о выявленных недостачах по форме ТОРГ-18 оформляют при обнаружении недостачи товаров. Документ утвержден постановлением Госкомстата России № 132.
В акте фиксируют:
- дату и место обнаружения недостачи;
- перечень недостающих товаров;
- количество и стоимость недостачи;
- установленную причину;
- виновных лиц, если они выявлены.
Акт составляет комиссия, назначенная приказом руководителя. Документ служит основанием для списания недостающих товаров, взыскания ущерба с виновных или отражения убытков в учете.
учета №1 - Складолог
Перенесем склад бесплатно из Excel в программу
Где скачать бланк ТОРГ-18
На этой странице представлен бланк акта в формате Excel. Файл подготовлен для использования без доработок. Автоматический подсчет итоговых сумм – формулы уже настроены.
- Таблица позволяет добавлять неограниченное количество строк с товарами.
- Файл совместим с Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 365 и с бесплатными офисными пакетами.
- Скачивание бесплатное. Регистрация и отправка личных данных не требуются.
Скачать ТОРГ-218 в PDF
Скачать ТОРГ-28 в Excel (.xls)
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%рост скорости операций
-
18%увеличение оборота
- Унифицированные формы перестали быть обязательными для коммерческих организаций с 2013 года. Однако акт ТОРГ-18 остается востребованным по нескольким причинам.
- Для списания недостачи в расходах нужен документ, подтверждающий факт недостачи. ТОРГ-18, оформленный комиссией, служит таким подтверждением.
- Если недостача возникла по вине материально ответственного лица, акт фиксирует сумму ущерба. Это позволяет удержать сумму из зарплаты или взыскать ее в судебном порядке.
- При проверках налоговики требуют подтверждения списанных товаров. Акт ТОРГ-18 вместе с инвентаризационной описью снижает риск претензий.
- Регулярное оформление актов дисциплинирует материально ответственных лиц. Это позволяет вовремя выявлять проблемные места в учете.
Инструкция заполнения
Акт составляют после выявления недостачи. Заполнение начинают с шапки, затем переходят к таблице и подписям.
Заполняем шапку документа
В верхней части указывают:
- полное наименование организации;
- код ОКПО и ОКВЭД (при наличии);структурное подразделение – склад, магазин, отдел;
- номер акта и дату составления;
- дату и время начала и окончания проверки.
Если недостача выявлена в ходе инвентаризации, в шапке делают ссылку на приказ о проведении инвентаризации.
Указываем состав комиссии
Перечисляют фамилии, имена, отчества членов комиссии и председателя. Комиссия назначается приказом руководителя. Состав комиссии в акте должен соответствовать составу в приказе.
Заполняем табличную часть
Таблица содержит сведения о недостающих товарах:
- наименование;
- артикул, сорт (при наличии);
- единица измерения;
- количество по учету;
- фактическое количество;
- недостача в количестве;
- цена за единицу;
- сумма недостачи.
В Excel суммы рассчитываются автоматически. Если недостача выявлена по нескольким наименованиям, каждое записывают отдельной строкой. В конце таблицы подводят итог по общей сумме недостачи.
Указываем причину и виновных лиц
В специальном разделе прописывают:
- установленную причину недостачи;
- сведения о виновных лицах, если они выявлены;
- сумму ущерба, подлежащую взысканию.
Если причина недостачи – естественная убыль, это указывают отдельно. Если виновные не установлены, это тоже фиксируют.
Подписываем акт
Акт подписывают все члены комиссии. Материально ответственное лицо ставит подпись в графе «Ознакомлен». Если лицо отказывается подписывать, составляют отдельный акт об отказе. Отказ не отменяет юридической силы акта.
Образец заполнения ТОРГ-18
Вместе с бланком вы можете скачать образец заполнения. В нем показан типовой пример.
Пример. В магазине канцтоваров проведена инвентаризация. Выявлена недостача 10 папок-регистраторов по цене 120 рублей на сумму 1200 рублей. Виновное лицо – продавец Иванова И.И., которая признала вину.
В акте:
в таблице указаны 10 папок, сумма 1200 рублей;
в разделе о причинах – «ошибка при отпуске товара»;
виновное лицо – Иванова И.И.;
сумма к взысканию – 1200 рублей.
Акт подписан членами комиссии и продавцом. Образец поможет избежать ошибок при оформлении.
Частые ошибки при составлении ТОРГ-18
- Неправильное оформление акта может привести к тому, что налоговый орган не примет расходы или суд откажет во взыскании ущерба.
- Отсутствие приказа о комиссии. Если комиссия не назначена приказом руководителя, акт может быть признан недействительным. Приказ издают до начала проверки.
- Неполное заполнение таблицы. В таблице обязательно указывают цену и сумму по каждому товару. Обобщенные записи «недостача товаров на сумму…» не допускаются.
- Отсутствие подписи материально ответственного лица. Если лицо не подписало акт и нет документа, подтверждающего отказ от подписи, доказать факт ознакомления сложно.
- Неверное указание причин. Если причина недостачи не указана или указана формально, списать недостачу в расходы не получится.
- Отсутствие ссылок на документы. В акте желательно ссылаться на приказ о проведении инвентаризации и на инвентаризационную опись.
Дополнительные документы для инвентаризации
При оформлении недостачи часто требуются и другие формы. На нашем сайте вы можете скачать:
Приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22) – для назначения комиссии.
Инвентаризационная опись (форма ИНВ-3) – для фиксации фактических остатков.
Сличительная ведомость (форма ИНВ-19) – для выявления расхождений.
Акт о списании товаров (форма ТОРГ-16) – для списания испорченных товаров.
Как оформить недостачу без ошибок – краткий алгоритм
1. Издайте приказ о создании инвентаризационной комиссии.
2. Проведите инвентаризацию, составьте опись ИНВ-3.
3. Сформируйте сличительную ведомость ИНВ-19, выявите недостачу.
4. Составьте акт ТОРГ-18 с указанием перечня товаров, причин и виновных.
5. Получите объяснительную от материально ответственного лица.
6. Издайте приказ о взыскании ущерба, если виновные установлены.
7. Отразите операцию в бухгалтерском и налоговом учете.
