Учёт по серийным номерам: как это работает

Серийный номер – это уникальная комбинация цифр и букв, в которой зашифрованы данные о месте и дате производства, ключевых характеристиках продукта. Он присваивается конкретному изделию производителем или дистрибьютором.

Основная функция – точная идентификация товарных единиц. Код служит цифровым паспортом товара. Принцип работы прост: при сканировании или вводе номера система отображает полную историю перемещений данного экземпляра.

Особенности учёта по серийным номерам

Главное отличие – индивидуальное отслеживание каждой товарной единицы. Покупатель может проверить легальность происхождения товара через сравнение номера на изделии, упаковке и в документах. Продавцы и сервисные центры получают инструмент для проверки гарантийных обязательств и происхождения продукции при возвратах.

• Ускоряется приёмка. Сотруднику достаточно отсканировать код, а не вводить данные вручную. 
• Мгновенный доступ к информации о месте и времени покупки товара упрощает обработку возвратов и гарантийных случаев. 
• Автоматизация оформления гарантийных талонов с привязкой к дате продажи снижает количество ошибок.
• Учёт по серийным номерам обеспечивает повышенную точность инвентаризации.

Где используется

Учёт по серийным номерам не подходит для весовых товаров, большинства продуктов питания и другой обезличенной продукции. Эта система необходима для изделий, требующих гарантийного обслуживания и индивидуального подхода к ремонту.

• Основные категории товаров, где используется учёт по серийным номерам, включают: электронику, бытовую технику, компьютерную технику, мобильные устройства, музыкальные инструменты, мебель, ювелирные изделия и предметы ручной работы.
• Производители создают серийные номера для своей продукции на этапе производства. Оптовые и розничные компании внедряют его для работы с товарами, подлежащими возврату, обмену или гарантийному ремонту. 
• Сервисные центры используют эту систему для идентификации устройств при приёмке и взаимодействии с клиентами. 
• В фармацевтике учёт по серийным номерам критически важен для отслеживания партий лекарств.
• В автопроме серийные номера помогают управлять гарантийными обязательствами и отзывами продукции.
• На промышленных предприятиях такая система позволяет контролировать использование оборудования и инструментов. 
• При работе с дорогостоящими товарами ограниченного выпуска учёт по серийным номерам обеспечивает защиту от подделок и краж.

Этапы внедрения

Внедрение учёта по серийным номерам требует трёх ключевых компонентов: программное обеспечение для управления складом с поддержкой индивидуальной идентификации, терминалы сбора данных со встроенными сканерами штрихкодов, специализированные этикетки с уникальными кодами на каждом товаре.

Шаг 1. Выбор системы учёта 

Программа Складолог полностью поддерживает работу с серийными номерами. Она позволяет фиксировать товары на складе и управлять их перемещениями. Сотрудники с соответствующими правами могут вносить данные о серийных номерах при приёмке и отгрузке.

Шаг 2. Оснащение склада терминалами сбора данных 

Мобильные устройства со встроенными сканерами считывают информацию с этикеток и передают её в систему. Для работы с серийными номерами обычно используют штрихкоды стандарта GS1.

Шаг 3. Маркировка всех товаров уникальными идентификаторами

Если производитель не нанёс серийные номера, их нужно создать и распечатать самостоятельно. Каждая единица товара должна получить уникальный код, который вносится в карточку номенклатуры. 

Работа с серийными номерами в Складолог

Сервис предоставляет возможность фиксации идентификаторов для каждого товара. Серийный номер содержит информацию, недоступную в стандартном штрихкоде, не дублируется на других товарах и остаётся неизменным на протяжении всего жизненного цикла изделия.

Учёт по серийным номерам настраивается через раздел управления номенклатурой: для активации необходимо включить опцию индивидуального учёта в настройках товарных категорий.

• При поступлении сотрудник сканирует серийный номер с помощью ТСД. Система автоматически создаёт карточку товара или обновляет существующую.
• При перемещении товара между зонами хранения сканирование серийного номера обновляет информацию о его местоположении. 
• При списании или отгрузке требуется обязательное сканирование идентификатора. Это исключает ошибки в отгрузке неверной модификации товара. 
• Гарантийные талоны автоматически формируются при продаже, привязывая их к серийному номеру и дате реализации.
• Для контроля запасов используются специализированные отчёты: об остатках, о движении серийных номеров, финансовая статистика.
• При инвентаризации сотрудник сканирует фактические серийные номера в зоне хранения. Сервис автоматически сверяет данные с системными остатками и выявляет расхождения.
• Контроль критических остатков работает с учётом серийных номеров. При снижении запасов определенной модели ниже установленного минимума система отправляет уведомление ответственному сотруднику.
• Мобильное приложение обеспечивает работу с серийными номерами непосредственно в зоне хранения без обращения к стационарному компьютеру.
• Интеграция с онлайн-кассами позволяет автоматически регистрировать серийные номера проданных товаров.

Протестируйте работу Складолога в течение 14 дней бесплатно с полным доступом к функционалу.

Читать еще:

Как автоматизировать склад стройматериалов

Софты для склада обзор доступных решений и будущие перспективы

Обязательная маркировка бакалеи что нужно знать

Зачем автоматизировать управление остатками на Wildberries