Что дороже: складская программа или регулярные недостачи? Подсчёт реальных потерь
Бизнес нередко экономит на автоматизации, считая её дополнительным расходом. На практике происходит обратное. Именно попытка сэкономить приводит к тому, что компания теряет в пять–десять раз больше из-за регулярных недостач на складе. Эти потери незаметны поштучно. Но в масштабе месяца и года выливаются в ощутимые суммы. В этой статье разберем ошибки, расскажем о скрытых затратах в общей финансовой картине склада. Сравним реальную стоимость недостач и цену внедрения складской программы, чтобы понять, что действительно дороже.
Почему недостачи возникают и почему их недооценивают
Большинство компаний воспринимают недостачи как неизбежную часть работы: «пересорты бывают», «сложный поток», «люди ошибаются». Но это не норма — это признаки отсутствия системы. Недостачи формируются из крошечных неточностей. Например, ошибочная запись в Excel, недовложенная коробка на отгрузке, забытая на стеллаже партия, неверная маркировка, отложенная инвентаризация.
Самое опасное — многие из таких потерь не фиксируются. Товар исчезает, но никто не может доказать, где именно. То ли на приёмке, то ли в зоне хранения или уже при сборке заказа. Так маленькие косяки и ошибки копятся, растворяясь в ежедневном потоке. А общая сумма финансовых потерь кажется незначительной. Но только на первый взгляд. До тех пор, пока ее не подсчитают.
Реальная стоимость недостач: как ошибка в 300 рублей может вылиться в сотни тысяч
Пример для малого склада
Допустим, склад обрабатывает 40–80 позиций ежедневно. В среднем теряется одна единица товара в день стоимостью 250–350 рублей.
Формула рассчета издержек проста:
300 ₽ × 30 дней = 9 000 ₽ в месяц.
9 000 ₽ × 12 месяцев = 108 000 ₽ в год.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
И это мы посчитали потери только от одной ошибки. Если их две — сумма удваивается. Если три — приближается к 300–350 тыс. рублей.
Пример для среднего склада
Склад с оборотом 3–5 млн рублей в месяц в среднем теряет 1,5–3% товара. Это не «кража», не «воровство», а обычные расхождения. Например, причиной могут быть пересорты, неверные выборки, задержки, устаревшие данные.
3% × 4 000 000 ₽ = 120 000 ₽ ежемесячно.
120 000 ₽ × год = 1 440 000 ₽ потерь.
Скрытые расходы, о которых часто забывают
Финансовые потери не ограничиваются пропавшей коробкой. Есть сопутствующие затраты:
• время сотрудников, потраченное на поиск товара;
• переносы отгрузок из-за пересорта;
• штрафы от маркетплейсов или клиентов за недопоставку;
• срочные закупки по повышенной цене;
• устаревшие партии, которые пришлось списать;
• упущенные продажи, когда товар был «на бумаге», но отсутствовал физически.
Эти расходы не всегда записывают в отчёты, но именно они реально съедают прибыль.
Таблица реальных потерь (упрощённая модель)
| Тип потери | Что происходит | Потери в месяц | Потери в год |
| Пересорт | Выдан не тот товар, корректировка, повторная отправка | 15 000 ₽ | 180 000 ₽ |
| Ошибки при приемке | Недовложения, пропущенные расхождения | 10 000 ₽ | 120 000 ₽ |
| Просрочка/залежавшиеся остатки | Отсутствие FIFO, забытые партии | 8 000 ₽ | 96 000 ₽ |
| Поиск товара | Потери времени сотрудников (2–4 часа в день) | 20 000 ₽ | 240 000 ₽ |
| Срочные закупки | Закуп товара дороже на 10–15% | 12 000 ₽ | 144 000 ₽ |
Даже в самой скромной конфигурации — 880 000 ₽ в год, которые можно избежать.
Сколько стоит складская программа на самом деле
На рынке решения варьируются от 1 000 до 10 000 ₽ в месяц — в зависимости от функций и масштаба. Внедрение обычно занимает от нескольких часов до пары дней. Большинство компаний окупают автоматизацию за 1–3 месяца. Ведь типичный склад даже небольшого бизнеса теряет десятки тысяч ежемесячно.
Экономика простая. Если недостачи составляют хотя бы 15 000 ₽ в месяц, а складская программа стоит 3 000 ₽ — экономия очевидна даже без глубокого анализа и рассчетов.
Автоматизация снижает недостачи на 70–90%. Это не теоретические цифры, а данные реальных складов, которые перестали зависеть от Excel и человеческого фактора.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Что дороже — программа или недостачи?
Рассмотрим типичный кейс. Склад с товарным запасом 7 млн рублей и оборотом 2 млн рублей в месяц фиксирует недостачи в 4% — средняя цифра по рынку.
4% от 2 млн ₽ = 80 000 ₽ ежемесячно.
80 000 ₽ × год = 960 000 ₽.
Даже если программа стоит 50 000 ₽ в год — недостачи обходятся бизнесу в 15–20 раз дороже.
Excel в этом случае — не экономия, а самый дорогой инструмент, который можно себе представить.
Как автоматизация снижает недостачи: коротко и по делу
Адресное хранение. Каждая позиция имеет своё фиксированное место, что исключает путаницу и пересорт.
Штрихкодирование. Приёмка, перемещение и отгрузка фиксируются автоматически — без ошибок в количестве.
Контроль остатков в реальном времени. Руководитель видит склад «здесь и сейчас», а не после инвентаризации.
Онлайн-доступ. Движение товара видно с телефона, из офиса, дома — без ожидания отчётов.
Инвентаризация за часы. Сканирование ускоряет ревизию в 3–5 раз, снижая влияние человеческого фактора.
Как Складолог помогает снизить недостачи и вывести учёт на новый уровень
Когда бизнес достигает точки, в которой Excel перестаёт справляться с ростом операций, нужен инструмент, способный обеспечить прозрачность, скорость и предсказуемость. Складолог создавался именно под такие задачи. Это не громоздкая ERP-система, требующая внедрения месяцами, а практичный и технологичный помощник, который закрывает ключевые потребности складов малого и среднего бизнеса, гостиниц, сервисных компаний, ресторанов и объектов с высокой оборачиваемостью запасов.
Программа позволяет отстроить адресное хранение даже в небольшом помещении. Каждая позиция получает цифровую карточку, закреплённое место размещения и историю движения. Сотрудникам больше не нужно гадать, где лежит товар, искать коробки, полагаться на память. Доступ к информации — мгновенный, а любые перемещения фиксируются автоматически.
Благодаря встроенному штрихкодированию исчезает одна из ключевых причин потерь — человеческий фактор. Сканирование происходит через смартфон или планшет. Приемка, списание и инвентаризация проходят быстро и точно. Система не допускает расхождений между количеством в документе и фактом, а руководитель видит обновлённые остатки без задержек. Это особенно важно для F&B-подразделений, мини-баров, прачечных и гостиничного текстиля, где ежедневно проходят десятки мелких движений, каждое из которых может стать источником потерь.
Снижается нагрузка на персонал. Сотрудники перестают тратить время на пересоздание документов, ручные подсчёты и проверку нескольких Excel-файлов. Складолог формирует акты, накладные, отчёты и ведомости автоматически. Руководитель получает единую картину движения товара, видит узкие места и может принимать решения на основе данных, а не догадок. Программа отслеживает критические остатки, своевременно предупреждает о необходимости пополнения и помогает избегать ситуаций, когда товар заканчивается неожиданно, что особенно важно в гостиничном и ресторанном секторе.
Наконец, ключевое преимущество Складолога — его независимость от сложной IT-инфраструктуры. Программа не требует серверов, долгого внедрения, дорогих разработчиков. Обучение сотрудников проходит буквально за один рабочий день. Это делает автоматизацию доступной даже для небольших предприятий, которые раньше считали подобные системы слишком сложными.
Заключение
Недостачи на складе — не неизбежное зло и не «рабочий момент». Это следствие отсутствия контроля, системности и инструментов. Финансовая картина проста: складская программа стоит считанные проценты от того, сколько компания ежегодно теряет из-за расхождений.
Автоматизация — это не расход, а инвестиция в прозрачность, управляемость и прибыль. Попробуйте Складолог и убедитесь, сколько денег ваш склад может перестать терять уже в первый месяц.
