Электронный документооборот (ЭДО): что это, и как на него перейти
Нельзя не заметить, что цифровая трансформация затрагивает всё больше бизнес-процессов. В том числе, в онлайн переходит обмен документами между компаниями и госорганами. В связи с этим мы решили собрать актуальную информацию об ЭДО в одной статье. Надеемся, что вам будет полезно!
Что такое электронный документооборот?
Это система, позволяющая создавать, подписывать, отправлять, получать документы в цифровом виде. Такой процесс заменяет традиционную бумажную работу. Юридическая сила электронного документа равна бумажному аналогу при соблюдении условий.
Основу системы составляют 3 элемента. Первый – сам документ в установленном формате. Второй – квалифицированная электронная подпись (КЭП) Она подтверждает личность подписавшего и неизменность содержимого. Третий элемент – оператор ЭДО, специализированная компания, обеспечивающая безопасный обмен между контрагентами.
Плюсы и минусы
Преимущества онлайн-обмена:
- Высокая скорость передачи. Документ доходит до адресата за секунды.
- Снижение расходов. Исчезают затраты на бумагу, печать, курьерские услуги, почту.
- Повышение надёжности. Исключается риск потери документа при пересылке.
- Упрощение архивирования. Электронный архив не требует физического места, поиск занимает минуты.
- Прозрачность контроля. Легко отслеживать статус документа: отправлен, получен, подписан.
Недостатки:
Рассчитать результаты внедрения
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
- Необходимость осваивать новые инструменты. Сотрудникам требуется время на обучение.
- Зависимость от технической инфраструктуры. Для работы нужен интернет и компьютер.
- Затраты на подключение к оператору, получение электронной подписи.
- Не все контрагенты могут быть готовы к переходу на цифровой формат.
Виды
Систему ЭДО классифицируют по типам участников.
Внутренний
Это обмен актами внутри одной компании. Используются системы электронного документооборота (СЭД). Они упрощают согласование приказов, отчётов, служебных записок. Работа становится более организованной.
Внешний
Это взаимодействие между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Через ЭДО отправляют счета-фактуры, акты, договоры, универсальные передаточные документы (УПД). Такой вид обмена оптимизирует работу с партнёрами.
B2G
Обозначает взаимодействие бизнеса с государством. Компании сдают отчётность в ФНС, ПФР, другие ведомства, отправляют документы в Федеральную таможенную службу, участвуют в госзакупках. Этот вид строго регламентирован.
Принципы ЭДО в бухгалтерии
Бухгалтерия – одно из главных направлений для внедрения электронного обмена. Перечислим принципы, на которых он строится.
Каждый акт должен быть подписан квалифицированной электронной подписью – это гарантирует его юридическую значимость. Форматы документов должны соответствовать требованиям закона. Например, счёт-фактура формируется по установленному стандарту. Обмен происходит через оператора, который обеспечивает конфиденциальность, фиксирует факт передачи. Все отправленные и полученные документы хранятся в электронном архиве – это упрощает их поиск и представление по запросу контролирующих органов.
Преимущества перед бумажным документооборотом
На практике цифровой формат работы с документами приносит бизнесу заметные выгоды:
- Ускоряются расчёты с контрагентами. Счёт или акт подписывают и отправляют в день формирования.
- Сокращается период отсрочки платежа. Исключаются ошибки, связанные с человеческим фактором. Система часто проверяет данные автоматически.
- Упрощается восстановление документов в случае проверки. Не нужно искать бумаги в папках по архивам. Копия всегда находится в системе.
- Снижается экологическая нагрузка за счёт экономии бумаги.
- Повышается общая дисциплина документооборота в компании.
Как подготовиться к переходу?
Чтобы внедрить ЭДО в работу компании, нужно тщательно подготовиться.
Шаг 1. Получить сертификат КЭП
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Квалифицированную электронную подпись получают в аккредитованных удостоверяющих центрах. Руководитель и главный бухгалтер компании обычно имеют отдельные сертификаты. Документ записывают на защищённый носитель – токен.
Шаг 2. Выбрать оператора ЭДО
Оператор – это технологический посредник. При его выборе оценивают стоимость обслуживания, количество контрагентов в сети, удобство интерфейса, интеграцию с учётными системами.
Шаг 3. Настроить обмен
Необходимо настроить обмен с каждым контрагентом. Это делают через оператора. Обе стороны обмениваются приглашениями, подтверждают готовность работать в цифровом формате.
Шаг 4. Обучить сотрудников
Персонал учат работать с программой оператора: отправлять, получать, подписывать документы. Важно объяснить новые регламенты, сроки.
Шаг 5. Организовать хранение, архивирование
Определяют порядок хранения электронного архива, обеспечивают его надёжность и регулярное резервное копирование.
Шаг 6. Контролировать и оптимизировать процесс
После запуска системы отслеживают её использование. Анализируют возникающие сложности, оперативно их устраняют.
Этапы внедрения
Введение электронного документооборота в бухгалтерии – специфический пошаговый процесс. Пройдёмся по каждому этапу.
Подключение к оператору
Заключают договор с выбранным оператором, устанавливают необходимое программное обеспечение на рабочие компьютеры.
Оформление сертификата ЭП
Главный бухгалтер и другие уполномоченные лица получают квалифицированные электронные подписи для подписания финансовых документов.
Установка специального ПО
Часто требуется настроить интеграцию между системой оператора и бухгалтерской программой. Это позволяет автоматизировать выгрузку и загрузку данных.
Подключение контрагентов
Самый длительный этап. Бухгалтерия инициирует обмен с партнёрами, активно взаимодействует с теми, кто ещё не перешел на ЭДО.
Как подключиться к ЭДО?
Процесс подключения выглядит просто. Выбирают оператора электронного документооборота, изучают тарифы, заключают договор, получают квалифицированные электронные подписи для сотрудников, устанавливают программное обеспечение, проходят необходимое обучение. Далее начинают обмен документами с контрагентами, которые уже работают в системе. Постепенно подключают остальных партнёров. Многие операторы предоставляют техническую поддержку на всех этапах.
Несоблюдение требований ЭДО
Законодательство устанавливает требования к электронной документации. Компания обязана использовать квалифицированную электронную подпись для придания актам юридической силы, обеспечивать конфиденциальность ключей подписи. Хранение документов должно осуществляться в течение установленных сроков. Нарушение этих правил – риск для компаний: например, налоговые органы могут не принять к вычету НДС по неправильно оформленному электронному счету-фактуре.
Совмещение бумажного и электронного документооборота
Переход на цифровой формат редко происходит мгновенно, часто компании работают в смешанном режиме. Одни контрагенты обмениваются документами электронно, другие – по старинке, на бумаге. Важно организовать этот процесс без дублирования. Внутренние регламенты должны чётко определять, с кем, в каком формате ведётся работа. Это помогает избежать путаницы и постепенно снижать долю бумажных документов.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязателен ли ЭДО для всех компаний?
Нет, но для некоторых случаев, например, сдачи отчётности в ФНС, он обязателен. Также с 2024 года расширен перечень компаний, которые должны применять электронные счета-фактуры.
Можно ли подписать документ простой электронной подписью?
Для первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур требуется квалифицированная электронная подпись. Простая подпись подходит для части внутренних документов.
Как долго нужно хранить электронные документы?
Сроки хранения аналогичны бумажным версиям. Например, договоры хранят в течение срока исковой давности, а бухгалтерские документы – не менее 5 лет.
Новости и изменения в законодательстве
С 1 июля 2024 года вступили в силу новые правила по применению электронных счетов-фактур. Многие компании обязаны выставлять счета-фактуры только в электронном виде через оператора ЭДО. Это касается организаций с численностью штата более 20 человек, с доходом свыше 200 млн рублей за прошлый год.
ФНС активно развивает цифровые сервисы. Планируется дальнейшее расширение сферы обязательного применения электронных документов. В связи с этим компаниям стоит следить за обновлениями в законодательстве.
Автоматизация документооборота
Электронный обмен документами – это ваш первый шаг к полной автоматизации. Интеграция ЭДО с учётными системами и складскими программами создаёт единое информационное пространство. Документ, созданный в одной системе, автоматически передаётся контрагенту и попадает в его учёт.
Складолог помогает выстроить такую работу. Сервис автоматизирует не только складской учёт, но и смежные процессы. Интеграция с системами электронного документооборота позволяет автоматически формировать и отправлять накладные, акты, счета-фактуры прямо из системы. Это ускоряет процесс отгрузки товара и закрытия сделки.
Складолог даёт возможность работать с документами в цифровом формате. Это снижает количество ошибок, избавляет от двойного ввода данных. Автоматизация документооборота становится простой и логичной частью работы всего бизнеса.
