Как организовать учет на складе отеля с нуля: практический гид для владельцев и управляющих
Грамотная система складского учета в гостинице – это фундамент, на котором держатся расходы, качество сервиса и репутация. От полотенец и мини-бара до химии, косметики и продуктов F&B – всё должно быть под контролем. Ниже — пошаговый план, который поможет выстроить учет даже там, где его никогда не было.
1. Организация пространства: порядок начинается не с программы, а с полки
Первый этап — правильное зонирование. Склад должен быть разделен не по принципу «где осталось место», а логически: бельё отдельно, гостевые наборы отдельно, мини-бар, инвентарь, клининг, продукты кухни — в своих секциях.
Маркировка — обязательное условие. Каждая полка, коробка и ячейка имеет название, код или QR-маркер. Так сотрудники тратят меньше времени на поиски, а ответственность становится прозрачной: видно, кто взял товар, когда и для какого объекта.
Хорошая практика — назначить ответственных за каждую категорию. Не «все понемногу», а конкретные люди, которые получают, выдают и фиксируют остатки. Это дисциплинирует и минимизирует спорные ситуации.
2. Документы: базовые формы, без которых учет не работает
Даже если учет ведется в программе, первичные документы должны существовать в понятном стандартизированном виде. Три опорных файла:
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
- Накладная (приемка)
Используется при поступлении товаров от поставщиков. Содержит дату и номер документа, поставщика, наименование товаров, количество, цену, подпись ответственного за приемку.
Формат может быть простым:
- Акт списания
Оформляется при порче, использовании, истечении срока годности, утере.
- Инвентаризационная опись
Документ сравнения факта и учета.
Единые шаблоны — это быстрый контроль и меньше путаницы.
3. Методы учета: FIFO или LIFO?
Чаще всего в отелях используют FIFO (First In — First Out) — первое поступило, первым и расходуется. Это критично для косметики, хозтоваров, продуктов, мини-бара. Метод снижает списания, так как старые позиции не залеживаются.
LIFO (Last In — First Out) встречается редко — его применяют, когда товары не имеют срока годности и удобнее использовать последние поступления (например, стройматериалы при ремонтах). Но в гостиничном секторе FIFO — золотое правило.
Как контролировать FIFO: маркировать дату поступления прямо на коробке, старые партии ставить вперед, новые — назад, проводить регулярный обход склада, фиксировать движение в системе, а не в голове администратора.
- Ответственность и роли: чтобы учет жил, а не существовал на бумаге
Управляющий должен четко распределить функции:
| Роль | Зона ответственности |
| Приемщик | Проверка поставок, заполнение накладных |
| Складской администратор | Хранение, выдача, учет остатков |
| Ответственный за списание | Оформление актов, контроль FIFO |
| Комиссия | Проведение инвентаризации |
Разделение предотвращает злоупотребления, а работа перестает зависеть от одного человека.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Почему автоматизация ускоряет процесс в 3–5 раз
Когда объемы растут, Excel перестает справляться. Вручную легко потерять остатки мини-бара, переплатить за химию или пропустить срок годности F&B. Здесь на сцену выходит специализированное ПО.
Складолог — сервис, который помогает отелям навести порядок в запасах. Учет ведется через смартфон или браузер, склад маркируется QR-кодами, движение товаров фиксируется автоматически. Можно видеть остатки в реальном времени, проводить инвентаризации без стопки бумаг и контролировать выдачу по сотрудникам. Поддерживаются списания, оповещения о критических остатках и полноценная аналитика. Есть мобильное приложение и легкое внедрение без сложных IT-процессов.
Итог
Организация склада — это не про коробки на стеллажах, а про экономию, скорость сервиса и контроль. Порядок в хранении, документы единого образца, FIFO, разделение ролей и цифровой учет превращают запасы отеля в управляемый ресурс. Начав с простой систематизации и далее подключив автоматизацию вроде «Складолог», можно сократить списания, снижать издержки и увеличивать оборот, не расширяя бюджет.
