Учет гостиничного белья: как выстроить систему, которая не допускает потерь
Организация учёта белья в гостинице — одна из невидимых, но ключевых точек стабильной работы отеля. Гость может не задумываться, сколько раз за сутки стирается полотенце или где хранятся подушки для дополнительных мест, но именно прозрачный контроль текстиля определяет качество сервиса и расходы на эксплуатацию. Эту функцию традиционно берет на себя руководитель Хозяйственной службы, а при наличии собственной прачечной — её заведующий. Однако независимо от того, где проходит стирка — внутри отеля или на аутсорсе — движение белья должно отслеживаться ежедневно.
Почему учёт белья — критически важный элемент управления
Текстиль — расходный фонд, который участвует в круговороте: из номера он попадает в корзину грязного белья, затем уходит в стирку, возвращается чистым, распределяется по этажам и снова используется гостями. В этой цепочке легко теряется несколько единиц — кто-то перепутал комплект при выдаче, один пододеяльник забыли в прачечной, полотенце уехало с отдыхающим, часть наволочек неожиданно порвалась и ушла в ремонт. Без точной фиксации подобных операций руководство узнаёт о недостаче слишком поздно, когда заменить объём приходится срочно и дорого.
Поэтому регулярная инвентаризация становится не просто формальностью, а инструментом контроля расходов. В неё включают запасы чистого белья на складе и то, что временно не участвует в обороте: грязное текстильное оборудование, комплекты, находящиеся в стирке, работающие в номерах, отправленные на починку, выбывшие по актам, использованные сверх стандарта или ушедшие на дополнительные кровати. Отдельно ведут списание старых и потерявших вид изделий, чтобы прогнозировать закупку заранее, а не в последний момент.
Как часто проводить инвентаризацию
Минимальная периодичность — раз в месяц. Такой ритм помогает фиксировать отклонения своевременно и восполнять запасы, пока они не достигли критической точки. Длинные промежутки между пересчётами чреваты ситуацией, когда восстановить историю движения вещей практически невозможно: лишние комплекты могут раствориться в ежедневной рутине, а решение о закупке придется принимать экстренно, переплачивая за срочность. Постоянный мониторинг, напротив, поддерживает порядок, выявляет слабые зоны в процессе и снижает нагрузку на бюджет.
Как улучшить учёт: переход от Excel к автоматизации
Многие гостиницы всё ещё фиксируют движения белья в таблицах или тетрадях. На первой стадии кажется, что этого достаточно, однако при росте загрузки отеля ручной учёт быстро перестает справляться: легко потерять запись, сотрудники работают в разных версиях таблицы, поиск конкретного комплекта занимает время, а анализ расхода превращается в долгий разбор ячеек. Автоматизация снимает большую часть этих рисков — система фиксирует операции в момент их выполнения, сохраняет историю, помогает прогнозировать потребность и формирует отчёты.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Цифровой подход: как это делает «Складолог»
Сервис Складолог — инструмент, который помогает наладить учёт белья и других материальных ценностей отеля без сложных внедрений. Он работает через смартфон или планшет и не требует закупки дорогостоящего оборудования. Каждая единица текстиля получает свой цифровой «след»: можно назначить номера, зоны хранения, статус (грязное, чистое, на стирке, в номере, списано), а система фиксирует перемещения автоматически. Руководитель видит остатки в реальном времени, может оценить скорость оборота, контролировать потери и заранее планировать закупки. При необходимости формируются отчёты, акты и ведомости на инвентаризацию.
Программа полезна не только для учёта белья. В ней же можно вести хозтовары, мини-бар, расходники для F&B, косметические наборы и многое другое — всё, что «живет» на складе отеля. Это особенно актуально, если раньше учёт вёлся вручную и часто возникали вопросы: «где пропал комплект?», «почему снова закупаем моющее?», «какой фактический расход по корпусу?». Складолог помогает упорядочить процессы, делает движение прозрачным и снижает риск недостач.
Итог
Контроль текстильного фонда — не рутинная обязанность, а часть финансовой стратегии гостиницы. Регулярная инвентаризация, фиксирование стадий оборота белья и своевременное списание позволяют избегать скрытых расходов и сохранять качество сервиса. Если учёт систематизировать, о наличии полотенец, простыней и пододеяльников перестают узнавать «по факту», и отель работает уверенно и предсказуемо.
Автоматизация через Складолог делает этот процесс проще: информация становится прозрачной, ошибки снижаются, а затраты — управляемыми. Это шаг от хаотичных таблиц к профессиональному уровню управления фондом гостиницы.
