Как составить грамотный план закупок
Порой приобретение товаров для перепродажи или сырья для производства превращается в хаотичный, плохо управляемый процесс. Это приводит к кассовым разрывам, дефициту популярных позиций, заключению невыгодных контрактов с поставщиками. Выход из ситуации – чёткое планирование закупок. Об этом сегодня и поговорим.
Начнём с общих понятий
Планирование закупок – это системный процесс определения потребностей бизнеса в материалах, сырье, товарах на определённый период. Его главная цель – обеспечить бесперебойную работу компании при минимальных затратах. Качественный план закупок служит основой для формирования бюджета и стратегии развития. Он позволяет перейти от реактивных действий к проактивному управлению ресурсами. Работа над планом требует анализа данных о прошлых продажах, текущих остатках, рыночных тенденциях.
Подходы
Выбор стратегии закупок определяет, как компания будет взаимодействовать с поставщиками. Он влияет на логистику, складские операции, финансовые потоки. Основные методики ориентированы на стабильность спроса и предсказуемость поставок.
Фиксированный объём заказа
Данный метод предполагает, что размер одного заказа всегда постоянен, меняется лишь период его размещения. Компания формирует заказ в тот момент, когда уровень запасов на складе достигает порогового значения. Этот подход удобен для товаров со стабильным спросом, позволяет оптимизировать складские площади и транспортные расходы. Однако он требует постоянного контроля текущих остатков.
Фиксированный период поставок
При таком подходе заказчик определяет конкретные временные интервалы для пополнения запасов. Например, поставки происходят каждый понедельник или раз в две недели. Объём заказа при этом может меняться в зависимости от текущего уровня продаж и остатков. Этот метод подходит для работы с местными поставщиками и для товаров, не требующих сложных условий хранения. Он упрощает администрирование процесса.
Рассчитать результаты внедрения
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Фиксированный период + система Min-Max
Эта гибридная методика сочетает оба подхода. Компания устанавливает фиксированные периоды для проверки запасов. В каждый такой период ответственный сотрудник проверяет, не опустился ли уровень остатков ниже минимального порога. Если да – формируется заказ, который должен поднять запас до максимального планового значения. Система обеспечивает гибкость и страхует от дефицита.
Как планировать объём закупок?
Расчёт необходимого объёма закупок – ключевой этап. Ошибка приводит либо к излишкам, которые замораживают деньги, либо к нехватке товара и потере прибыли. Основой для подсчёта служит прогноз продаж. Его создают на основе исторических данных, сезонности, маркетинговых активностей. Далее вычисляют потребность в сырье или товарах для удовлетворения этого спроса. Из этой потребности вычитают текущие складские остатки. Полученная цифра – тот самый объём, который необходимо закупить.
Формула базового расчёта:
План закупок = (Плановый объём продаж + Страховой запас) – Текущий остаток на складе
Сколько должно быть плановых остатков?
Плановый остаток (или страховой запас) – это буфер, который страхует бизнес от непредвиденных скачков спроса или задержек поставки. Его размер определяют по формуле, которая учитывает средние продажи в день и максимальное время возможной задержки.
Формула для расчёта:
Страховой запас = (Максимальная дневная продажа × Максимальное время поставки) – (Средняя дневная продажа × Среднее время поставки)
Как планировать закупочные цены?
Цена приобретения напрямую влияет на рентабельность. Планирование цен основывается на анализе нескольких факторов: изучают цены прошлых периодов, отслеживают рыночную конъюнктуру, ведут переговоры с поставщиками. Заключение долгосрочных контрактов по фиксированным ценам помогает стабилизировать расходы. Для новых позиций проводят маркетинговые исследования или запрашивают коммерческие предложения от нескольких потенциальных партнёров. Важно учитывать, что самая низкая цена не всегда делает сделку выгодной. Надёжность поставщика и условия оплаты имеют не меньшее значение.
Как учитывать НДС?
Компании на общей системе налогообложения могут принять этот налог к вычету, поэтому в плане закупок необходимо отдельно указывать стоимость товара без НДС и сумму налога. Это позволяет точно планировать денежные потоки и налоговую нагрузку. Если поставщик работает без НДС, это также отражают в документе, так как это влияет на конечную стоимость приобретения.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Как планировать оплату?
График оплаты – финансовый “скелет” плана закупок. Его составляют, ориентируясь на условия контрактов с поставщиками и планируемые поступления денежных средств от клиентов, чтобы избегать кассовых разрывов. Одновременно важно согласовать с поставщиками отсрочку платежа, которая превышает срок оборачиваемости товара. Это позволяет сначала продать продукцию, а затем рассчитаться за неё. План оплаты регулярно актуализируют с учётом фактического состояния финансов компании.
Как отслеживать выполнение плана?
Скажем так, план закупок – не статичный документ, а рабочий инструмент. Его выполнение требует постоянного контроля: это позволяет оперативно реагировать на отклонения и вносить корректировки.
Контролируем текущие платежи
Ежедневно сверяйте план оплаты с фактическими платежами. Это помогает отслеживать дисциплину расчётов как со стороны компании, так и со стороны контрагентов. Любое отклонение требует анализа причин и, при необходимости, пересмотра графика.
Контролируем объёмы закупок и цен
Фактически полученные объёмы товаров и уплаченные цены сравнивают с плановыми показателями. Если поставщик систематически недопоставляет или завышает цены, это повод для пересмотра условий сотрудничества или поиска нового партнёра.
Корректировка плана закупок
Изменение рыночной ситуации или внутренних процессов компании – нормальное явление. План закупок должен быть гибким. Корректировки вносят на основе регулярного мониторинга ключевых показателей. Например, если продажи определённой продукции стабильно превышают прогноз, объём заказа увеличивают. Если товар залеживается на складе, поставки приостанавливают. Ревизию плана проводят ежемесячно или ежеквартально.
Как работать с планом закупок?
Утверждённый план закупок – руководство к действию для отдела снабжения. Менеджеры по закупкам руководствуются им при размещении заказов, а финансисты – при резервировании средств. Доступ к документу должны иметь все вовлечённые специалисты. Эффективность плана оценивают по итогам отчётного периода. Ключевые метрики для анализа – это уровень обеспеченности производства, оборачиваемость запасов, процент выполнения плана по стоимости.
Методы оптимизации закупочной деятельности
Всегда стоит помнить о том, что постоянное совершенствование закупочного процесса снижает издержки и повышает надёжность цепочки поставок.
Анализ потребностей, прогнозирование объёмов закупок
Используйте не только исторические данные, но и информацию от отдела маркетинга о планируемых акциях, от отдела продаж – о крупных клиентах. Применяйте методы статистического прогнозирования для более точного определения будущего спроса.
Применение электронных инструментов
Программное обеспечение автоматизирует рутинные операции: анализирует данные, рассчитывает оптимальный размер заказа, контролирует остатки в режиме реального времени.
Юридические аспекты
Основной регулирующий документ – это Федеральный закон № 223-ФЗ “О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц”. В плане закупок по 223-ФЗ необходимо указывать наименование объекта закупки, ориентировочную стоимость, сроки проведения процедуры, источник финансирования.
Инструмент контроля закупок
Отчётность формируется на основе данных складского и финансового учёта. Это могут быть отчёты об исполнении бюджета, об остатках товаров, о соблюдении сроков поставки. Автоматизация этого процесса значительно ускоряет получение информации для принятия решений.
Роль Единой информационной системы (ЕИС)
Для компаний, подпадающих под действие закона, планирование закупок является обязательным и строго регламентированным процессом. Они обязаны размещать годовой план закупок в Единой информационной системе. Это делает процесс прозрачным и обеспечивает равный доступ для всех потенциальных поставщиков. Работа с системой требует внимательности при заполнении форм и соблюдении сроков публикации.
Типичные ошибки
Анализируя опыт компаний, мы пришли к выводу, что самая распространённая ошибка – неверное определение способа закупки для конкретной позиции. Другая проблема – отсутствие обоснования начальной максимальной цены контракта. Это может привести к признанию закупки несостоявшейся или к оспариванию её результатов. Внутренний аудит документа на соответствие законодательству помогает избежать таких рисков.
Практический кейс
Рассмотрим ситуацию: компания торгует строительными материалами. Сезонность сильно влияет на спрос. Планирование закупок начинают с анализа продаж за предыдущие годы, чтобы выявить пиковые месяцы. Страховой запас цемента перед началом сезона увеличивают на 40%, так как его логистика сложнее. С поставщиком кирпича заключают рамочный договор с фиксированной ценой на весь сезон, что позволяет сэкономить при росте рыночных цен. Главная рекомендация – планирование должно быть непрерывным циклом “анализ – план – исполнение – контроль – корректировка”.
Автоматизация процесса закупок
На подсчёт потребностей, отслеживание остатков и формирование заказов уходит много времени, а ошибки в данных – привычное дело? С этой проблемой сталкиваются все компании по мере своего роста.
Сервис Складолог помогает оптимально планировать закупки, основываясь на данных об остатках и прогнозе продаж. Программа автоматически рассчитывает точку заказа, рекомендует оптимальный размер партии товара для пополнения склада. Это избавляет менеджера от рутинных вычислений по формулам, снижает риск человеческого фактора.
Складолог предоставляет готовые инструменты для формирования и отправки заказов поставщикам непосредственно из системы. Вся история взаимодействия с контрагентами, цены, условия поставок сохраняются в одном месте. Сервис помогает контролировать весь процесс – от создания плана до оплаты и оприходования товара на склад. Внедрение такого решения позволяет выстроить прозрачную, эффективную систему снабжения, которая экономит время и деньги компании. Бесплатный пробный доступ позволяет заранее оценить удобство программы.
